Innledning

Denne redegjørelsen beskriver hvordan ACOS metodisk kartlegger og vurderer faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i ACOS, samt hvordan vi jobber med å iverksette egnede tiltak for å forebygge, begrense og/eller stanse slike negative konsekvenser. Redegjørelsen bygger på tidligere redegjørelse utarbeidet og publisert i juni 2024, men er oppdatert med nye vurderinger og kartlegginger i selskapet. Formålet med denne redegjørelsen er å gi offentligheten innsikt i ACOS sine nøkkelfunn i aktsomhetsvurderingene vi har gjort, og hvilke tiltak som er iverksatt.

I ACOS AS har vi forpliktet oss til å drive vår virksomhet i henhold til FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter. Vi respekterer alle internasjonalt anerkjente menneskerettigheter, inklusive de som er nedfelt i verdenserklæringen om menneskerettigheter, FN-konvensjonen om sivile og politiske rettigheter, FN-konvensjonen om økonomiske, sosiale og kulturelle rettigheter, Den internasjonale arbeidsorganisasjonens (ILO) erklæring om grunnleggende prinsipper og rettigheter i arbeidslivet og gjeldende standarder innenfor den internasjonale humanitærretten.

Denne rapporten er basert på våre aktsomhetsvurderinger som er utført i perioden januar til mai 2025. Vårt mål med dette arbeidet er forankre, kartlegge og forebygge brudd FN-konvensjonen både internt i egen bedrift og hos våre leverandører.

Om oss og vår organisering

ACOS AS er organisert som del av et konsern (Visma), og har sin virksomhet lokalisert i Norge med hovedkontor på Straume i Øygarden kommune.  

Vi er et av landets ledende IT-selskaper som utvikler og leverer IT-løsninger til norske kommuner og departement, samt en rekke tilsyn og direktorater, i tillegg til flere private organisasjoner og offentlige organisasjoner i Danmark via vår forhandler KMD. Vi arbeider innovativt for å forenkle og effektivisere brukerens arbeidshverdag. Løsningene våre kan benyttes hver for seg eller knyttes sammen til et unikt totalkonsept.

Vi leverer samfunnsnyttige produkter

Hva mener vi med det? Jo, at våre kunder er avhengig av våre løsninger og de tjenestene vi tilbyr for å kunne utføre sin jobb. Løsningene vi leverer er:

• Nettside og intranett: Med ACOS CMS kan vi levere nettsider, intranett og Min side løsning.
• Sak- og arkivsystem: ACOS WebSak gir deg komplett informasjonsbehandling med fullelektronisk arkiv, saksbehandling og digital samhandling.
• Skjema og arbeidsflyt: ACOS Interact er en skjemabygger hvor du enkelt kan bygge og vedlikeholde skjema.

Våre mål og strategi

ACOS tar vårt samfunnsansvar på alvor og har implementert retningslinjer og risikovurderinger iht Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (Åpenhetsloven) i virksomheten. 

I overenstemmelse med Åpenhetsloven § 1 skal ACOS jobbe slik fremover med menneskerettigheter og samfunnsansvar: 

• fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester, og
• sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan vi håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Vi skal:

• sikre at miljø, menneskerettigheter, bærekraft og samfunnsansvar er inkludert i ACOS sin strategi og overordnede mål.
• rapportere om vårt samfunnsansvar og gjøre det tilgjengelig for alle interessenter via vår hjemmeside.
• informere våre ansatte via intranettet om hvordan de ansattes rettigheter ivaretas.
• tilby ansatte og andre som besøker oss en trygg og utviklende arbeidsplass.
• arbeide kontinuerlig med tiltak og prosesser knyttet til helse, miljø og sikkerhet, herunder gi opplæring og støtte til ledere og medarbeidere slik at de kan utvikles best mulig.
• ta vare på de ansatte så godt som mulig, uavhengig av kjønn, alder eller bakgrunn.
• gjøre våre retningslinjer for etikk og samfunnsansvar kjent for alle ansatte.
• rapportere om samfunnsansvar etter regnskapslovens regler for store selskap
• der det er mulig forhindre anti-korrupsjon, både internt og hos forretningspartner og i leverandørkjede.
• aktivt arbeide for å ivareta og oppfylle FNs bærekraftmål, herunder, men ikke begrenset til, målsettingene om mindre ulikheter, sikre likestilling mellom kjønnene, stoppe klimaendringene samt sørge for ansvarlig forbruk og produksjon.

Rutiner og retningslinjer

ACOS har i flere år hatt fokus på bærekraft og menneskerettigheter. Våre rutiner og retningslinjene er derfor forankret hos ledergruppen og styret og disse blir informert og involvert i arbeidet kontinuerlig. I tillegg er arbeidsmiljøutvalget løpende orientert om status.

Rutinen omfatter:

• fordeling av ansvar og arbeidsoppgaver i vår virksomhet
• etablering av verktøy for å sikre god oppfølging
• kartlegging og risikovurdering av negativ påvirkning og eller skade hos våre leverandører og forretningsforbindelser
• hvilke tiltak vi må iverksette ved brudd
• intern informasjon og ekstern informasjon
• kommunisering av hvordan påvirkningen er håndtert og behandling av informasjonskrav

I tillegg har Visma blant annet følgende policier/retningslinjer for bærekraft:

• Antitrust and Competition Law Policy - les denne her
• Supplier Code of Conduct - les denne her
• Diversity & Inclusion Strategy - les denne her
• Sustainability Policy - les denne her
• Anti-Corruption Policy for external stakeholders - les denne her
• Group Governance Policy - les denne her
• Code of Conduct - les denne her

Disse retningslinjene skisserer prinsippene for vår bærekraftsprofil, innsats og prioriteringer. 

I april 2025 publiserte ACOS årets bærekraftsrapport og vår redegjørelse for likestillings- og diskrimineringsarbeid og begge rapportene kan leses her. I mars 2025 publiserte Visma sin Sustainability Report, som kan leses i sin helhet her. Denne redegjørelsen bygger også på innholdet i de publiserte rapportene for bærekraft, likestilling og diskriminering i tillegg til Visma sin redegjørelse for aktsomhetsvurdering på konsern nivå.

Kartlegging og oppfølging av risikoer internt

Metode for kartlegging og oppfølging

ACOS AS har etter beste evne utført aktsomhetsvurderingen av våre faste leverandører, forretningspartnere og samarbeidspartnere. Vi bruker blant annet SmartTrackers, Complete Controll som verktøy i dette arbeidet. Dere kan finne mer informasjon om disse verktøyene i Visma sin redegjørelse på konsernnivå.

Varslingskanal - Visma Whistleblower Channel

ACOS har også en egen varslingskanal (Visma Whistleblower Channel) som leveres av Whistlelink, der både ansatte, tidligere ansatte, kunder, leverandører og andre kan varsle om kritikkverdige forhold i Visma og om eventuelle brudd på ACOS sine forpliktelser til å overholde menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Visma Whistleblowing Channel er et verktøy som muliggjør anonym innsending av (mistenkt) brudd på lokale og/eller EU/EØS-reguleringer både innen ACOS og utenfor, samt brudd på ACOS egne retningslinjer. Kanalen sørger for konfidensiell kommunikasjon mellom den som varsler og den som behandler klagen internt. Det er egne dedikerte saksbehandlere i ACOS, som skal sørge for at saken behandles på et så lavt nivå som mulig, men med mulighet for bistand fra Vismas legal-avdeling der det anses nødvendig.   

Internt arbeid rettet mot likestilling, mangfold, diskriminering, anstendige arbeidsforhold, etc. 

Det kontinuerlige arbeidet med likestilling, mangfold og ikke-diskriminering skjer lokalt i de ulike selskapene i Visma.

Vi følger Visma sin “Diversity & Inclusion”-strategi og det tydeliggjør vårt standpunkt og anbefalinger i dette arbeidet. Vi har egne mål knyttet til mangfold og likestilling og Code of Conduct presiserer forventet atferd hos våre ansatte.

I forbindelse med vår årlige bærekraftsrapport, rapporterer vi også ulike tall knyttet til mangfold og likestilling, blant annet kjønnsbalanse og resultater fra månedlig medarbeiderundersøkelse, der det er egne indekser knyttet opp mot mangfold og inkludering samt helse og velvære.

Vi benytter evnetester i forbindelse med rekruttering for å sikre et objektivt vurderingsgrunnlag for alle kandidater og at alle nyansettelser foretas på grunnlag av relevant kompetanse for stillingen.

Vårt interne verktøy for lønnsjusteringer støtter ledere i å sikre at justeringene er etterprøvbare, rettferdige og sikrer at vi gir lik lønn for arbeid av lik verdi. Naturligvis vil det være noe ulikhet knyttet til utdanning, erfaring og ansvar, men alle forskjeller som ikke kan forklares, blir på årlig basis gjennomgått og justert.

ACOS har nulltoleranse for diskriminering, trakassering og mobbing. De ansatte oppfordres til å si ifra om de selv opplever eller er vitne til slik behandling, enten ved å kontakte nærmeste leder, verneombud, administrerende direktør, HR eller melde ifra anonymt gjennom vår varslingskanal som nevnt under Varslingskanal-Visma-Whistleblower-Channel

Vårt fotavtrykk

Som nærmere beskrevet i vår bærekraftsrapport og Visma Sustainability Report og jobber vi med å redusere vårt eget fotavtrykk, både innad i virksomheten og hos leverandører og partnere. Vi registrerer løpende utslipp som følger av at vi årlig rapporterer på dette via Visma og som følge av at vi er Miljøfyrtårnsertifisert. Videre jobber vi aktivt med å identifisere og implementere tiltak som skal redusere våre klimagassutslipp, for eksempel gjennom lavere reiseaktivitet og bruk av grønn energi i driftssenter og i våre lokaler.  

Opplæring av ansatte

ACOS bruker e-læringskurs via Visma for å lære opp sine ansatte i ulike type situasjoner hvor ansatte potensielt kan bryte de grunnleggende menneskerettighetene. Årlig gjennomfører alle ansatte to obligatoriske kurs, innenfor anti-korrupsjon og personvern. I tillegg gjennomgår alle nyansatte et kurs i vår Code of Conduct. Tilbakemeldinger på kursinnhold følges opp med den enkelte og innspill til endringer vurderes. Statistikk for årlige kurs er tilgjengelig i e-læringsportalen og vil også kunne leses i Vismas årsrapport, i tillegg til at det blir informert om i relevante interne fora.

Kartlegging av risikoer hos leverandører og partnere

ACOS kartlegger risikoer hos sine leverandører ved å følge Visma sitt Vendor Management Framework. Dette rammeverket innebærer å kartlegge risikoer ved å gjennomgå redegjørelser leverandøren selv må svare på før avtaleinngåelse og ellers regelmessig(minst årlig), avhengig av vår interne risikovurdering av den enkelte leverandør.

Leverandørene er delt inn i to ulike grupper:

1. Leverandører som Visma-konsernet (gjennom Group Procurement) inngår avtaler med og som alle Visma-selskaper kan benytte seg av.
2. Leverandører ACOS inngår avtaler med direkte.

Leverandører som Visma konsernet har inngått avtaler med og som ACOS benytter er ikke tatt med i vår rapportering.

I kartleggingsarbeidet har det vært sentralt å se på hvilke leverandører som representerer størst risiko. Vi har derfor kategorisert våre leverandører som systemleverandør, innkjøpsleverandører eller 3. partsleverandør der 3. partsleverandør leverer produkt eller tjenester som inngår i vår forretningsdrift. I denne redegjørelsen har vi kategorisert de ulike leverandørene ytterligere:

Leverandører knyttet til vår forretningsdrift:

• Driftspartnere
• Softwareleverandører
• Tjenestetilbydere

Leverandører knyttet til vår interne drift:

• IT og system (hardware og software)
• HR, salg og markedsføring
• Reise og opphold
• Rådgiving og revisjon
• Drift av kontorlokaler

ACOS AS har gjort en overordnet risikovurdering (sannsynlighet og konsekvens) for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vi har lagt til grunn følgende kriterier for vurdering av sannsynlighet og konsekvens:

Våre funn

I perioden januar til mai 2025 har ACOS AS gjort en kartlegging av det vesentligste leverandørene i ACOS sin leverandørkjede og ACOS sine forretningspartnere. Det er få endringer i våre leverandørkjeder fra forrige periode.

Basert på arten av ACOS virksomhet som programvareleverandør med kontorlokasjon i Norge, vurderer vi risikoen for menneskerettighetsbrudd i vår verdikjede til å være relativt lav. Vi har ikke ikke identifisert noen faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i vår kartleggingsprosess i 2025.

Våre tiltak

ACOS verken produserer eller selger produkter eller tjenester i markeder som er underlagt overvåking, blokkering, innholdsfiltrering eller sensurering fra myndighetene. Vi må likevel sørge for at vi iverksetter tilstrekkelige tiltak for å forebygge og redusere enhver risiko gjennom hele vår verdikjede på grunn av alvorlighetsgraden av risikoene forbundet med slike brudd.

Vi jobber kontinuerlig med å styrke de interne prosessene for risikovurderinger av potensielle leverandører og forretningspartnere, både før kontraktsinngåelse og underveis i kontraktsforholdet.

ACOS vil fortsette å jobbe aktivt med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold og i Visma sin Sustainability Report er følgende områder listet opp som vesentlige å følge opp i det videre arbeidet:

• Klimatiltak og effektiv energistyring
• Gode arbeidsforhold, likebehandling og like muligheter for alle ansatte
• Sikkerhet og personvern
• Forretningsetikk og antikorrupsjon
• Varslervern
• Ansvarlig bruk av AI