Får du mange spørsmål om status på byggesøknaden? Hva som gjenstår før den blir godkjent? Eller kanskje trenger du flere vedlegg før søknaden kan behandles?

Da vet du hvor smart det kan være å la innbyggerne finne ut av alt dette på egenhånd! 

Når nysgjerrigheten tar overhånd

Du kan gjerne sammenligne denne Min side-tjenesten med tjenester fra Posten: Pakken er bestilt hos favorittbutikken din, og du fått beskjed om at antatt levering er fredag neste uke. 

Likevel har du installert pakkesporingsappen, og du følger pakken med argusøyne hele veien.

Pling – Hemsedal. Pling – Bergen. Pling – klar til levering.

Det ble fredag slik de anslo, men jammen var det en kjekk reise over fjellet. Og du var informert om status hele veien fra bestilling til den havnet i postkassen.

En forebyggende tjeneste

Slik har innbyggerne det også når de sender en søknad. Det er ikke lenger nok å fortelle de at du har 12 uker behandlingstid på en byggesøknad. 

De forventer mer. De vil vite hva som skjer, at det er framgang i saken og hva neste steg er. Hører de ingenting fra deg, kan du være helt sikker på at sannsynligheten for en innkommende telefonsamtale stiger i takt med ventetiden. 

Hva blir resultatet av det, mon tro? 

Jo, behandlingstiden blir lengre og dyrere fordi du må bruke tid på å besvare telefonsamtaler i tillegg til å behandle søknaden.

Test løsningen som en innbygger!

Kan følge saken fra A-Å

Aller helst vil innbyggerne ha svar på søknaden på sekundet. Dette er noe utfordrende med større byggesøknader, men er fullt mulig når de for eksempel ønsker betalingsutsettelse på fakturaene sine.

I andre tilfeller tar det litt lengre tid å få svar. Men behovet for å være løpende informert kan likevel dekkes ved å la innbyggerne følge saken sin på Min side: 

Les også: Hvorfor trenger du en Min side løsning?

Hvordan fungerer det? 

Behandlingsflyten bygger du akkurat som før, enten det er i skjemaverktøyet, sak- og arkivsystemet eller andre steder. Den eneste forskjellen er at du også legger til noen statuspunkter, slik at innbygger får beskjed når søknaden passerer disse.

Innholdet i statusene bestemmer du selv, slik at de kan tilpasses ditt behandlingsløp. Må innbygger ettersende et dokument, legger du selvsagt med lenke til skjemaet de skal bruke, og dokumentet legges automatisk i rett sak. Skulle det være utført et vedtak eller avslag, finner de dette i statusen.

Med andre ord: Enkelt for innbygger, tidsbesparende for deg. En klassisk vinn-vinn-situasjon altså! 

Vil du vite mer om hvilke digitaliseringsmuligheter som finnes?

Legg igjen din informasjon, så kontakter Torstein deg for en spennende prat om veien videre for din organisasjon!