– WebSak er en viktig del av arbeidshverdagen min, forteller Sissel ivrig i starten av samtalen vår.

Sissel er ansvarlig for IT og digitalisering i Øvre Romerike Brann og redning IKS (ØRB IKS), og bruker sak- og arkivsystemet WebSak på jobb hver eneste dag. Hun er særlig opptatt av hvilken nytteverdi WebSak gir de ansatte, og hvordan de kan bruke sak- og arkivsystemet til å effektivisere arbeidshverdagen. Og nettopp dette er vi nysgjerrig på å høre mer om. Hvilke gevinster kan et interkommunalt selskap som ØRB IKS oppnå med WebSak? 

Sissel har mange gode svar, og i denne artikkelen deler hun fem av dem:

1. All dokumentasjon oppbevares trygt på samme sted

Hva som er en av de aller viktigste funksjonene til sak- og arkivsystemet kommer neppe som en overraskelse: Arkivering.

– I løpet av en arbeidsuke får vi inn mange typer henvendelser, og WebSak er et godt system for å sortere og arkivere viktig informasjon som kommer inn, forklarer Sissel.

Dette sikrer ikke bare en nødvendig oversikt, det ivaretar også lovverket. Sissel forklarer at ØRB IKS jobber i tråd med ulike lovverk, som forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven, og at de har et viktig ansvar med å oppbevare dokumenter for både nåtid og ettertid:

Sissel Bjørnsrud-Næss, ØRB IKS

– Som et interkommunalt selskap følger vi de samme lovene som våre eierkommuner. Derfor er det veldig betryggende at sak- og arkivsystemet vårt ivaretar alle offentlige krav til trygg og sikker saksbehandling og arkivering. Vi trenger WebSak, rett og slett!

2. Helhetlig saksbehandling

Sissel avslører at det er én fordel med WebSak som hun setter ekstra stor pris på:

– Jeg synes at den helhetlige prosessen med å saksbehandle har blitt mye enklere og mer effektivt med WebSak! Vi merker det i hvert steg av prosessen; i alt fra å opprette dokumenter og saksbehandle, til å følge og avslutte saker.

3. Arbeidsbordet er tilpasset den enkelte

Det er ingen tvil om at brukervennlighet er viktig.  Ikke minst for Sissel og kollegene som jobber mye i WebSak.  De er veldig fornøyde det brukervennlige grensesnittet i løsningen, og trekker særlig fram én høyt verdsatt funksjon:

– Vi synes arbeidsbordet i WebSak er helt supert! Hver og en av oss tilpasser og skreddersyr arbeidsbordet etter eget ønske og behov. Jeg kan for eksempel legge til de kurvene jeg bruker mest, slik at de ligger lett tilgjengelig for meg. Dette synes vi alle er veldig fint og nyttig, sier Sissel.

4. En mer effektiv arbeidshverdag med integrasjoner

Effektivisering er et viktig mål for gjengen i ØRB IKS, og her spiller WebSak en sentral rolle. Men selv om WebSak står godt alene, er det i samspill med andre fagsystemer at løsningen virkelig skinner litt ekstra:

Sissel Bjørnsrud-Næss, ØRB IKS

– Med hjelp fra ACOS, har vi koblet opp integrasjoner fra de andre fagsystemene våre inn til WebSak. Dette gjør at arbeidsprosessene skjer raskere og mer sømløs. Vi får samlet alle henvendelser og dokumentasjon på samme sted, nemlig i WebSak.

Når vi spør om Sissel kan dele noen eksempler på integrasjoner, får vi bekreftet hvor flinke gjengen i ØRB IKS er til å bruke WebSak på tvers av organisasjonen. Flere av integrasjonene som Sissel trekker frem sørger nemlig for at WebSak skaper verdi for ansatte fra ulike avdelinger med ulike arbeidsoppgaver.

En av disse er integrasjonen mot for-systemet som brukes av Forebyggende avdeling for boligtilsyn og feiing. 

En annen er integrasjonen mot ACOS sin skjemaløsning Interact+. Sissel avslører at hun og flere av kollegene har blitt dyktige skjemabyggere inne i Interact+, og at det produseres stadig flere digitale skjemaer. Kanskje ikke så rart når de kan brukes til en rekke ulike formål:

– Alle som lager skjemaer er veldig fornøyde med Interact+. Vi lager skjemaer til alt fra abonnementsavtaler for brannalarmer og heisalarmer, til søknader om fyrverkeri og nytt ildsted.

Dette forklarer Sissel, som også legger til at de setter pris på den automatiske flyten mellom Interact+ og WebSak:

– Det som er så fint med at vi bruker Interact, er at det er direkte avlevering i ACOS Mottak. Du bare setter på avlevering, og så kan ACOS Mottak sette på regler som gjør at det går direkte inn i arkivet og havner akkurat der det skal ligge.

Integrasjoner blir det stadig flere av, skal vi tro Sissel. Hun vet nemlig å utnytte alle muligheter som WebSak gir, deriblant i ansettelsesprosesser:

– Vi jobber med ACOS for å få på plass en integrasjon som gjør at at all dokumentasjon kan arkiveres automatisk fra rekrutteringsløsningen og direkte inn til WebSak.

5. Et rungende "JA!" til åpenhet og innsyn

I ØRB står synlighetsprinsippet sterkt. Sissel forteller at de opplever en rekke gevinster ved å bruke Innsynsløsningen fra ACOS i kombinasjon med WebSak:

– Åpenhet er viktig, både for oss og for våre eierkommuner. Vi bruker Innsyn+ fra ACOS, som gjør det lettere for oss å sikre nettopp åpenhet.

Et viktig tiltak Sissel jobber med for å ivareta åpenheten er offentlige postlister:

– Frem til nå har rutinen vært at brukerne sender henvendelser til oss via postmottak. Nå jobber vi med få satt opp en offentlig postliste som vi kan forvalte for å sikre enda mer åpenhet.

– WebSak spiller en av hovedrollene!

Det er ingen tvil om at Sissel og kollegene i Øvre Romerike Brann og redning griper mulighetene som sak- og arkivsystemet WebSak gir dem. Sissel sier det selv så fint:

– WebSak er ikke en statist i vår arbeidshverdag. Hos oss spiller WebSak en av hovedrollene!