Les også: Bedre arbeidsflyt med integrasjoner

Moss kommune har forenklet og effektivisert dokumentforvaltningen ved å ta i bruk smarte kanaler som eDialog og digitale skjemaer i Interact+. Med strukturerte innsendinger kommer informasjonen inn korrekt og komplett fra start – noe som har spart tid, redusert behovet for manuelle avklaringer og ført til merkbart lavere ressursbruk.

Effekten merkes særlig i skjema-mottaket, hvor store mengder informasjon tidligere kom inn via e-post: 

– Den største effekten merker vi i skjema-mottaket, hvor veldig mye kommer inn. Nå som det er strukturerte data ser vi at det går mye fortere å registrere, og vi trenger i mindre grad å ta stilling til “Hva gjelder dette egentlig?”, forteller Britt-Unni Baggerød, avdelingsleder for Dokumentforvaltning i Moss kommune.

Når struktur gir fart

Mange kommuner kjenner seg nok igjen i utfordringen med lange, ustrukturerte e-poster og vedlegg sendt til fellesadresser som post@moss.kommune.no. 

For Moss kommune ble dette et viktig område å forbedre – både for å redusere risiko og for å sikre trygg og effektiv datafangst.

– Bare det å få inn avsender på skjemaer eller via eDialog, letter registreringen for oss i WebSak.

Ved å erstatte e-postadressen med kontaktskjema og eDialog fikk kommunen bedre kontroll og mindre støy, samtidig som kvaliteten på informasjonen økte. 

Fellesinnboksen er ikke lenger full av søppelpost og feiladressert sensitiv info– nå kommer ting inn slik det skal. ✅

En strukturert forbedringsprosess

Arbeidet startet med involvering: Alle ansatte ved dokumentsenteret ble med i en workshop som inkluderte idémyldring, refleksjon og behovskartlegging. Fokusspørsmålet var tydelig:

Hvordan kan vi skape en enklere hverdag på postmottak som bidrar til sikker datafangst, mindre stress og økt mestringsfølelse?

Svarene la grunnlaget for konkrete tiltak: 

1. Erstatte post@moss.kommune.no med digitale løsninger
2. Fjerne adressen fra maler og signatur
3. Kontaktskjema på nettsiden
4. Kontaktinformasjon på nettsiden
5. Digitale skjema
6. eDialog
7. Digitale løsninger for byggesak

Les også: Bedre arbeidsflyt med integrasjoner

Effektivisering som merkes i hverdagen

Ved å fjerne manuelle flaskehalser har de ansatte på dokumentsenteret fått en mer effektiv arbeidshverdag. Saksbehandlingen starter med bedre data, færre spørsmål og mindre behov for manuell oppfølging. Det gir ikke bare gevinster for arkiv og dokumentforvaltning – men også for saksbehandlere og innbyggere.

– Disse 200 henvendelsene som kommer inn i måneden satt vi før og leste gjennom, for så å videresend til kommunetorget. Nå går de rett dit, vi trenger ikke en gang å se på dem – de havner og blir behandlet av dem som faktisk skal behandle det! 

De siste månedene har kommunen også tatt et nytt steg i digitaliseringsarbeidet. Som pilotkommune for avlevering med SvarUt i Interact+, har Moss nå koblet flere skjema direkte til fagsystemene – helt uten manuell mellomlagring.

– Dette har igjen ført til mindre manuelt arbeid for oss, og jeg er strålende fornøyd, forteller Britt-Unni begeistret.

Og det er nettopp dette som gjør at strukturerte data fungerer så godt! 

Det sikrer: 

✅ Bedre kvalitet på dataene som kommer inn
⚙️ Flere mulighet for automatisering
⏱️ Raskere saksbehandling 
🔐 Økt datasikkerhet

Hva kan du lære av Moss kommune?

For Moss kommune har digitaliseringen handlet om mer enn nye verktøy. De har sett på hva som faktisk skaper friksjon – og brukt løsninger som forenkler arbeidsflyten.

Det handler om å stille spørsmålet: Hvor stopper de gode flytene opp? Derfra er det lettere å vite hva som bør struktureres.

💡 Et siste tips fra Britt-Unni

Tenk på helheten allerede når skjemaene utformes! 

– Siden vi kan designe disse skjemaene selv, og putte inn mye mer av den informasjonen vi trenger for å behandle det, så har det blitt mye lettere å få skjemaene inn i de ulike fagsystemene og få på rett sted med en gang.

Med andre ord: Skjemaene bør ikke bare bygges for én enkelt innsending – men med tanke på hele flyten videre. Det gjør tjenestene mer effektive, mer bærekraftige og arbeidshverdagen enklere for alle som jobber med dokumentforvaltning. ✅

Vil du også få mer struktur og flyt i saksbehandlingen?

Digitale skjemaer, smart innsending og gode integrasjoner kan gjøre en stor forskjell i din kommune også.

Ta kontakt, så hjelper vi deg med å finne ut av hvordan din organisasjon kan jobbe smartere med dataflyt og dokumentforvaltning!