Det er en smilende Bjørn Storslett Solholm som møter oss på skjermen. Han er klar for en prat om kunstig intelligens og hvordan SRF bruker ny teknologi for å effektivisere arbeidshverdagen i arkivet. Bjørn er seniorrådgiver i SRF og systemforvalter for sak- og arkivsystemet WebSak. Han er også en engasjert og smørblid pilot for de fleste KI- og automasjonsløsningene til ACOS, som nå klare for take-off. Blant disse finner du:

• Søk+
• Dokumentsladding med KI-støtte
• AutoArkivar
• Styringsdata+

Allerede før det første minuttet av samtalen er passert, skjønner vi at Bjørn kommer til å inspirere mange med sin erfaring og kunnskap. Kanskje vil han også gi noen viktige tankevekkere?

Vi er veldig opptatt av å se gevinstene

Men aller først: Hvorfor er det så viktig for SRF å satse på kunstig intelligens?

– Vi er veldig opptatt av å se gevinstene når vi tar i bruk ny teknologi, forteller Bjørn ivrig.

Bjørn forklarer at KI og automasjon bidrar til å løse mange av utfordringene som organisasjonen opplever, både på overordnet nivå og direkte inn i arbeidshverdagen til den enkelte ansatte.

– Vi ser at vi må spare, og det handler ikke nødvendigvis om dårlig økonomi. For oss er en av utfordringene mangel på ressurser. Vi får stadig mer å gjøre, men vi må ta av de hendene vi allerede har og kutte der vi kan.

Innstramninger er noe mange organisasjoner kan kjenne seg igjen. Men når én dør lukkes, åpnes muligheten for å tenke nytt:

– Vi må finne smartere måter å gjøre ting på, og være mer effektive i våre arbeidsmetoder. Derfor må vi se på hva vi kan automatisere og hva vi kan slutte å gjøre manuelt.

Fokus på sikkerhet: Kan ikke la KI “løpe løpsk”

Vi kan ikke unngå å bli smittet av Bjørn sitt engasjement. Men Bjørn er også tydelig på at selv om viljen er stor, så kan de ikke bare gi bånn gass. Noen kjøreregler må være på plass når kunstig intelligens skal inn i dokumenthåndteringen. To av de viktigste er sikkerhet og personvern.

– Så å si alle sakene vi har hos oss er veldig personsensitive, og den dimensjonen må vi ta hensyn til. Vi kan rett og slett ikke putte KI på alt. Vi kan for eksempel ikke kjøre en ChatGPT inn i basen vår. Da går det gærn’t.

Bjørn trekker frem streng tilgangsstyring som et eksempel på en prosess som må ivaretas. Det er også viktig for SRF som har omtrent like mange eksterne brukere som interne.

– Brukerne må selvfølgelig kunne se det de skal, men samtidig skal de ikke ha tilgang til det som de strengt tatt ikke har behov for å se, forklarer han.

Et annet eksempel er utsending av dokumenter, hvor blant annet skriveregler og tilleggsdata må kontrolleres. Bjørn forklarer at de ikke bare kan “slenge dokumentene i ovnen”:

– Ny teknologi er alltid spennende, men vi må være ansvarlige oppe i det her, oppsummerer Bjørn.

Tester nye WebSak-moduler: – Jeg har verdens kuleste jobb!

Teknologi og ansvar er ikke motsetninger. Det har Bjørn erfart gjennom sin pilotreise med ACOS. På vegne av SRF er Bjørn en av de første kundene som får teste de nye automasjon- og KI-modulene som rulles ut i sak- og arkivsystemet WebSak.

– Det er hele tiden utvikling i produktene til ACOS, og når det skjer noe nytt så er vi med! 

Bjørn smiler lurt før han gir en beskjeden beskrivelse av rollen som pilotkunde:

– Jeg har verdens kuleste jobb! Vi er jo så nysgjerrige på alt nytt som kommer. Nå har vi tatt i bruk eller testet det aller meste, og resultatene vi opplever er rett og slett skikkelig bra!

Hvilke gevinster kan du oppnå med automasjon og KI i arkivet?

Det spares heller ikke på flotte adjektiver når Bjørn skal beskrive hvordan de nye KI- og automasjonsmodulene i WebSak bidrar til å forenkle arbeidshverdagen til de ansatte i SRF:

1. Lynrask søkefunksjonalitet frigjør verdifull tid

–Søk+ er en helt suveren løsning! Den fungerer skikkelig bra. Rett og slett.

Bjørn lener seg fram i kontorstolen når han snakker om modulen som gir bedre søkefunksjonalitet og nye filtermuligheter i WebSak. Nå brukes Søk+ overalt i organisasjonen, og verktøyet har virkelig fått fart på tempoet:

– Saksbehandlerne hos oss elsker Søk+, særlig fordi den gir veldig raske søkeresultater. Det er enkelt å legge inn søk, og du får opp både sak, dokument og dokumentfil med én gang. Du får også treff direkte i dokumentfilene, noe som er veldig bra. Vi opplever mye mindre frustrasjon enn før, sier Bjørn fornøyd.

I motsetning til manuell klikking i tradisjonelle arkivsøk, som saksbehandlerne opplevde som tungvint, oppleves Søk+ som raskere og enklere å bruke:

– Med Søk+ blir treffene bedre, og det er enklere å finne relevant informasjon raskt. Saksbehandlerne kan enkelt spisse søket direkte inn i eget felt, trykke “Enter” og så får de svar med én gang! Dette synes saksbehandlerne er kjempedigg!

2. Trygg og effektiv sladding ivaretar personvernet

Kan “Dokumentsladding med KI-støtte” være modulen som målbinder Bjørn og vinner over halve kongeriket? Ja, kanskje. Bjørn trenger i alle fall litt tid på å finne de riktige ordene for å beskrive løsningen.

– Det er ikke så mye å si. Modulen bare funker! Etter at superbrukerne kom ordentlig i gang, så har det blitt helt stille fra dem. Løsningen er rett og slett bare veldig bra. Jeg ser at den blir brukt, at den virker og at alle er glade. Det har vært en kjempesuksess.

Sladding av dokumenter med sensitivt innhold er ikke bare nyttig, det er også et krav:

– Sladding er helt avgjørende for at vi skal kunne gi delvis innsyn i dokumenter. KI gjør at jobben føles mye bedre, fordi vi slipper å bruke lang tid på å lese oss gjennom alt manuelt. Vi kan selvfølgelig ikke trykke “send” uten å ta en siste sjekk, men modulen gir oss en veldig god pekepinn.

Modulen jobber direkte fra innsiden av WebSak. Det gir løsningen en unik brukervennlighet, mener Bjørn:

– Det er utrolig enkelt å bruke KI-støtten! Du bare haker av, får opp hvor det er funnet treff og velger hva som skal sladdes – og hva som ikke skal det. Dette er rett og slett strålende fint.

3. Automatisering overtar rutinemessige og repeterende arkivjobber

I mange organisasjoner er Autoarkiveren en verdifull hjelper som frigjør arkivarene fra en rekke rutinepregede arkivjobber, som ellers tar mye tid.

– Autoarkivaren er veldig kjekk, nikker Bjørn anerkjennende, og mimrer tilbake til innføringen:

– Vi hadde en veldig fin pilotprosess med Autoarkivaren, og det som skulle fungere funket veldig godt. Jeg ser absolutt at funksjonaliteten du får med Autoarkivaren er nyttig, og jeg snakket med en annen pilotkunde som virkelig har behov for funksjonaliteten som ligger i løsningen i dag.

Men for Bjørn og resten av gjengen i SRF er det ikke dagens funksjonalitet som er aller mest interessant:

– Det vi synes er mest spennende med Autoarkivaren er ikke det den kan gjøre nå, men det vi kan bruke den til i tiden framover. Først og fremst står automatisering av registreringsprosesser høyt på ønskelisten til både arkivarene og saksbehandlerne. Det samme gjør automatisk utsending av foreløpig svar.

4. Full oversikt gir effektiv ledelse 

Bjørn slår også et slag for modulen Styringsdata+. Løsningen har de nå tatt i bruk i organisasjonen, og det med stort hell:

– Vi har behov for mer enn bare øyeblikksbilder. Med Styringsdata+ har vi endelig fått et ledelsesverktøy som kan vise oss utvikling over tid. 

Bjørn ser frem til den videre utviklingen av de ulike KI-modulene til ACOS og erklærer at han skal fortsette å bidra med gode forslag og innspill til det som kommer rundt neste sving. 

Det lover med andre ord godt for produktutviklingen, som blir aller best når den skjer i tett dialog med brukerne.

Tett samarbeid setter fart på utviklingen

Bjørn er sikker på at det tette samarbeidet mellom bruker og leverandør er helt avgjørende for å oppnå gode resultater.

– Jeg er glad for at vi kan være med å sette litt ekstra fart på utviklingen av både Autoarkivaren og de andre modulene, reflekterer Bjørn.

Om det er en tåre vi skimter i øyekroken til Bjørn eller om det er kvaliteten på webkameraet som spiller oss et puss, forblir et mysterium. Men Bjørn kan bekrefte at samarbeidet med ACOS betyr mye:

– Ja, det blir jo litt følsomt, fordi jeg har jobbet med ACOS i mange år. Jeg ser på flere av de ansatte i ACOS som mine venner, og det føles veldig, veldig godt. Vi er som oftest veldig glad i hverandre – og så tåler vi at jeg har veldig sterke meninger noen ganger, avslutter han med et glimt i øyet.

– Det handler om å få automatisert mest mulig

SRF sin satsning på KI og automasjon får full støtte fra ledelsen som sikrer forankring i hele organisasjonen:

– Vi må jobbe smartere og vi må jobbe fortere. Og løsningen på det er å ta i bruk ny teknologi, konkluderer Bjørn og understreker:

– Det vil alltid være noe som må gjøres manuelt, men det handler om å få automatisert mest mulig.

Skjemamottak, registreringsoppgaver og innhenting av strukturerte data er blant oppgavene som kan automatiseres, ifølge Bjørn. I en travel hverdag drømmer han også om at lange dokumenter på hundrevis av sider kan oppsummeres i korte KI-sammendrag.

Ambisjonsnivået er utvilsomt høyt inne på kontoret til SRF, men Bjørn er tydelig på at alt må gjøres på en trygg og sikker måte:

– På grunn av naturen av de sakene vi har, må vi kunne stole på at alt vi gjør er riktig og at vi ikke legger ut noe feil. Så ja, vi skal mot helautomatisering, men vi må skynde oss litt sakte.

“There is no going back”

Bjørn har forståelse for at det er lett for organisasjoner å se begrensninger med KI, og han erkjenner at bekymring og frykt for det som er nytt også finnes blant de ansatte i SRF. Likevel er Bjørn tydelig på at det ikke lenger er et alternativ å sitte på gjerdet og avvente utviklingen:

– Det vi ser i dag er bare et utsnitt på teknologien. Jeg er sikker på at mulighetene vil se helt annerledes ut allerede neste år. Så her må du følge strømmen og være med, ellers havner du bakpå. Det hjelper ikke å se i riktig retning, om du står stille.

Bjørns beste tips for å komme i gang er å være nysgjerrig og å plukke opp bittesmå ting som du kan sjekke ut og teste litt.

– Vi i SRF kommer til å bruke mye tid fremover på å utforske og utnytte mulighetene som ligger i KI. Det er ikke bare viktig, men også helt nødvendig. Vi vil aldri oppnå våre mål uten denne satsingen, det tror jeg ikke vi kan!

Gjengen i SRF ser seg derfor ikke tilbake:

– KI og automasjon åpner mange nye muligheter for gevinstrealisering. Og det stopper ikke her. Vi vil videre, og ser frem til alt som kommer. There is no going back. No way!