Utfordringen: 19 nettsteder og endeløst dobbeltarbeid
Tenk deg å måtte oppdatere de samme skolerutene, ordensreglene og SFO-skjemaene på 19 forskjellige nettsider – manuelt. Puh!
For Lindesnes kommune var dette hverdagen. Noe av innholdet kom fra hovedsiden, men mye ble skrevet manuelt og publisert lokalt. Det førte til ulikt resultat fra skole til skole, både i kvalitet, innhold og oppdateringstakt.
Løsningen: Felles innhold med få tastetrykk
Lindesnes kommune måtte ta grep. Først bygget de et solid fundament bestående av
- nye nettsider: Alle skolene fikk nye nettsider i ACOS CMS, med nytt design og bedre muligheter til å dele innhold.
- tydelig kanalstrategi: Løpende kommunikasjon med foresatte ble flyttet til en skoleapp, noe som reduserte behovet for nyheter og hyppige oppdateringer på nettsiden. Nettsidene brukes nå målrettet til fast, kvalitetssikret informasjon om skoletilbudet.
– Nøkkelen er delte menypunkt, forteller Trine Bydahl Gulbrandsen, webredaktør i Lindesnes kommune.
Delt menypunkt er en funksjon som lar deg gjenbruke samme innhold på tvers av flere nettsider. Du kan også dele artikler, bilder, tabeller, personkategorier, FAQ og skjema med mer.
– Felles statisk informasjon for alle skolene er strukturert og gjenbrukt på tvers av skolesidene via delte menypunkt, samtidig som hver skole kan legge inn sin egen særegne informasjon på nettstedet.
Trine Bydahl Gulbrandsen, webredaktør i Lindesnes kommune
Med dagens løsning finner foreldre og andre besøkende alltid oppdatert informasjon, uansett hvilken skole barna går på.
Færre redaktører, mindre sårbart
Et tredje grep kommunen tok, var å samle redaksjonsansvaret for skolenettsidene hos én redaktør, forteller Trine:
– Vi har gått fra en redaktør per skole til én felles redaktør for alle skolesidene.
Å ha en felles redaktør gir flere fordeler: Kvaliteten blir bedre når én person jobber mye med nettsidene og lærer seg verktøyet skikkelig, enn når mange er innom en gang i ny og ne for å oppdatere sin side.
Når ansvaret fordeles på færre personer, er det også enklere å sikre at de har kompetansen som trengs for å lage innhold som er universelt utformet og skrevet i klarspråk. I tillegg har den nye strukturen gitt en helt annen trygghet rundt ferier og fravær:
– Selv med færre redaktører oppleves løsningen mindre sårbar å vedlikeholde enn før.
Skulle skoleredaktøren være borte fra jobb, kan andre i kommunikasjonsavdelingen kjapt gjøre de nødvendige oppdateringene direkte fra hoveddomenet, uten å måtte ha tilgang til de enkelte skolesidene.
En mer effektiv hverdag
For Trine har endringene gitt en langt mer oversiktlig hverdag.
– Jeg føler meg mye tryggere. Dette skyldes at jeg nå har full kontroll over innholdet, og kun én skoleredaktør å forholde meg til.
Den nye løsningen gjør det også enklere å sikre universell utforming, klarspråk og god tilgangsstyring på alle nettsidene som kommunen er ansvarlig for. At behovet for opplæring og oppfølging av redaktører er redusert, er også en fin bonus!
Fikk resultatet de ønsket
Veien til bedre nettsider har krevd litt prøving og feiling, men Trine er godt fornøyd med resultatet:
– Med god hjelp fra ACOS har vi fått det vi ønsket; enkle nettsider som krever lite vedlikehold og som utnytter CMS'en til det fulle.
Vil du vite mer?
Ta kontakt for en prat! Vi hjelper deg med å finne gode løsninger på utfordringene din organisasjon står overfor.