Utfordringen: 19 nettsteder og endeløst dobbeltarbeid

Tenk deg å måtte oppdatere de samme skolerutene, ordensreglene og SFO-skjemaene på tolv forskjellige nettsider – manuelt. Puh! 

For Lindesnes kommune var dette hverdagen med 12 grunnskoler og 7 SFO-avdelinger, alle med egne redaktører med varierende tid og ressurser. Noe av innholdet kom fra hovedsiden til lindesneskommune.no, men mye ble skrevet manuelt og publisert lokalt. Det førte til ulikt resultat fra skole til skole, både i kvalitet, innhold og oppdateringstakt. 

Løsningen: Felles innhold med ett tastetrykk

Lindesnes kommune skjønte altså at de måtte ta noen grep. 

1. Nye nettsider: Alle skolene fikk nye nettsider, med nytt design og bedre muligheter til å dele innhold. 
2. Skoleapp: Løpende kommunikasjon med foresatte ble flyttet til en skoleapp, noe som reduserte behovet for nyheter og hyppige oppdateringer på nettsiden. 
3. Ny kommunikasjonsstrategi: Nettsidene brukes nå målrettet til fast, kvalitetssikret informasjon om skoletilbudet.

Den praktiske nøkkelen er delte menypunkt, forteller Trine Bydahl Gulbrandsen, webredaktør i Lindesnes kommune:

– Felles statisk informasjon for alle skolene er strukturert og gjenbrukt på tvers av skolesidene via delte menypunkt, samtidig som hver skole kan legge inn sin egen særegne informasjon på nettstedet.

Trine Bydahl Gulbrandsen

Færre redaktører, mindre sårbart

Med dagens løsning finner foreldre og andre besøkende alltid oppdatert og universelt utformet informasjon, uansett hvilken skole barna går på. 

Omorganiseringen har også vært et kjærkommet løft for de ansatte i kommunen. Redaksjonsansvaret for nettsidene er nemlig flyttet til ett felles punkt, forteller Trine:

– Vi har gått fra en redaktør per skole til én felles redaktør for alle skolesidene. 

Å ha en felles redaktør gir flere fordeler: Kvaliteten blir bedre når én person jobber mye med nettsidene og lærer seg verktøyet skikkelig, enn når mange er innom en gang i ny og ne for å oppdatere sin side. Når ansvaret fordeles på færre personer, er det også enklere å sikre at de har kompetansen som trengs for å lage innhold som er universelt utformet og skrevet i klarspråk. I tillegg har den nye strukturen gitt en helt annen trygghet rundt ferier og uforutsett fravær for de ansatte i kommunen:

– Selv med færre redaktører oppleves løsningen mindre sårbar å vedlikeholde enn før. 

Skulle skoleredaktøren for eksempel bli syk, kan andre i kommunikasjonsavdelingen kjapt gjøre de nødvendige oppdateringene direkte fra hoveddomenet, helt uten spesialtilgang til de enkelte skolesidene.

En mer effektiv hverdag 

For Trine, som er hovedredaktør for nettsidene, har endringene hatt stor betydning og gitt en langt mer oversiktlig hverdag.

– Jeg føler meg mye tryggere. Dette skyldes at jeg nå har full kontroll over innholdet, og kun én skoleredaktør å forholde meg til.

Hun forteller videre at hun også merker at det har blitt enklere å sikre universell utforming, klarspråk og god tilgangsstyring på nettsidene som kommunen er ansvarlig for. At behovet for opplæring og oppfølging av enkeltredaktører er kraftig redusert, er også en skikkelig bonus! 

Fikk resultatet de ønsket

Veien til bedre nettsider har krevd litt prøving og feiling, men Trine kan gladelig rapportere om et resultatet som ble akkurat slik de hadde håpet på:

– Med god hjelp fra ACOS har vi fått det vi ønsket; enkle nettsider som krever lite vedlikehold og som utnytter CMS'en til det fulle.

Selv om skolesidene fortsatt er under arbeid, er Trines råd til andre helt klart: 

– Flytt fokus fra å vedlikeholde mange sider til å lage godt innhold én gang, og bruke det overalt der du kan.

Vanskeligere trenger det faktisk ikke å være!

Vil du vite mer?

Ta kontakt for en prat! Vi hjelper deg med å analysere behovene deres, og finner gode løsninger på utfordringene akkurat din organisasjon står overfor.