Alle studenter som blir tatt opp på medisinstudiet ved Universitetet i Bergen må sende inn politiattest. I 2026 gjaldt det 150 studenter. Vanligvis betyr det mye manuelt arbeid for arkivet, som må plassere hver attest i riktig sak. 

Denne gangen måtte verken arkivarer eller saksbehandlere sortere eller flytte en eneste attest. Hver av dem havnet automatisk i riktig sak i WebSak, med riktig skjerming og klassering. 

Her forteller Jan Erling Stordal og Magne Bergland hvordan de fikk det til, og hva du bør tenke på hvis du også vil ha mer automatisert arikvering av skjemainnhold.

Ingen skal måtte rydde i arkivet i etterkant

Da UiB gikk over til WebSak og Interact+, hadde universitetet 25 komplekse skjema som måtte flyttes over til den nye løsningen. Det gikk raskere enn ventet:

– I den gamle løsningen måtte man omtrent være partikkelfysiker for å lage et skjema. Da vi fikk Interact+, så alt kjempeenkelt ut. Vi kom veldig kjapt i gang, og kunne raskt lage ganske kompliserte ting selv. Det var en åpenbaring, forteller Jan Erling Stordal, seniorrådgiver ved Universitetet i Bergen.

Jan Erling Stordal

Seniorrådgiver ved Universitetet i Bergen

Siden flyttingen gikk så effektivt, fikk UiB tid til å løse et problem de hadde slitt med lenge. Mange skjemasvar havnet i arkivet med feil skjerming, en tittel som gjorde saken vanskelig å finne i ettertid, eller feil klassering. Da måtte arkivet rette opp i hver sak for hånd. 

Nå ville gjengen ved UiB at skjemaet skulle gjøre alt dette riktig allerede da svaret ble sendt inn.

De begynte med skjermingen.

Ga skjemaet arkivarens blikk

Når en søknad kommer inn, må noen vurdere hvor sensitiv den er og hvem som skal få lese den. Vanligvis er det arkivaren som gjør den vurderingen, for én og én sak.

Med en verdiformel kan skjemaet gjøre vurderingen selv i det øyeblikket svaret sendes inn. 

Slik gjorde UiB det for søknad om studiepermisjon:

1. Still spørsmålet som avgjør hvor sensitiv saken er. 
   I UiBs søknad er det spørsmålet om hvorfor studenten søker permisjon. En søknad som handler om helse, inneholder sensitive opplysninger og må skjermes strengt. En søknad om permisjon for militærtjeneste er ikke like sensitiv, og trenger ikke den samme skjermingen.
2. Lag en verdiformel som oversetter svaret til arkivkoder. 
   WebSak bruker en avskjermingskode og en tilgangskode til å styre hvem som får se en sak. Verdiformelen kobler hvert svaralternativ til riktige koder. Velger studenten helse, gir formelen kodene for streng skjerming. Velger studenten militærtjeneste, gir den andre koder.
3. La avleveringen hente kodene fra verdiformelen. 
   Avleveringen er oppsettet i Interact+ som bestemmer hva som sendes til WebSak, og hvordan. Normalt skriver du inn en fast verdi i skjermingsfeltene der. Her skal feltene i stedet peke på verdiformelen, slik at verdien blir den formelen gir ut fra svaret.
4. Bruk det samme grepet på tittelen.
   Saker i WebSak kan ha en tittel 2, som er en ekstra tittel i tillegg til hovedtittelen. UiB bruker en verdiformel til å sette studentens navn der, som gjør det lettere for saksbehandler å finne tilbake til riktig sak senere. 

Resultatet er at UiB bare trenger ett skjema for søknad om studiepermisjon. Hver sak som kommer inn i arkivsystemet, får likevel riktig skjerming og en tittel som gjør den lett å finne, uansett hva studenten har svart.

Magne Bergland

Tjenesteforvalter ved Universitetet i Bergen

– Vi vil ha korrekt skjerming, og vi ønsker ikke å måtte gå inn i ettertid og gjøre manuelt arbeid. Logikken har gjort avleveringen mer presis og mer effektiv, sier Magne Bergland, tjenesteforvalter ved UiB.

Slik havner ettersendte dokumenter i riktig sak

Søknaden er nå arkivert riktig. Men ofte trenger saksbehandleren mer fra studenten etterpå, for eksempel en attest. Da må også det dokumentet inn i riktig sak.

Dokumentet skal også ha riktig klassering, som bestemmer hvor i arkivet saken hører hjemme. UiB har funksjonsbasert klassering, som betyr at saker ordnes etter hvilken oppgave de gjelder. Det gir mange klasser å velge mellom. Kommer et dokument inn uten kobling til en sak, må arkivet finne fram til riktig sak og riktig klasse for hånd. Når mange sender inn samtidig, tar det mye tid.

Lenkegenerator

UiB løste dette med en lenkegenerator. Den består av to skjema: ett som saksbehandleren fyller ut, og ett som studenten bruker til å sende inn dokumentet.

Slik fungerer den:

1. Saksbehandleren lager en lenke. I det første skjemaet, lenkegeneratoren, velger saksbehandleren hva slags sak det gjelder, hvilken enhet saken hører til og hvilken klassering den skal ha. Hun kan også sette en dato for når lenken slutter å virke. Ut kommer en lenke til det andre skjemaet, som har alle disse opplysningene bygget inn.
2. Saksbehandleren sender lenken til studenten. Som regel går den på e-post, men den kan også stå i et brev som en QR-kode.
3. Studenten åpner lenken og får opp ettersendingsskjemaet. Opplysningene om saken fylles inn automatisk fra lenken. Studenten ser dem ikke og trenger ikke vite hvilken sak det gjelder.
4. Studenten legger ved dokumentet og trykker send. Dokumentet går rett inn i riktig sak i arkivsystemet med riktig klassering.

I den første versjonen av lenkegeneratoren måtte saksbehandleren vite saksnummeret for å lage lenken. Det betydde én lenke for hver sak. Det fungerte godt så lenge det gjaldt én og én student.

Så skulle alle de 150 som var tatt opp på medisinstudiet, sende inn politiattest. UiB lagde derfor en ny versjon der alle studentene får den samme lenken. Når studenten fyller inn studentnummeret sitt, finner skjemaet selv riktig sak. 

– Ingen arkivar eller saksbehandler trenger å sortere, klassere eller flytte noe. Det sparer oss for mye arbeid, særlig når mange skal svare på samme type henvendelse, sier Bergland.

– Ingen arkivar eller saksbehandler trenger å sortere, klassere eller flytte noe. Det sparer oss for mye arbeid, særlig når mange skal svare på samme type henvendelse.
Magne Bergland

Slik kommer du i gang

Du trenger ikke ha alt på plass før du kommer i gang. Begynner du med ett skjema, ser du raskt hvor mye tid det sparer. Samtidig lærer du hvordan logikken fungerer, og da blir det neste skjemaet enda enklere å lage.

Det var akkurat slik UiB bygde løsningen sin, steg for steg. De startet med skjermingen, fordi det var der arkivet brukte mest tid på å rette opp i etterkant. Da det fungerte, gikk de videre med lenkegeneratoren for ettersendte dokumenter. Og da 150 medisinstudenter skulle sende inn politiattest, bygde de den videre så den kunne finne riktig sak ut fra studentnummeret. Hvert nytt behov ble en mulighet til å gjøre løsningen litt bedre.

Slik kan du gjøre det samme:

1. Begynn der gevinsten er størst. Spør arkivet hvilke skjemasvar de oftest må rette på, for eksempel skjerming, tittel eller klassering. Velg ett av de skjemaene som første prosjekt. Da merker både du og arkivet forskjellen med en gang, og det gir motivasjon til å fortsette.
2. Ta med arkivet fra starten av. Arkivet vet hvilke saker som må skjermes og hvilke koder som skal brukes. Du vet hvordan skjemaet er bygget opp. Sammen kan dere finne ut hvilke spørsmål i skjemaet som avgjør skjermingen. Når dere først har gjort det for ett skjema, har dere en oppskrift dere kan bruke igjen.
3. Ta logikken et steg videre. Når skjermingen fungerer, kan du bruke den samme tankegangen på andre deler av arbeidet. For UiB var ettersendte dokumenter neste steg, og de løste det med en lenkegenerator. Ditt neste steg kan se helt annerledes ut. Det viktigste er at hvert steg bygger på det du allerede har lært.

Hvert skjema du setter opp med logikk, gir arkivet litt mindre etterarbeid og deg litt mer erfaring. Snart har du skjema som arkiverer riktig, helt av seg selv!