Færre krav – strengere oppfølging

Det har lenge vært snakk om at regelverket er for omfattende og vanskelig å bruke i hverdagen. Arkivverket har derfor sett behov for å rydde opp,  og resultatet er en langt slankere versjon av Noark:

1. Antall krav går ned fra rundt 400 til 112.
2. Teksten er kuttet fra 20 000 til 5 000 ord.

Med andre ord: Du får færre krav å forholde deg til, og teksten er mer overkommelig å lese.

Men her er det viktig å være oppmerksom: Selv om kravene blir færre, blir oppfølgingen strengere. Arkivverket får mer myndighet som tilsyn, og kan nå gi dagbøter hvis reglene ikke følges. 

Hvilke konsekvenser har det?

Noark blir altså valgfritt, men det betyr ikke at du slipper unna ansvaret. Det er fortsatt du som må passe på at arkivpliktene blir oppfylt – uansett hvilke systemer din organisasjon velger å bruke.

Det betyr blant annet at du må sørge for at:

• lovverket følges – organisasjonen din må oppfylle arkivloven og offentlighetsloven, med de samme strenge kravene til dokumentasjon og åpenhet som tidligere. 
• systemene dere bruker er gode nok – selv om løsningen ikke lenger trenger å være «Noark-godkjent», må du kunne dokumentere at den faktisk oppfyller kravene i praksis.
• gode arbeidsprosesser er på plass – journalføring, innsyn og avlevering må være en naturlig del av arbeidsflyten, slik at du har løpende kontroll og ikke risikerer at dokumentasjon blir borte.

Kort sagt: Du får mer frihet til å velge løsning, men du har også mer ansvar for å dokumentere at både systemene og rutinene dere bruker tåler et tilsyn.

Slik beholder du kontrollen

Når Noark ikke lenger er obligatorisk, åpner det seg nye muligheter for hvordan du organiserer arkivet. 

Samtidig er det viktig å være klar over at friheten også innebærer et større ansvar. Skal du ha kontroll på innsyn, avlevering og dokumentasjon, lønner det seg ofte å samle alt i én arkivkjerne.

Bruker du allerede WebSak?

Da kan du senke skuldrene!

Investeringen du har gjort står seg godt, og du har allerede et system som håndterer journalføring, innsyn og avlevering på en trygg måte. 

Det betyr at du slipper å endre rutiner eller bygge opp nye prosesser – du kan fortsette som før, vel vitende om at du har en løsning som allerede dekker behovene også i det nye arkivlandskapet.

Er du i prosessen med å velge arkivløsning?

Da er det verdt å se på fordelene ved å samle alt i én arkivkjerne. Mange tenker at flere små løsninger kan gi mer fleksibilitet, men i praksis fører det ofte til merarbeid og dårligere oversikt. 

Med en løsning som dekker hele prosessen slipper å lappe sammen mange systemer som hver for seg ikke gir deg helheten du trenger.

Oppsummert

Endringene i Noark gir deg mer frihet, men også mer ansvar. Det viktigste for deg er å sikre at systemene du bruker faktisk oppfyller kravene – og at innsyn, avlevering og journalføring blir håndtert riktig.

Med WebSak får du en løsning som tar høyde for alt dette – enten du allerede er bruker i dag, eller du står foran et nytt valg.