God data starter ikke hos saksbehandleren
I en tid der stadig flere prosesser digitaliseres, er det én faktor som skiller dem som lykkes fra dem som bare «har digitale løsninger»: kvaliteten på dataene som driver prosessene videre.
God datakvalitet handler ikke bare om ryddige skjema og færre feil. Den legger grunnlaget for høyere tempo, større presisjon, bedre gjenbruk – og et større strategisk handlingsrom.
Dette er særlig tydelig i virksomheter med komplekse og verdifulle saksprosesser. Når Allstad (tidligere opplysningsvesenets fond) forvalter store verdier og håndterer prosesser knyttet til eiendom, areal og kontrakter, stilles det høye krav til både presisjon og effektivitet. Erfaringen har vist at saksbehandlingen blir langt mer effektiv når informasjonen er komplett og kvalitetssikret allerede i dialogen med brukeren.
– Kundene våre er nærmest til å vite hvilken informasjon som er riktig. De kjenner eiendommen, arealene og forholdene best, og derfor er det naturlig at det er de som fyller inn opplysningene.
Olav Amund, seniorrådgiver og prosjektleder i Allstad.
Med Interact+ ble dialogen med brukerne derfor utformet slik at informasjon samles inn der kunnskapen finnes, samtidig som kvaliteten sikres underveis.
– «Vi har fått en toveis dialog der inntastingen kontrolleres i systemet. Brukeren får beskjed hvis noe er feil, og da blir informasjonen riktig før den går videre», forklarer Olav.
Resultatet er ikke bare en bedre brukeropplevelse, men også mer pålitelig data som kan brukes direkte videre i prosessene.
Pålitelig data klar til bruk
Når informasjon samles inn strukturert og kvalitetssikres tidlig, endrer det hvordan resten av prosessen kan gjennomføres. For Allstad har dette gjort det mulig å skape bedre flyt i saksbehandlingen uten ekstra manuelle ledd underveis:
– Gjennom skjemaene opprettes det saker som går direkte videre til saksbehandler. Det gjør at vi har fått en effektiv måte å håndtere nye saker på. Arbeidsflytene gir oss også en rutine som sørger for at saker behandles likt. Informasjon, dokumenter og veiledning ligger klart, og det gir en mer enhetlig behandling.
I praksis betyr det at informasjonen ikke bare er korrekt, men også klar til bruk. Saksbehandleren møter saken med et komplett datagrunnlag, der nødvendige opplysninger allerede er på plass og strukturert for videre behandling.
Dette gir flere gevinster:
- mindre behov for oppfølging og avklaringer
- bedre flyt fra innsendt dialog til ferdig behandlet sak
- mer forutsigbar og enhetlig håndtering av like saker
Gjenbruk som gir varig verdi
Når data samles inn strukturert og flyter videre i prosessene, åpner det også for noe mer enn effektiv enkeltsaksbehandling: gjenbruk. For Allstad har dette vært en viktig del av gevinsten med Interact+:
– Vi sikrer nå informasjon som tidligere ble lagt inn manuelt i andre prosesser. Priser, arealer og eiendomsinformasjon fanges opp tidlig og kan brukes videre der det er behov.
I stedet for at informasjon brukes én gang og deretter må registreres på nytt i andre sammenhenger, kan data som samles inn i dialogene gjenbrukes på tvers av prosesser og systemer. Det gir både bedre sammenheng og mindre dobbeltarbeid. Denne måten å jobbe på gir et mer helhetlig datagrunnlag, der samme informasjon kan støtte flere formål, uten at kvaliteten forringes underveis.
Gjenbruk altså ikke bare om effektivitet her og nå, men om å bygge et mer robust fundament for videre digital utvikling:
– «Vi får bedre kontroll på informasjonen som produseres, og det gjør oss bedre rustet for videre utvikling», poengterer Olav.
Mer verdi ut av eksisterende ressurser
Når strukturert data kan gjenbrukes på tvers av prosesser, gir det ikke bare bedre flyt, det gir også mer igjen for ressursene som allerede er i bruk. For Allstad har Interact+ bidratt til å hente ut mer verdi uten å øke kompleksiteten i løsningene eller belastningen på organisasjonen.
– Løsningen gjør det mulig å automatisere mye, samtidig som det er oversiktlig og håndterbart for dem som jobber i den.
En viktig årsak er at dialoger, regler og arbeidsflyter kan videreutvikles og tilpasses over tid, i stedet for å bygges på nytt for hver nye prosess. Det gjør det enklere å justere og forbedre tjenestene etter hvert som behovene endrer seg.
For organisasjonen betyr dette:
- raskere utvikling og justering av tjenester
- mindre avhengighet av spesialtilpasninger
- bedre utnyttelse av fagkompetansen internt
Samtidig gir strukturert datainnsamling et bedre grunnlag for prioritering og styring. Når informasjonen er pålitelig og konsistent, blir det enklere å vurdere hvor innsatsen gir størst effekt, og hvor prosessene kan forbedres ytterligere.
Over tid bidrar dette til lavere driftskostnader, mer forutsigbarhet i leveransene og en tydeligere sammenheng mellom investering og gevinst. Og hvem ønsker vel ikke det?
Fra effektivisering til utvikling
Allstads erfaring viser at når datakvalitet prioriteres tidlig i prosessen, skapes det rom for mer enn effektivisering. Det gir organisasjonen større handlingsrom til å utvikle tjenester, forbedre prosesser og ta bedre beslutninger over tid.
Hvor i prosessene deres legges grunnlaget for god data, og hvordan sikrer dere at potensialet i dataen faktisk blir utnyttet?
Å finne svaret på dette kan være et godt utgangspunkt for neste steg i din organisasjons digitaliseringsarbeid 🚀