Det begynner gjerne i det små: En mappe som blir liggende. En rutine som tar mer tid enn den gir. Du fikler med systemer, dobbelsjekker vedlegg, leter etter svar – og før du vet ordet av det, har halve dagen forsvunnet inn i dokumentflyten.
Slik var hverdagen for mange ansatte i Grenlandskommunene. Men Kjersti Myro i Skien kommune visste hva som måtte til – og nå deler hun historien bak endringene som, på bare fem måneder, ga full fart i dokumentflyten.
– Nå jobber systemet for oss, ikke mot oss
Med mange brukere, høy saksmengde og behov for god struktur, var det helt avgjørende å finne et system som kunne håndtere kompleksiteten i hverdagen.
Overgangen til WebSak har gjort nettopp det: skapt en mer strømlinjeformet og effektiv dokumentflyt, særlig innen dokumentforvaltningen.
Kjersti Myro
Fagleder informasjonsforvaltning i Skien kommune.
– Etter at vi tok i bruk WebSak, har dokumenthåndteringen endret seg veldig. Vi har nå mange skjemaer og integrasjoner med automatisk import. Det har gitt enklere dager, for å si det sånn, for dem som jobber med dokumentforvaltningen.
Samme mål – ulike forutsetninger
Allerede fra start var det klart at automatisering var en av nøklene til målet om å effektivisere dokumenthåndteringen.
Kjersti forteller at kommunene i Grenland hadde ulike forutsetninger – særlig når det gjaldt teknisk kompetanse:
– Det har krevd en innsats å løfte alle opp på et nivå der de kunne bidra aktivt i automatiseringsarbeidet. Men gevinsten er tydelig – for alle organisasjonene. I ettertid ser vi nok at det kunne vært nyttig med mer konsulentbistand i de kommunene som hadde mindre teknisk kapasitet og kompetanse.
-
💡Tips
Som Kjersti påpeker, krever automatisering innsats, kompetanse og kapasitet. Med ekstra opplæring og støtte underveis får dere fart på prosessen – og gevinstene kan høstes enda raskere.
Se hva dere kan få hjelp med
Likevel har ikke ulike utgangspunkt stått i veien for å finne løsninger som fungerer i praksis og som gir merkbare forbedringer i hverdagen.
En tidligere flaskehals er løst
En av disse prosessene som tydelig har blitt forbedret, er overføringen av elevmapper fra barneskole til ungdomsskole – en oppgave som tidligere var både tidkrevende og manuell.
En tidligere flaskehals er løst
– Vi er en forholdsvis stor kommune, og vi slet litt med å se hvordan vi skulle gjøre dette på en god måte. Nå har vi fått på plass en løsning som fungerer veldig bra.
Løsningen er like enkel som den er effektiv: Det siste året på barneskolen legges elevmappene i en midlertidig arkivdel. Der har både barneskolen og ungdomsskolen tilgang til å produsere og lese dokumentasjon. Når elevene begynner i 8. klasse, overføres mappen automatisk til arkivdelen for den nye skolen.
Det høres kanskje ut som en liten endring, men effekten er stor! Automatikken har ført til bedre samhandling, færre feil, og langt mindre manuelt arbeid for gjengen i Skien kommune.
Ett system for bedre oversikt
Også på andre områder har kommunen ryddet opp i gamle rutiner.
Tidligere brukte Skien en integrasjon mellom IST og Dokumaster, men gikk over til Mottak+ etter å ha sett mulighetene i funksjonaliteten.
– Det gjorde at vi kunne samle all elevdokumentasjon i ett system. I tillegg har vi lagt opp til at ulike dokumenttyper behandles ulikt, noe som gir bedre struktur og kontroll.
For kommunen har fleksibiliteten vært helt avgjørende.
– Vi har hånda på rattet selv. Hvis det skjer en endring i organisasjonen, eller vi ønsker å sette opp nye dokumenttyper, kan vi gjøre det selv. Det gir oss frihet og et tempo vi ikke hadde før.
Det betyr i praksis at kommunen slipper å vente på andre for å få ting gjort – og kan tilpasse løsningen når behovene endrer seg.
Frigjort kapasitet – og gamle arkiv
Men forbedringene i kommunens dokumenthåndtering stopper ikke her.
– At vi har automatisert så mye etter at vi tok i bruk WebSak, har gjort det mulig å ta tak i det vi skulle ha gjort for mange, mange år siden. Det har vært en veldig positiv utvikling.
– Senest forrige uke hadde vi to frikjøpte ressurser som var i fjellet i Skien for å tømme det for papirarkiv, uten at det påvirket driften nevneverdig
Hva kan du lære av Skien?
Skien viser at digitalisering ikke trenger å være store ord og lange prosjekter. Med samarbeid, smarte grep og vilje til å automatisere, har de gjort dokumenthåndteringen enklere – og frigjort tid til det som faktisk teller.
For deg som vurderer samme reise, kan du ta med deg disse tre tipsene fra Kjersti:
- 🔎 Kartlegg flaskehalsene: Hvor forsvinner mest tid i dag?
- 👩🏼💻 Vurder behovet for støtte: God opplæring og teknisk bistand effektiviserer prosessen.
- 🚀 Automatiser steg for steg: Start i det små, og skalér etter hvert.
Slik kan også din dokumentflyt bli en ressurs – ikke en tidstyv!