– Vi opplever stadig strengere krav til effektivisering, samtidig som vi står i budsjettkutt og innsparinger i millionklassen, forteller arkivleder i Moss kommune, Britt-Unni Baggerød.

Virkeligheten hun beskriver, kan mange kommuner kjenne seg igjen i. Behovet for endring motiverer Britt-Unni til å tenke nytt, og hun velger å se muligheter fremfor begrensninger.

Moss kommune

– Vi må finne nye måter å jobbe på, og det fant vi med modulen AutoArkivar fra ACOS.

Britt-Unni Baggerød

Automatiserte arkivjobbene: Fikk umiddelbare gevinster

– Det har vært veldig artig å få på plass AutoArkivaren, og vi merker stor forskjell, sier Britt-Unni begeistret. 

AutoArkivar er en modul i sak- og arkivsystemet WebSak som helautomatiserer sentrale, repeterende og tidkrevende arkivjobber. Dette skaper imponerende gevinster for gjengen på Dokumentsenteret, som kan måle verdien i langt mer enn bare kroner og øre.

1. Frigjør tid: Slipper unna tunge manuelle oppgaver

Før AutoArkivaren flyttet inn i WebSak, besto mye av hverdagen til saksbehandlerne i Moss av tidkrevende rutineoppgaver.

– Jeg er egentlig litt lat, spøker Britt-Unni.

– Jeg er i alle fall ikke særlig glad i manuelle, repetitive oppgaver hvor jeg må gjøre det samme gang etter gang. Derfor liker jeg AutoArkivaren skikkelig godt. Den gjør disse oppgavene for meg, slik at jeg heller kan fokuserer på mer spennende og komplekse gjøremål.

– Det er mer enn nok av dem også, forsikrer hun med et smil.

2. Jobber lynraskt: 100 journalføringer på 36 sekunder

En av oppgavene til AutoArkivaren er å journalføre dokumenter. For å illustrere hvor raskt AutoArkivaren faktisk jobber, har Britt-Unni hentet ut opplysninger fra loggen som ligger i løsningen. Loggen gir Britt-Unni en detaljert oversikt over jobbutførelsene til AutoArkivaren, slik at hun alltid har full kontroll på arbeidet som gjøres.

– Vi bruker omtrent 30 sekunder på å journalføre et ekspedert dokument manuelt, avhengig av sakstype og kompleksitet. Til sammenligning bruker AutoArkivaren 4 sekunder på 11 kjøringer, forteller hun.

Tallene viser at AutoArkivaren journalfører over 82 ganger raskere enn et menneske. Teoretisk sett betyr dette at en saksbehandler i Moss trenger 50 minutter på å journalføre 100 dokumenter. AutoArkivaren trenger kun 36 sekunder. 

– Med AutoArkivaren går oppgavene mye raskere, konkluderer Britt-Unni tilfreds.

3. Sparer to arbeidstimer om dagen. Minst.

Britt-Unni anslår at de sparer omtrent to arbeidstimer hver dag på oppgavene som AutoArkivaren gjør. Men i praksis oppleves det faktisk som mye mer:

– Bare det at jeg sitter og vrir meg litt på stolen, tar en kaffepause eller snakker med en kollega ved pulten. Alle disse små tidstyvene gjør at vi går ut og inn av oppgavene, som derfor tar litt lengre tid. AutoArkivaren jobber derimot helt uforstyrret og uten pauser, slik at jobbene kan rulle og gå hele tiden. Det er kjempedeilig!

4. – Vi får unnagjort alt vi skal

Britt-Unni deler ærlig at kommunen har hatt et “nedbemanningsspøkelse” hengende over seg de siste årene. Siden 2020 har dokumentsenteret redusert antall årsverk, fra 15 til 9. Bare det siste året har nedbemanningen krevd to årsverk, og det merkes godt i daglig drift. Likevel har det vært gjennomførbart fordi mange av oppgavene har blitt forenklet eller automatisert. 

– AutoArkivaren bidrar til at nedbemanningen ikke får like store negative konsekvenser. En ren nedbemanning vil medføre økt arbeidsbelastning for de som er igjen og at oppgaver ikke blir løst. Risikoen for dette er redusert betraktelig med AutoArkivaren. Den daglige arkivdriften og kvalitetskontrollen går mye raskere, slik at vi får unnagjort alt vi skal.

5. – Leverer like god kvalitet som oss!

Selv om det er AutoArkivaren som utfører arbeidsoppgavene, er ikke Britt-Unni bekymret for kvaliteten på sluttresultatet:

– Jeg ser ingen grunn til at et menneske skal sitte å gjøre jobbene manuelt, når AutoArkivaren leverer like god kvalitet som oss, erklærer Britt-Unni og forsikrer om at de alltid har full kontroll:

– Vi har ikke sluppet fra oss arbeidsoppgavene ukritisk. Vi kontrollsjekker det AutoArkivaren gjør, og følger strenge rutiner og krav til sikkerhet og kvalitet. Det skal ikke slurves.

6. Det er enkelt å komme i gang

– Det var som å slå på en bryter, forteller Britt-Unni om innføringen av AutoArkivaren.

– Det var veldig enkelt og ukomplisert å sette opp jobbene i WebSak. Vi testet litt smalt først, ved å gi AutoArkivaren tilgang til noen få utvalgte arkivdeler og tilgangskoder. Da vi hadde god kontroll på dette og så hvor fint alt funket, satte vi på nye arkivdeler.

Britt-Unni innrømmer at det er gøy å følge med på alt AutoArkivaren får til. I begynnelsen sjekket hun status på oppgavene hver morgen og mottok varsel når en ny oppgave var gjennomført.

– Det er så deilig å se hvor mange oppgaver AutoArkivaren får unnagjort på x-antall sekunder, ler hun.

Hun gleder seg til å gi AutoArkivaren enda flere arbeidsoppgaver i tiden fremover. Og med en “KI-klar” AutoArkivar åpnes stadig nye dører inn til en mer effektiv arbeidshverdag i arkivet.

To gode råd: Hvordan lykkes med automatisering?

Gode forberedelser er viktig når du skal i gang med noe nytt. Det erfarte Britt-Unni under innføringen av AutoArkivaren. Hun peker på to faktorer som har vært avgjørende for suksessen.

1. Gi slipp på gamle rutiner

Den erfarne arkivlederen i Moss understreker at du ikke kan lykkes med digital transformasjon uten å endre arbeidsmetodene dine.

– Vi kunne ikke bare innføre AutoArkivaren uten å først ta en gjennomgang av rutinene våre: Hvilke oppgaver bruker vi mest tid på? Hva egner seg for automatisering? Hvordan må vi rigge om på rutinene for at Autoarkivaren skal forstå dataene våre?

Dersom du ikke er villig til å tenke annerledes, tror Britt-Unni at du kan bli skuffet over Autoarkivaren og feilaktig tro at den ikke utfører oppgavene like godt som de ansatte.

– Men da er det ofte bare en justering i egne rutiner som trengs for at AutoArkivaren skal få jobben gjort!

Eliminerte feilkilder med felles rutine

Hun trekker frem håndtering av uklassifiserte dokumenttyper som et godt eksempel: 

– Vi opplevde at dokumenter ofte ble feilkategorisert som X når det skulle vært Y eller U. Derfor ga vi ny opplæring til saksbehandlerne og hjalp dem til å jobbe etter en felles rutine. På denne måten ble feilkildene nesten eliminert, og datakvaliteten ble god nok til at Autoarkivaren kunne overta oppgaven.

Sparte et halvt årsverk med nye rutiner for innsyn

Et annet eksempel er fornyelse av rutiner ved publisering av postlisten:

Før koronapandemien brukte Britt-Unni og kollegene halvannet årsverk på å publisere postlisten. Rutinen var at én person printet ut journalen på papir og leste korrektur med penn, før den ble rettet og publisert digitalt.

– Det gikk et helt årsverk til papirlesingen, og et halvt årsverk på å få postlisten ut på nett. Da vi hadde målinger på dette, skjønte vi at noe måtte gjøres, mimrer Britt-Unni.

– Da vi innførte Innsyn+ fra ACOS, skrotete vi papirjournalen og la om rutinene. Med Innsyn+ kunne flere personer logge seg inn og jobbe i postlistene samtidig. Oppgaven ble derfor fordelt på flere ansatte, som kunne jobbe i kortere økter av gangen. Dette økte konsentrasjonen og resulterte i at det ble gjort færre feil, sier Britt-Unni fornøyd:

– Med Innsyn+ sparte vi et halvt årsverk!

1. Skap et positivt engasjement hos de ansatte

I en travel hverdag som krever nye arbeidsmetoder og rutiner, råder Britt-Unni deg til å framsnakke utviklingen. Hun har forståelse for at noen kan bli bekymret for hvordan automatisering og KI vil påvirke jobbsituasjonen til den enkelte. Da gjelder det å flytte perspektivet og tenke positivt: 

Er det virkelig disse repeterende “klikkeoppgavene” du har lyst til å sitte med hele dagen? Eller vil du gripe muligheten til å være med på utviklingen av KI, lære mer om integrasjoner og få tid til å bryne deg på artigere og mer komplekse oppgaver?

Moss kommune

– Jeg tror alle hos oss er enige i at vi ikke har fått en kjedeligere og mindre utfordrende hverdag med AutoArkivaren. Det er snarere tvert imot: Vi får tid til å utforske nye muligheter, og det kan vi bruke som drivkraft på jobb.

Britt-Unni Baggerød

Veien videre: Fremtiden trenger automatisering og KI

Å automatisere arbeidsoppgaver er ikke bare nyttig, det er også helt nødvendig for å lykkes med kommunens strategi og mål:

– Det vi kan automatisere, vil vi automatisere, sier Britt-Unni og trekker fram ACOS som en viktig samarbeidspartner i dette arbeidet:

– ACOS forstår hvordan vi jobber og gir oss gode råd om automatisering, sikkerhet, rutiner og arkivfaget. Vi føler at vi blir lyttet til, og vi setter stor pris på støtten vi får.

Kunstig intelligens er på vei inn i arkivet

I disse dager kjører Moss kommune en spennende pilot sammen med ACOS, hvor de tester en KI-assistent som skal sette på ordningsprinsippene automatisk hver gang.

– Når kunstig intelligens kan sørge for riktig klassifisering med én gang, vil den kunne avslutte enda flere saker og det blir mye mindre kontrollarbeid på oss i etterkant. Det blir utrolig spennende å se resultatene, sier Britt-Unni ivrig.

– Vi må tørre å prøve!

Kommunen har satt sammen et tverrfaglig team som jobber med digital transformasjon. I tillegg er Britt-Unni overbevist om at det hjelper å ha en kommuneledelse som er nysgjerrig på ny teknologi og som ønsker å satse på framtiden:

– Her i Moss kommune er det stor enighet om at vi skal teste og utvikle oss. Vi må tørre å prøve!