Da Karmøy kommune fikk spørsmål om å være først ute med å designe digitale skjema i den nye skjemaløsningen Interact+ grep de sjansen med begge hender. 

Men hvorfor ønsket kommunen å bygge skjemaene sine selv?

Vi stilte spørsmålet til Sævar Solheim, leder for digitalisering og dokumentsenteret i Karmøy kommune. 

Svaret hans – og hemmeligheten bak et godt innføringsprosjekt – får du lengre nede på siden! 

Fra outsourcing til egen skjemabygging

En grundig evaluering av kommunens skjemaer åpnet øynene til Sævar og kollegene hans: “Vi må tenke helt nytt”, lød konklusjonen. 

Rutinen fram til da hadde vært å bestille alle skjema fra et eksternt selskap. Det føltes trygt, men var verken fleksibelt eller effektivt. 

Kommunen tok derfor kontakt med oss i ACOS, som på samme tid var i ferd med å lansere nye Interact+. 

Karmøy, med Sævar i spissen, fikk da et spennende valg:

Og valget var kanskje ikke så vanskelig som man skulle tro? Ikke for Sævar i hvert fall:

Man må jo ha litt spenning i hverdagen, og det var ikke så spennende å gå inn i en gammel løsning når det fantes noe helt nytt på markedet. Så vi tok en sjanse, og gikk i gang med en helt ny løsning.

4 fordeler med å bygge digitale skjema selv

Den vakre øykommunen i Rogaland har, med sine 43 000 innbyggere, et stort skjemabehov. Overgangen til Interact+ gav derfor merkbare resultater – med én gang.

1. Sparer tid

En umiddelbar gevinst er at vi kjapt kan lage enkle og sikre skjema med pålogging – helt uten hjelp! 

For nå trenger ikke kommunen å henvende seg til en ekstern leverandør hver gang et nytt skjema skal lages. 

Dette ble viktig da kommunestyret vedtok å gi støtte til el-sykkel. Vedtaket utløste et behov for å raskt få på plass et skjema som både kunne ta imot søknadene og identifisere søkeren med BankID.

Det er ofte slik med politiske vedtak, at iverksettingen må skje fort. I dette tilfellet fikk vi raskt satt opp et enkelt skjema med all nødvendig informasjon.

2. Større fleksibilitet

Eksempelet med el-sykkel viser hvor fleksibelt skjemabygging kan være. Fleksibelt er også ordet Sævar bruker for å beskrive en av de største fordelene med den nye skjemaløsningen:

Fleksibiliteten det gir å kunne designe skjema selv, er absolutt en fordel. Interact+ er alltid tilgjengelig, vi jobber direkte i nettleseren og vi lager gode skjema helt uten koding.

3. En bedre opplevelse for innbyggerne

Det er ikke bare gjengen med kontorplass på kommunehuset som jubler over de flotte skjemaene som nå rulles ut. Det gjør også Karmøys innbyggere.

For ved overgangen til Interact+, gjorde kommunen en stor ryddejobb for å forbedre kvaliteten på hvert enkelt skjema:

Vi forenklet skjemaene, vasket språk og innhold, og tok vekk unødvendige felt og informasjon vi ikke trenger. Nå er det enklere for innbyggerne å fylle ut et skjema, takket være brukervennlighet og et klart språk. Dette vil også på sikt redusere behovet for å ta kontakt med oss i kommunen.

4. Digitalisering og automatisering

Digitalisering er et viktig satsningsområde i Karmøy. Overgangen til å bygge skjema selv ble derfor en naturlig del av kommunens digitaliseringsprosess. 

Med Interact+ er det lavere terskel for å digitalisere skjemaene. Vi har færre papirskjema og flere digitale skjemaer.

Sævar forklarer deretter at digitale skjema kan sendes direkte inn til riktig sak i arkivet – uten å behandles manuelt i mottaket. 

– Denne automatiseringen er gull verdt i en travel arbeidshverdag, sier han med et smil.

Enklere blir det ikke. Eller jo - det blir faktisk det! 

Karmøy har også tatt i bruk muligheten for å integrere skjema direkte i artiklene på nettsiden. Se eksempel fra Karmøy sin nettside: Klage og bekymringsmelding

Et skjema er ikke bare et skjema

Da Karmøy kommune gikk til anskaffelse av skjemaløsningen, hadde de et godt utgangspunkt: De var allerede kunde av ACOS. Og slikt blir det store gevinster av:

Det gir oss store synergieffekter når vi samler både arkiv, CMS og skjemaløsning hos én aktør, slik som ACOS. Det gjør arbeidsprosessene våre mer sømløse og enklere.

Og et skjema er ikke et skjema, skal vi tro gjengen i Karmøy. Det er en del av en helhetlig prosess. 

For med flere produkter fra ACOS, henger hele arbeidet sammen – både arbeidsflyt, tjenestedesign og hele brukerreisen. 

Det handler om å gjøre ting enklest mulig for innbyggerne, og det åpner vi opp for i større grad ved å samle flere produkter hos ACOS.

Nøkkelen til en vellykket innføring

Sævar er ikke i tvil: God dialog er veien til suksess!

Som første kunde på Interact+, ble derfor samarbeidet med ACOS særlig viktig gjennom hele innføringsprosjektet.

Vi hadde en Teams-kanal som var veldig aktiv, noe som var helt topp for vår del. Vi trengte ikke å melde inn supportsaker når det dukket opp spørsmål. Vi setter stor pris på den direkte kontakten med ACOS, som var helt avgjørende for å lykkes med prosjektet.

Sævar forteller videre at Karmøy kommune alltid har hatt et godt kundeforhold med ACOS. De opplevde derfor å være i trygge hender gjennom hele prosessen.

Vi er fornøyde med innføringen. Vi fikk god informasjon og veiledning i forkant av prosjektet, og veldig tett oppfølging underveis.

Vi følger spent med!

Og det kan absolutt ha sine fordeler å være tidlig på ballen med å ta i bruk et nytt produkt:

Som første kunde på Interact+ har vi fått være med å påvirke utviklingen av produktet. Det synes vi er kjekt! Jeg føler at vi har litt å bidra med også.

Det kan vi i ACOS bekrefte! 

Vi hyller Karmøy sitt engasjement, og gleder oss til et flott samarbeid videre med de dyktige skjemabyggerne i kommunen!
 

Klar for å bygge enkle og smarte skjema?

Ta kontakt med Rose for en spennende prat!