Hvor mange skjema har du bygget som du er ganske sikker på at nabokommunen allerede har laget? Og hvor mange av dem skulle du gjerne sluppet å bruke tid på?

For kommunene i Søre Sunnmøre IKT var svaret "altfor mange". 

Ingvild Marie Taraldset er kommunikasjonsrådgiver i Ørsta kommune og jobber med digitale skjema på vegne av hele kommunesamarbeidet. Her forteller hun hvordan de gikk fra seks parallelle skjemaverksteder til ett felles.

Like skjema som ble mer og mer ulike

Søre Sunnmøre IKT består av Ørsta, Volda, Ulstein, Hareid, Herøy og Sande. Kommunene har lang tradisjon for å samarbeide, også om skjema. De satt sammen i grupper, hjalp hverandre og bygde skjemaene parallelt.

Men når møtet var over, dro alle hjem til sitt. Etter hvert som hver kommune gjorde sine egne små oppdateringer, gled skjemaene gradvis fra hverandre igjen.

– Vi startet ofte helt likt, men endte likevel opp med seks ulike versjoner. Til slutt måtte vi spørre oss selv: Hvorfor bruker vi tid og ressurser på å utvikle et digitalt skjema som nabokommunen allerede har laget?, forteller Ingvild.

Det handlet ikke bare om tidsbruk. Når noen kommuner fikk lagt ned mye arbeid i et skjema og andre måtte prioritere annerledes, sprikte også kvaliteten. Dermed kunne innbyggerne få et ulikt tilbud, avhengig av hvilken side av kommunegrensen de bodde på.

Muligheten til å tenke nytt

Vendepunktet kom i januar 2026, da de seks kommunene startet arkivsamarbeidet Framtidsretta dokumentasjonsforvaltning. Digitale skjema ble en del av samarbeidet, som er avtalefestet og forankret i ledelsen. Samtidig skulle det gamle Interact-verktøyet fases ut til fordel for Interact+.

– Da bestemte vi oss for at vi ikke bare skulle flytte med oss de gamle skjemaene over i ny løsning, men heller benytte anledningen til å rydde skikkelig, forenkle prosessene og bygge felles løsninger fra bunnen av, sier Ingvild

Kommunene satte ned en felles skjemagruppe med tre nøkkelpersoner fra ulike kommuner. De har ulike styrker, og hver av dem har satt av 20 prosent av stillingen sin – én dag i uken – til å utvikle gode, felles skjema for alle seks kommunene. Gruppen har et ekstra fokus på å effektivisere prosesser og skrive klart språk.

– Målet med felles skjema handler ikke om å være like bare for å være like. Det handler om å slippe å bruke seks ganger så mye arbeid og tid på noe vi kan løse bedre sammen.

Ingvild Marie Taraldset

Kommunikasjonsrådgiver, Ørsta kommune

Tydelige spilleregler

En felles skjemagruppe er ikke nok i seg selv. For å unngå å gli tilbake i gamle vaner har kommunene også innført nye rutiner og regler:

• Hvert skjema kvalitetssikres i de felles faggruppene før det tas i bruk.
• Nye ønsker meldes inn via et eget skjema.
• Felles først! Uenighet betyr ikke automatisk ulike skjema, først skal skjemagruppen undersøke om forskjellene faktisk er nødvendige.
• Også små samarbeid skal være synlige. Selv om bare to kommuner bruker et skjema, ligger det i fellesbasen. Da kan andre koble seg på senere ved behov.

Én felles base, seks kommuner

Ørsta kommune var allerede pilot på Interact+ og så tidlig muligheter på vegne av fellesskapet. Sammen med Søre Sunnmøre IKT utfordret de oss i ACOS:

Hvordan kan dere hjelpe oss med å bygge felles skjemaer som bare oppdateres ett sted, men som likevel fungerer sømløst for samtlige seks kommuner? 

Resultatet ble samarbeidsfunksjonen i Interact+ Share, der kommuner kan opprette et samarbeid og dele skjema med hverandre. Slik bruker Søre Sunnmøre IKT løsningen:

1. Skjemagruppen lager skjemaet i en felles hovedbase for Søre Sunnmøre IKT.
2. Skjemaet deles i samarbeidsportalen som et synkronisert skjema. Innhold, logikk, maler og datasett kan da bare endres i hovedbasen.
3. Hver kommune henter skjemaet fra samarbeidsportalen, legger på sin egen avlevering og sitt eget stilsett, og publiserer det. Kommunene styrer selv stegene Informasjon, Innlogging, Kvittering og Avlevering.
4. Når skjemaet endres i hovedbasen, blir det automatisk oppdatert hos alle kommunene.

– Når vi nå gjør endringer i et fellesskjema, trenger vi ikke lenger gjøre den samme endringen seks ganger, sier Ingvild.

Når kommunene likevel må være ulike

– Men seks kommuner er fremdeles seks kommuner, minner Ingvild om.

Kommunene har ulike data, ansatte og organisering, ulike rutiner, ulike lokale regler, og ulike meninger. Først undersøker skjemagruppen om forskjellene faktisk er nødvendige. Er de det, bruker de mulighetene i Interact+ i stedet for å bygge nye varianter:

• Større og mer avanserte datasett som dekker alle seks kommunene.
• Tilpasset innhold i samme skjema, for eksempel med eksterne verdier, slik at skjemaet viser riktig informasjon for hver kommune.

– Vi kan for eksempel styre visning og skjuling av felt basert på hvilken kommune innbyggeren tilhører. Skjemaet oppleves dermed skreddersydd lokalt, selv om det er nøyaktig samme løsning i bunn, forklarer Ingvild.

Fra ni vigselsskjema til ett

Skjemaet for borgerlig vigsel viser godt hva samarbeidet har betydd i praksis.

Før hadde de seks kommunene til sammen ni ulike skjema for den samme tjenesten. Volda, Hareid og Ulstein hadde ett skjema for registrering eller bestilling av tid og ett for å ettersende prøvingsattesten. Ørsta, Sande og Herøy hadde samlet alt i ett skjema. Skjemaene hadde også ulike navn, som “Kommunal vigsel”, “Borgarleg vigsel – Registrering” og “Bestilling av tid for seremoni”. 

Nå finnes det ett felles skjema. 

Innbyggeren velger om hen vil bestille tid for vigsel, sende inn prøvingsattest eller begge deler. Underveis får hen kort og klar informasjon om behandlingstid hos Skatteetaten, hvor lenge attesten er gyldig og fristen for å sende den til kommunen. Hver kommune viser skjemaet med sin egen logo og sitt eget stilsett.

Gevinster så langt

Samarbeidet har allerede gitt tydelige resultater for kommunene på Søre Sunnmøre:

• Mindre dobbeltarbeid: Kommunene slipper å bygge og vedlikeholde parallelle skjema.
• Frigjorte ressurser: Tiden som før gikk med til å bygge det samme seks ganger, kan brukes på andre oppgaver.
• Bedre kvalitet: Når kreftene samles, blir det rom for grundigere arbeid med klart språk og effektive prosesser.
• Mer samarbeid mellom fagmiljøene: Felles skjema gjør at fagfolk i de seks kommunene snakker mer sammen og samordner praksisen sin.
• Enklere vedlikehold: Lovendringer og feilrettinger gjøres ett sted og når alle kommunene samtidig. Risikoen for utdaterte skjema blir mye mindre.

Råd til deg som vil samarbeide om skjema

Oppskriften til Søre Sunnmøre fungerer også for andre organisasjoner som vil samarbeide om skjema. Ingvild oppsummerer den slik:

– Vi måtte organisere oss for samarbeid og skaffe oss teknologi for samarbeid. Like der vi kan. Ulike der vi må.

Ingvild Marie Taraldset

Kommunikasjonsrådgiver, Ørsta kommune

Vil dere oppnå de samme gevinstene? Dette er de viktigste rådene fra skjemagruppen:

1. Forankre samarbeidet i ledelsen, og avtalefest mandatet.
2. Sett av dedikert tid, for eksempel én fast dag i uken.
3. Lag felles spilleregler for bestilling og kvalitetssikring, og la «felles først» være utgangspunktet.
4. Start i det små. Også et skjema som bare to kommuner deler, er en god begynnelse.

Vil du utforske mulighetene for skjemasamarbeid?

Du kan komme i gang på to måter:

Markedsplassen er gratis for alle som bruker Interact+. Her kan du hente ferdige skjema som andre kommuner har delt, og dele dine egne med fellesskapet.

Samarbeid er en tilleggstjeneste for organisasjoner som jobber tett sammen og vil ha felles base med skjema som oppdateres automatisk.