Da Solveig Kvamme begynte å jobbe som seniorrådgiver i Sunnmøre kontrollutvalsekretariat, visste hun at det var behov for å tenke nytt rundt dokumenthåndteringen. Det visste også Solveigs leder, som før Solveig begynte var den eneste ansatte i selskapet. Han opplevde at det var vanskelig å holde oversikt over dokumentene, og utfordrende å finne tilbake til riktig informasjon i riktig sak.
– Vi følte begge et sterkt behov for å fremstå mer profesjonelle, forteller Solveig.
Lite selskap, store behov
De to kollegene i SKS IKS vurderte ulike muligheter for å digitalisere dokumenthåndteringen:
– Vi er jo bare to ansatte, så vi har reflektert rundt spørsmålet om vi trenger et stort sak- og arkivsystem, deler Solveig ærlig.
Men konklusjonen kom raskt: Ja, det trenger vi!
– Vi har like stor nytte av et profesjonelt sak- og arkivsystem som de større selskapene, selv om vi kun er en eller to, forklarer Solveig.
For i likhet med små og store kommuner som alle må følge de samme reglene, eksisterer tilsvarende krav til interkommunale selskaper – uavhengig av om de er et lite selskap eller et større IKS.
– Vi har et viktig ansvar!
I lys av å være et offentlig organ, var det derfor viktig å få på plass et forsvarlig system:
– Vi har et viktig ansvar! Både for å ta vare på dokumentasjon på vegne av innbyggere, og for å sikre at alle dokumenter er enkle å etterprøve og enkle å finne tilbake til.
Sunnmøre kontrollutvalsekretariat jobber inn mot 7 kommuner, og Solveig forteller at disse er helt adskilt fra hverandre i arkivet. Dette er blant annet viktig for å sikre riktig tilgangsstyring og å beskytte personvernet i sensitive saker.
– Vi må ha én arkivdel for hver kommune. Dersom det blir en ny kommunesammenslåing, skal vi ha mulighet til å lukke enkelte arkivdeler og ta ut en spesifikk kommune uten at de andre kommunene blir påvirket.
Store gevinster: – Nå har vi mye lavere skuldre!
Valget falt til slutt på det digitale sak- og arkivsystemet WebSak fra ACOS. De erfarte raskt at et system som er stort og profesjonelt også kan være enkelt og brukervennlig.
– Vi opplever at vi har fått en enklere arbeidshverdag med WebSak, det er helt klart!
Solveig Kvamme, seniorrådgiver i SKS IKS
Solveig har mange gode eksempler på hvordan dokumenthåndteringen har blitt betraktelig bedre etter overgangen til WebSak.
1. Fremstår mer profesjonelle
– Vi skriver saker til et folkevalgt organ, og det å få en mer profesjonell formidling til dem har vært viktig for oss. Under overgangen til WebSak fikk jeg kommentarer fra de folkevalgte på at presentasjonen av sakene ble bedre og bedre!
2. Enklere å skrive saker
Solveig er ikke overrasket over slike tilbakemeldinger. I WebSak er det nemlig lettere enn noen gang å skrive gode saker. Solveig beskriver det som å jobbe med usynlige, digitale tråder:
– Se for deg at alle arkivskuffene i ditt digitale arkiv henger sammen ved hjelp av usynlige digitale tråder. Når du går inn i ulike arkivskuffer for å hente ut dokumenter til en sak du skal skrive, danner de digitale trådene en sti tilbake til arkivskuffene. Dette gjør at sakene dine blir enkle å finne igjen, og enkle å etterprøve. Du kan også raskt kryssreferere sakene uten å huske behandlingshistorikken. Alt du trenger å gjøre er å søke opp relevante ord, og så har du full oversikt. Dette er en veldig stor forskjell fra “gamlemåten” med fysiske papirer, hvor man ikke ante hvor dokumentene stammet fra.
3. Større effektivitet med tekstmaler og mappestruktur
WebSak er nesten som å ha en ekstra hukommelse, hevder de to kollegene i SKS IKS. Gode mappestrukturer i arkivet sørger nemlig for at dokumentene ligger lett tilgjengelig til enhver tid. Dermed trenger ingen å huske plasseringen eller bruke mye tid på å finne frem til dokumentene. En annen ting de heller ikke trenger å huske, er hvordan de skal svare på ofte stilte spørsmål:
– Tekstmalene og standardssvarene vi lager i WebSak er kjempenyttige, og hjelper oss veldig, sier Solveig begeistret.
Et eksempel er standardteksten de har skrevet for å forklare at kontrollutvalgene som de er sekretariat for, ikke kan gå inn i enkeltsaker:
– Når vi får inn slike type henvendelser, trenger vi ikke å bruke unødvendig mye tid på å trylle frem gode velformulerte svar. I stedet sender vi ut standardsvaret som allerede er godt gjennomarbeidet. På denne måten får den som henvender seg raskt svar, og vi sparer mye tid.
4. Mindre sårbare for endring
Solveig opplever at WebSak faktisk kan være særlig verdifullt for små selskaper som Sunnmøre kontrollutvalsekretariat.
– Med WebSak blir vi mindre sårbare. Det betyr mye for oss som kun er to ansatte. Dersom en av oss blir fraværende fra jobb, er vi avhengig av at en ny person raskt og enkelt kan gå inn i arkivet og finne igjen ting – uten å måtte knekke koden på hvilke individuelle arkiveringsmetoder noen andre bruker.
5. En mer effektiv møteadministrering
I tillegg til selve sak- og arkivsystemet WebSak, er Solveig stor fan av Møte-modulen til ACOS.
– Vi har blitt helt avhengig av ACOS Møte. Den gjør at vi jobber smartere, og jeg bruker den til alt fra møteinnkalling og oppmelding av saker, til å lage sakslister. Jeg har med meg pc-en inn i alle møter. Og når et møte avsluttes, rekker jeg nesten ikke å forlate rommet før møteprotokollen er ferdig!
6. Unngår menneskelige feil
Mye har blitt enklere med WebSak, men noe har derimot blitt vanskeligere. Heldigvis.
– Det er vanskeligere å gjøre menneskelige feil i WebSak. Det setter jeg stor pris på. Takket være automatiske prosesser, slipper jeg å bruke tid på manuelle oppgaver. Det er til veldig god hjelp! Nå kan jeg bruke energien min på innholdet, i stedet for på alle detaljene rundt.
Solveig Kvamme, seniorrådgiver i SKS IKS
Solveig avslutter med å sitere sin leder:
– Hverdagen flyter rett og slett bedre med WebSak. Nå har vi mye lavere skuldre!
To gode råd til deg som vurderer nytt sak- og arkivsystem
Drømmer du om å ta dokumenthåndteringen til nye høyder? Da har Solveig gode råd til deg:
1. Snok litt rundt, og snakk med en venn!
– Ikke vær redd for å snoke litt rundt hos selskaper som har tilsvarende system, eller som ligner på ditt selskap. Spør hvordan de gjør ting og hva de ville gjort annerledes – og lær av deres erfaringer. Det tenker jeg er lurt, sier Solveig.
Solveig anbefaler å ta utgangspunkt i eget nettverk – og spørre en venn:
– Jobber du i et interkommunale selskap, har du gjerne dyktige kommuner i ryggen. Da kan det være fint å ta kontakt med den som er arkivansvarlig i kommunen og spørre om tips.
2. Våg å hoppe i det!
Er du bekymret for å ta steget over til et nytt sak- og arkivsystem? Solveig kan berolige deg:
– Du trenger ikke være arkivekspert eller arkivutdannet for å bruke et moderne arkivsystem. Du vil få god støtte og hjelp fra leverandøren hele veien. Det er vår erfaring med ACOS.
For Solveig sin leder, som var helt ny i WebSak, var det viktig å kunne stille de “dumme” spørsmålene underveis i innføringsprosjektet.
– ACOS gav oss hele tiden rom for å stille spørsmål, og vi fikk alltid gode svar og hjelp! Dette var viktig for et lite selskap som oss, som ikke har en stor IT-avdeling i ryggen.
Solveig anerkjenner at oppstartsfasen kan oppleves både overveldende og krevende, men da er det viktig å huske at usikkerheten går over og at gevinstene er like rundt hjørnet.
Oppfordringen fra Solveig er derfor klar: Våg å hoppe i det!
– Du ser faktisk ikke hvor mye du trenger et digitalt sak- og arkivsystem før du får det.