Jobber du med plan- eller byggesaker i kommunen? Ja, da vet du hvor avgjørende det er at systemer, prosesser og mennesker spiller godt sammen. Som fagekspert på plan- og byggesaksbehandling, har Birte Gulliksrud hørt mange si at utviklingen går tregt: Informasjon flyter dårlig, digitale løsninger snakker ikke sammen – og oppgaver som kunne gått av seg selv, må fortsatt gjøres manuelt.

Så hva skal til for å få bedre flyt, mindre dobbeltarbeid og mer tid til det som haster? Det starter med å se helheten. Og styrke økosystemet for plan og bygg.

Hva menes med økosystem for plan og bygg?

Et spørsmål som ofte går igjen når Birte holder opplæringskurs eller møter bransjekolleger på stand er følgende:

Hva mener du egentlig med “økosystem" for plan og bygg?

Og det skjønner vi godt! Det høres kanskje litt abstrakt ut. Men i praksis er det ganske enkelt.

Det vi egentlig snakker om er samspillet mellom aktører, arbeidsmåter og digitale verktøy i hele løpet – fra planlegging til ferdig behandlet byggesak. Og det er dette samspillet – eller økosystemet, om du vil – som er nøkkelen til å sikre bedre flyt, mindre dobbeltarbeid og enda bedre tjenester til både innbyggere og utbyggere.

Illustrasjon: KS. Figuren viser dataflyten innen digital plan- og byggesaksbehandling, fra utbygger/søker, via valideringsplattformen på AltInn og videre inn i kommunens saksbehandlingssystemer. Dataflyten går via tjenesteplattformen FIKS.

Les mer om økosystemet for plan og bygg på KS sine nettsider

Men, hvordan står det egentlig til med økosystemet i dag?

Ujevn digitalisering gir utfordringer i byggesaksbehandlingen

Noen kommuner har digitalisert hele løpet. Andre er fortsatt avhengige av papir og PDF-er. De fleste befinner seg et sted midt imellom. 

Uansett hvor langt i digitaliseringsprosessen du og din kommune har kommet, kjenner dere nok på mange av disse utfordringene:

• Informasjon ligger i vedlegg og fritekst, noe som gjør det vanskelig å hente ut og gjenbruke data.
• Plan og bygg behandles som to separate prosesser, selv om de henger tett sammen i praksis.
• Systemene snakker ikke godt nok sammen, noe som fører til manuelle oppgaver, dobbeltregistrering og risiko for feil..
• Og kanskje viktigst: Selv med gode digitale verktøy på plass, er det ikke alle som vet hvordan de skal utnyttes, og de digitale gevinstene uteblir.

Det viser oss én ting: Skal vi få mer igjen for digitaliseringen, må vi ikke bare bruke riktig verktøy – vi må også endre måten vi jobber på. Heldigvis er det ikke så mørkt som det kanskje kan virke! Mange kommuner har allerede startet arbeidet med å styrke økosystemet for plan og bygg, og er derfor godt i gang med å gjøre ting på en smartere måte.

Hvilke tiltak gjøres i dag?  

Det er mye positivt som skjer, både lokalt og nasjonalt. Flere initiativer og samarbeid viser at vi beveger oss mot et felles mål: bedre samhandling, høyere kvalitet og mer effektive prosesser i plan- og byggesakene.

Dette er noen av tiltakene som allerede er i gang:

• Flere tar i bruk eByggesak og digitale skjemaer
• Dokumentasjon valideres automatisk før innsending
• Statlige aktører og leverandører samarbeider tettere enn før
• Det utvikles felles standarder, og kommuner deltar i pilotprosjekter
• Vi får bedre tilgang på plan- og byggdata (blant annet gjennom DOK-analyser)
• Fellestjeneste Bygg validerer innsendinger automatisk
• Åpne API-er og plattform-tankegang gjør det enklere å koble på nye løsninger

Summen av disse tiltakene gir bedre samhandling og danner et viktig grunnlag for videre digital utvikling – som bruk av BIM-modeller, KI og smartere automatisering.

Fem grep for bedre samhandling

Her er fem smarte grep du kan ta – uansett hvor dere er i prosessen:

1. Tenk helhetlig: 

Se plan og bygg som ett sammenhengende løp.

2. Del og lær: 

Hent inspirasjon fra andre kommuner og del det som fungerer hos dere.

3. Bruk riktige verktøy: 

Et dedikert eiendomssystem gir mer flyt og mindre manuelt arbeid.

4. Digitaliser smart: 

Samle inn strukturert data som kan gjenbrukes og deles via integrasjoner.

5. Test nye arbeidsformer: 

Våg å endre prosesser – og del erfaringene dere gjør dere underveis.

Kom i gang med digital byggesaksbehandling – og bli en del av økosystemet

Å bygge et godt digitalt økosystem krever både innsats og samarbeid. Det handler om å involvere de riktige aktørene, sikre datakvalitet, fornye arbeidsprosesser – og samtidig ivareta krav til sikkerhet og personvern. Uansett hvor langt dere har kommet på deres digitaliseringsreise, kan små justeringer gi stor effekt. Når flere kommuner forbedrer sine prosesser og deler erfaringer, bidrar det til bedre samspill på tvers – og gjør hele det digitale landskapet sterkere.

Sitter du nå igjen med spørsmålene: Har vi organisert oss riktig? Bruker vi verktøyene godt nok? Hva mer kan vi hente ut? Heldigvis finnes det god støtte å få! 

Ta kontakt, så kan vi sammen se på hvordan dere kan:

✅ Forankre og strukturere arbeidet i ledelsen
✅ Hente ut flere gevinster fra digitale byggesøknader
✅ Forbedre prosesser og sikre økt datakvalitet
✅ Automatisere rutiner og frigjøre mer tid

Om forfatteren: Birte Gulliksrud 👋🏼

Denne artikkelen er skrevet av Birte Gulliksrud, fagkonsulent for Eiendom i ACOS. Hun har over 20 års erfaring fra kommunal sektor og sak- og arkivsystemer – og har de siste årene jobbet tett med eiendomsteamet i ACOS. Birte kjenner utfordringene med plan- og byggesaksbehandling fra innsiden, og brenner for å hjelpe kommuner med å få bedre flyt, smartere prosesser og løsninger som gir reell verdi i arbeidshverdagen.