26% reduksjon i telefonsamtaler

Drøye to år etter lansering av nye nettsider, taler tallene for seg selv:

• 19% færre telefoner første året etter lansering
• Ytterligere 7% reduksjon etter innføring av digitale skjemaer og digital meldingstjeneste (Nabolaget)
• Totalt 10 494 færre samtaler på halvannet år

Innbyggerne er fornøyd med at informasjon fra kommunen har blitt tydeligere og enklere å finne, og at de kan utføre stadig flere oppgaver selv via nettsiden. 

Anders Jahr, digitaliseringsansvarlig i Enebakk kommune, deler entusiasmen: 

– Det er kjempegode tall. Vi har spart mye tid på at folk bruker digitale kanaler framfor telefon. For brukerne gir det bedre brukeropplevelse og økt tillit, og vi får mye mer positive tilbakemeldinger fra innbyggerne enn før.

Aksel Ian Edgar-Lund, spesialkonsulent, og Anders Jahr, digitaliseringsansvarlig, er fornøyd med å tilby bedre digitale tjenester til innbyggerne i Enebakk kommune.

Les også Kampen om landets beste kommunale nettside

Mer kapasitet til andre oppgaver

Færre henvendelser betyr mer tid til andre oppgaver, og smartere bruk av kommunens ressurser. 

– Vi har flyttet en 40 % ressurs fra kommunikasjon til arkivet, fordi vi hadde et større behov der. Og en hel ressurs fra Servicetorget er flyttet til å jobbe med kommunikasjons- og mediesaker.

For en kommune i en presset ressurssituasjon er dette gull verdt. 

Jahr forteller at kommunen også har en økonomisk gevinst ved å ha alle nettsidene hos én leverandør fremfor fire, slik de hadde tidligere.

Enklere skjemaer gir bedre data

Gamle PDF-skjema er byttet ut med digitale skjema i ACOS Interact. Mens mottak av PDF-skjema krevde mye manuelt arbeid, går dataene nå rett inn i saksbehandlingssystemet og fordeles til riktig saksbehandler.

Alle skjemaer er bygget på nytt etter tre enkle prinsipper: 

1. skriv klart 
2. forenkle
3. ikke spør om informasjon kommunen ikke trenger eller allerede har

Jahr trekker fram søknad om parkeringsløyve for forflytningshemmede (HC-kort) som et godt eksempel 

– Her har vi halvert informasjonen om ordningen og datamengden vi spør om ved å fjerne ting vi ikke trenger.

Nå får de flere riktig utfylte søknader, og slipper å ta kontakt med innbyggerne i etterkant for å etterspørre informasjon eller rette opp feil. 

Nabolaget 

Enebakk kommune har tatt i bruk modulen Nabolaget i ACOS CMS. Nå kan innbyggerne selv melde inn feil på gatelys, vei, avløp med mer. De kan også se hva som er meldt fra før, slik at de slipper å melde inn feil som allerede er kjent for kommunen.

– De som jobber ute i tjenestene på byggdrift og veidrift kan selv gå inn i løsningen og se hvor hull i veien er, i stedet for å lete. De kan også prioritere oppgaver og kvittere ut når feilen er rettet. 

Enkelt og effektivt både for innbyggere og kommunen!

Hva nå, Enebakk?

Gode resultater til tross, Enebakk har ingen planer om å hvile på laurbærene. Nå implementerer de en ny kommunikasjonsstrategi, med mål om å bedre samhandling og tydeligere kommunikasjon, både med innbyggerne og internt i kommunen.  

Klarspråk, kompetansebygging, gode rutiner og samarbeid er viktige stikkord.

For kommunikasjon og digitalisering ikke bare er noe kommunikasjonsavdelingen sentralt jobber med, det er en felles oppgave for hele organisasjonen. 

 – Det er virkelig store gevinster vi jobber med. Det blir veldig spennende å jobbe videre med dette sammen.