Denne guiden gir deg en enkel vei gjennom hele deponeringsprosessen. Du får gode tips og oversikt over bistand vi kan tilby for å levere en komplett og ryddig deponering – uten at det trenger å bli et maratonløp. 

Grunnsteinene i en deponering: hvem, hva og hvorfor?

Før du kaster deg ut i selve deponeringsarbeidet, er det greit å ha styr på noen nøkkelbegreper.

Hvorfor må du deponere?

Kort sagt – for å ta vare på historien. Arkivloven krever at offentlige arkiver bevares for ettertiden. Det handler om å sikre rettighetene til innbyggerne, gi forskere et solid kildemateriale og bevare viktige brikker av vårt felles kulturarv.

Deponering eller avlevering – hva er forskjellen?

Ordene brukes ofte om hverandre, men det er en viktig forskjell:

• Deponering: Du sender en kopi av arkivet til et arkivdepot, for eksempel et IKA eller Arkivverket. 
• Avlevering:  Både arkivet og ansvaret overføres permanent til arkivdepot. Dette er vanligst i statlig sektor. Kommuner beholder normalt både ansvaret og råderetten.

Hvem er involvert i arbeidet?

En god deponering er et lagspill. Selv om du kanskje er arkivansvarlig, klarer ingen dette alene. 

Her er de vanligste ressursene som er involvert i arbeidet:

• Arkivleder: Har det overordnede ansvaret og kjenner arkivets innhold, struktur og historie.
• Fagpersoner/avdelinger: Kilder til verdifull kunnskap når det dukker opp spørsmål om eldre saker eller spesielle prosesser.
• IT-avdelingen: Den tekniske hjelperen som sørger for tilgang til servere og overføring av databaser.
• Arkivdepot: Tidlig involvering anbefales slik at avtaler er på plass før uttrekket pakkes. Arkivdepot er også en viktig lagspiller og kunnskapsressur i prosessen. 
• Systemleverandør: Leverendøren kan hjelpe med “helsesjekk” av basen, slik at dere har bakgrunn for rydding eller med selve uttrekket. 

Reisen mot en godkjent deponering – steg for steg

Når laget er på plass og rollene er avklart, kan du begynne selve reisen mot en godkjent deponering. 

Det lønner seg å dele prosessen inn i to til tre faser slik at du alltid har oversikt over hvor du er og hva som gjenstår. Første fasen er forberedelse og planlegging. I andre fase velger du om du først ønsker å bestille en analyse for egen rydding, så uttrekk, eller om du vil gå for uttrekk med en gang.

Fase 1: Forberedelse og planlegging

• Ta tidlig kontakt med ditt lokale arkivdepot – de har ofte egne sjekklister og veiledninger du kan bruke.
• Avklar omfanget av deponeringen - hvilke tidsperioder og arkivdeler gjelder det?
• Samle teamet: Sørg for at Arkiv og IT har god kommunikasjon og samarbeider fra første dag.

Fase 2: Opprydding og valg av løp

En grundig opprydding i eget system gir kontroll, innsikt og sikrer en langt smidigere teknisk prosess i neste fase. Dette er den verdifulle jobben dere kan gjøre selv. 

Nederst i artikkelen finner du en liste med tips for denne delen av jobben. 

💡 Tips: Ved å kombinere analyse/helsesjekk fra leverandør før egen rydding får du både en god kontroll over innholdet i basen, og en mer  forutsigbar vei mot et godkjent uttrekk.  

I denne fasen vurderer dere også hvilke tjenester dere kan dra god nytte av fra systemleverandøren:

Analyse/Helsesjekk for arkivet: Få en frittstående, grundig gjennomgang av arkivbasen som gir en detaljert tilstandsrapport. Perfekt for deg som ønsker full kontroll og oversikt over arkivets “helse” uavhengig av om du skal deponere eller ikke.  Rapporten gir deg både grunnlag for rydding og et kart for langsiktig forbedringsarbeid.

Noark-uttrekk/Klargjøring og produksjon av arkivuttrekk: Tjenesten du velger når målet er en ferdig deponering eller avlevering. Her tar vi hånd om prosessen – fra korreksjon til et ferdig, validert uttrekk – håndteres fra A til Å. Har du gjort egeninnsats i forkant, går jobben raskere og mer kostnadseffektivt.

Teknisk produksjon og deponering/avlevering

Nå er du inne i den tekniske kjernen av løpet – her omsettes forarbeidet til et ferdig uttrekk.. I ACOS følger vi et fast løp for å sikre kvalitet og sporbarhet. 

Før oppstart bør du ha klart nøkkelopplysninger som:

• Deres avtalenummer/saksnummer hos arkivdepot
• Navn og kontaktinfo til saksbehandler hos arkivdepot
• Hovedansvarlig for deponeringen hos deg
• Eventuelt kommunenummer
• Start med utfylling av “Skjema for arkivbeskrivelse - elektroniske arkiver” og “Sjekkliste for overforing av elektronisk arkivmateriale”. Skjemaene kan hentes fra deres arkivdepot.  Dokumentene sluttføres i samarbeid med uttrekksleverandør på slutten av prosessen. 

Slik jobber vi med prosessen:

1. Mottak av database: IT-avdeling overfører en kopi av database til oss på en sikker måte og vi setter opp basen for uttrekksarbeid.
2. Klargjøring og uttrekk: Eventuelle feil etter analyse/helsesjekk utføres etter avtale, uttrekket produseres etter NOARK 5-standard og testes med Arkivverkets verktøy ARKADE.
3. Når uttrekket er klart og validert, blir dette levert:

• Til arkivdepot: Selve arkivuttrekket sendes til arkivdepot for endelig godkjenning og deponering.
• Til dere – dokumentasjon: All teknisk dokumentasjon, inkludert rapporter og logger fra avleveringsverktøyene, sendes på e-post. Viktig: Denne dokumentasjonen er en del av arkivet og skal legges ved som vedlegg til arkivplanen.
• Tilbake til dere – database: Den ferdigdeponerte databasen returneres til dere. Denne kan dere beholde som en ryddig og oversiktlig historisk base for fremtidige oppslag, da vil uttrekket som er deponert samsvare med arkivbasen som dere søker i.

Den store ryddejobben: Tips til egeninnsats 💡

Før du bestiller et uttrekk, eventuelt etter at du har fått analyse/helsesjekk, kan mye rydding gjøres i sak- og arkivsystemet internt. Her er de vanligste «tidstyvene» som kan forsinke en deponering – og tips til hvordan du løser dem:

1️⃣ Få kontroll på dato-hierarkiet

Dette er det viktigste og mest tidkrevende punktet å få i orden, men prinsippene er ganske så enkle: start- og sluttdatoer må henge logisk sammen fra øverste arkivnivå helt ned til dokumentene og alle datoer må være innenfor nivået over. 

For eksempel kan en saksmappe ikke være eldre enn arkivdelens startdato (med unntak ved periodisering med overlapping) og dokumentdatoer må være innenfor saksdatoene.

• Kontroller at start- og sluttdato er utfylt på alle nivåer
• Sakens datoer ligger innenfor arkivdelens datoer.
• Journaldatoer er innenfor sakens start- og sluttdato
• Kontroller arkivdel, periode og arkiv tilsvarende beskrivelsene for sak og journalpost.

2️⃣ Merk arkivdelene riktig

I et NOARK-uttrekk må det være tydelig definert om en arkivdel er elektronisk, papirbasert eller blanding. Feil eller manglende merking kan gi avvik i godkjenningen.

💡 Tips: Kontroller at merkingen på arkivdeler er riktig. Unngå at feltet ikke står tomt. Benytt merknadsfelt for å kommentere arkivdel. 

3️⃣ Sjekk klassifikasjonen

Alle saker i en arkivdel må være klassifisert med en gyldig arkivkode.

• Sørg for at alle saker har gyldig arkivkode og at primær arkivnøkkel samsvarer med arkivdelen
• Fyll ut manglende primær klassering og verdi om noe mangler

4️⃣ Avslutt det som ikke er avsluttet

Et avsluttet arkiv skal ikke inneholde uavsluttede dokumenter, saker, arkivdeler og perioder. Manglende restanseoppfølging over tid er ofte årsaken til at dokumenter og saker ikke blir avsluttet. 

• Kontroller at saker har status A (Avsluttet) eller U (Utgår)
• Alle journalposter har status A (Arkivert) eller U (Utgår)
• Arkivdeler har status B (Bortsatt) eller U (Uaktuell).

5️⃣ Pass på at filene er lesbare

Dokumentene må være lagret i godkjent bevaringsformat for å være lesbare i fremtiden. Krypterte eller passordbeskyttede filer godkjennes ikke.

• Gamle eller proprietære formater (.doc, .wpd, .pages) bør endres til et godkjent bevaringsformat, for eksempel PDF/A. 
• Vurder også kassasjon før uttrekket, slik at dere ikke tar vare på mer enn nødvendig.
• Alle filer skal ha status F - Dokumentet er ferdigstilt 

Kort oppsummert: En god deponering begynner lenge før selve uttrekket. Med litt planlegging, forarbeid, ryddig og godt samarbeid mellom alle involverte, kan hele prosessen bli mye enklere enn du kanskje tror.

Følger du denne guiden, så har du allerede gjort mye av grunnarbeidet – og er godt på vei mot en deponering, som både du og arkivdepotet kan være fornøyde med.

Usikker på hvor du skal begynne?

Da kan det være smart å begynne med å bestille en analyse/helsesjekk! Du får en grundig gjennomgang av arkivet og en rapport som gir deg full oversikt – hva som er i orden, hva som bør ryddes i, og hvor det er smart å starte hvis du må gjøre noen justeringer før du går videre. 

Ta kontakt via skjemaet under om du har spørsmål, vil sparre litt, eller ønsker et uforpliktende tilbud. Vi hjelper deg gjerne i gang! 👋🏼

Om forfatterne👋🏼

Julia Lunga

Trine-Lise Andreassen