Arkivleder Britt-Unni Baggerød og IT-rådgiver/ingeniør Beate Bringe har flere års erfaring med å bygge digitale skjemaer for Moss kommune. De har designet, testet, justert og oppnådd fantastiske gevinster. Og ikke minst: De har knekt koden på hvilke forberedelser som kreves for å bygge skjema som faktisk gir verdi. 

I denne artikkelen deler de syv gode råd med deg:

1. Forstå organisasjonens behov

Det aller første du bør gjøre er å ta et steg tilbake og løfte blikket. Britt-Unni forklarer at du ikke kan bygge et skjema uten å se det i lys av organisasjonen som helhet.

– Hvis du skal få full effekt av skjemaene du lager, så er viktig at du forstår organisasjonen din, både hvordan den forvaltes og hvordan de ansatte jobber.

Britt-Unni Baggerød

– Dersom du ikke forstår organisasjonens behov, kan du gå glipp av viktig informasjon som påvirker hvordan skjemaet bør bygges. Da risikerer du å lage et skjema som ikke fungerer optimalt når det kommer inn igjen, fordi du overså viktige ting rundt prosessen i forkant, forteller Britt-Unni.

2. Tenk formål og forenkling

Ikke overkompliser skjemabyggingen! Slik lyder det neste rådet som serveres fra kollegene i Moss.

– Digitale skjema skal bidra til å gjøre arbeidsprosessene dine enklere, ikke tyngre. Det fokuset må inn i skjemabyggingen, sier Britt-Unni.

En vanlig fallgruve er å fokusere så mye på å designe et kult skjema, at du bommer på målet. Britt-Unni råder derfor til å ha formålet i bakhodet når du lager et nytt skjema. Hun anbefaler at du spør deg selv: Hva skal jeg oppnå med dette skjemaet? 

– Når målet og brukeren er utgangspunktet for byggingen, øker kvaliteten på datainnsamlingen. Da vil også gevinstene komme, sier Britt-Unni oppmuntrende.

3. Definer en god strategi

Det er viktig å ivareta alle krav som gjelder ved datainnsamling. Skal du for eksempel innhente personopplysninger, er du lovpålagt å følge strenge GDPR-krav som ivaretar brukerens personvern.

Beate anbefaler derfor at du får på plass en strategi som forankres i hele organisasjonen. Strategien bør gi klare retningslinjer for hele prosessen; fra skjemabygging til datainnsamling og oppbevaring.

Moss kommune bruker den digitale plattformen Interact+ fra ACOS til å designe skjema og automatisere datainnsamlingen på en trygg og sikker måte. Og det er ikke tilfeldig hvordan verktøyet brukes i arbeidshverdagen, avslører Britt-Unni:

– Da vi gikk i gang med Interact+ hadde vi en liten arbeidsgruppe som definerte noen strategiske retningslinjer for datainnhentingen. Strategien svarer blant annet på spørsmål som “Hvilke kanaler skal skjemaene publiseres i?”, “Når må vi bruke Interact for å sikre personvern?” og “Hvordan ivaretar vi arkivplikten?”.

Beate forklarer at strategien er viktig for å sikre bevisstgjøring på tvers av hele organisasjonen.

– For kollegene våre er det lett å tenke at man bare kan slenge sammen et enkelt skjema. Men da kan vi henvise til retningslinjene og forklare at skjemaet må bygges i Interact+ for å ivareta sikkerheten.

Beate Bringe

4. Begrens antall skjemabyggere

Før sammenslåingen med Rygge i 2020, var det langt flere skjemabyggere i gamle Moss kommune. Britt-Unni mimrer tilbake, og forteller at det hadde sin bakside:

– Når “alle” får lov til å bygge skjema, uavhengig av kompetanse, blir kvaliteten på skjemaene og datainnhentingen dårligere. Ikke alle har nødvendig kunnskap og forståelse for skjemabygging og hvilken påvirkning den har på hele arbeidsflyten.

Britt-Unni trekker fram overleveringen til arkivet som et konkret eksempel:

– Min erfaring var at det ikke ble tatt tilstrekkelig hensyn til det arkivfaglige i skjemabyggingen. Vi opplevde derfor at det rant inn dokumenter til sak- og arkivsystemet vårt, WebSak, men disse dataene var ikke strukturerte. Dette førte til mye merarbeid for oss.

Britt-Unni råder derfor til å begrense antall skjemabyggere, slik de har valgt å gjøre i nye Moss kommune:

– Det fungerer veldig fint at det kun er vi to som bygger skjemaene. På denne måten sikrer vi at det er god kvalitet på alle skjemaene vi leverer, sier hun glad.

Hun får støtte fra Beate, som understreker at det er sjeldent at kolleger spør om å få lage egne skjemaer.

– Vi sørger for å være raske med å hjelpe når behovet for et nytt skjema melder seg, forsikrer Beate. 

Hun sniker også inn et bonustips:

– Dersom det er behov for å gi flere tilgang til å bygge skjema, er det viktig at det gis god opplæring.

5. “Learning by doing”

Ferdig utlært blir man aldri, erklærer Beate. Når den grunnleggende kompetansen og forståelsen for strategi er på plass, er det “learning by doing” som gjelder:

– Den beste læringen får du ved å faktisk bygge skjema og se hva som fungerer for din organisasjon. Det er en bevisst strategi vi bruker.

Britt-Unni trekker frem innføringen av Interact+ som et godt eksempel. I oppstartsfasen gjennomførte de et kurs i regi av ACOS, og så var det bare å kjøre på:

– Vi valgte å designe alle skjemaene på nytt i Interact+. Vi tok det rett og slett som en del av opplæringen, at vi faktisk sitter og lager skjemaene på nytt, forklarer Britt-Unni fornøyd.

Beate legger til at denne måten å lære på har vært veldig nyttig:

– Når vi står fast under skjemabyggingen, blir vi tvunget til å teste nye løsninger. For meg har den største utfordringen vært å bygge logikk inn i skjemaet. Da må jeg vri litt ekstra på hjernen og tenke litt annerledes. Men det er veldig lærerikt, og det øker også kvaliteten på skjemaet.

6. “Stjel” inspirasjon fra andre

Står du bomfast i skjemabyggingen, er rådet enkelt: Hent inspirasjon fra bransjekollegene dine.

– Vi kommunene har god kontakt og er veldig flinke til å dele skjema med hverandre, smiler Britt-Unni.

Hun forteller at de gjerne titter over kommunegrensene for å hente inspirasjon fra hverandre.

Beate avslører at hun “stjeler” med god samvittighet:

– Dersom en kommune lager et skjema de er fornøyde med, og som vi ikke har, så stjeler jeg fritt fra dem. Og de fra oss. Det er en sterk delingskultur, og det synes vi er veldig fint.

I tillegg til generøse bransjekolleger, er både Beate og Britt-Unni glade for å ha et godt samarbeid med ACOS:

– Under innføringen av Interact+ fikk vi god oppfølging fra ACOS, og vi har et veldig fint samarbeid i dag. Vi får raskt hjelp og gode råd når vi trenger det, og de er alltid lydhøre når vi kommer med innspill eller ønsker til ny funksjonalitet.

7. Du er ikke gift med skjemaene du lager!

Sist, men ikke minst har Beate en viktig påminnelse til alle skjemabyggere der ute:

– Du er ikke gift med skjemaene du lager!

– I en løsning som Interact+ så er det enkelt å gjøre endringer i skjemaet eller bygge ny logikk. Så husk at du har lov til å “slå opp” med skjemaet ditt og velge en ny retning dersom skjemaet ikke presterer slik du ønsker.

Vil du ha flere gode råd?

Fortell oss hva du lurer på 👇🏼