Bli med på høstens webinarrekke og lær hva som skal til for å lykkes med digitale skjema ✨
Les mer og meld deg på her!
Ordet skjema henger igjen fra gode gamle dager da alt var på papir. I dag derimot, er verdien av smarte og digitale skjema en helt annen. Kanskje har ordet skjema hengt igjen litt for lenge?
Å gjøre et skjema elektronisk er ikke et mål i seg selv
Du oppnår ikke de store gevinstene ved å ta et papirskjema og gjøre det elektronisk. Det hjelper ikke å sette strøm på et papir og forvente begeistring fra brukerne eller mottakerne av informasjonen som kommer inn.
Det er mekanismene som ligger bak, rundt og i skjemaet som har verdi. Og ikke minst – hvordan du utnytter dem.
Få tilsendt guide: Slik lager du brukervennlige skjema
Så hva er egentlig et smart skjema, og hva burde vi kalle det?
Du kan oppnå mye mer enn bare digital postgang ved å bruke skjema i digitaliseringen.
Med et smart skjema kan du:
- Strukturere datafangsten
- Automatisere saksbehandlingen
- Automatisere prosesser
- Digitalisere tjenester
Er “skjema” et dekkende nok ord for alt dette?
Eller skulle vi kanskje heller kalt det for en interaksjonsplattform, et samhandlingsverktøy, en datafangstløsning eller kanskje – et digitaliseringsverktøy?
Kjært barn har mange navn, og uansett hva vi kaller det, er det en ting som er sikkert: Mulighetene som følger er verdt å utforske.
Bli med på webinar om smarte skjema
6 smarte funksjoner i et smart skjema
La oss ta en nærmere titt på seks funksjoner i smarte skjema, som gjør dem nettopp det – skikkelig smarte!
1. Automatisk utfylling av data
Med automatisk utfylling i skjema sparer du utfyller for tid, og du kan være sikker på at informasjonen som blir sendt inn er korrekt.
Data kan for eksempel hentes fra:
- Folkeregisteret: Personopplysninger som navn, adresse og informasjon om nærmeste familie
- Kontakt- og reservasjonsregisteret: Telefonnummer og e-post
- Enhetsregisteret: Informasjon om organisasjoner
- Ulike karttjenester: Matrikkeldata med informasjon om eiendommer, kartpunkt eller områder
- AD (Active Directory): Informasjon om ansatte og deres arbeidsforhold
2. Integrasjon mot fagsystem
Med bruk av webservice API kan skjemaet integreres med andre fagsystem eller registre, og både hente ut og sende tilbake data. Her kan du gjenbruke data du allerede har om personen og presentere det i skjemaet, eller oppdatere fagsystemet med ny informasjon basert på valg gjort i skjemaet.
På denne måten kan du både digitalisere tjenester og automatisere saksbehandlingen.
3. Validering i skjema
Med valideringer i skjemaet kan du være sikker på at riktig informasjon blir fylt ut, og at dataene som kommer inn er korrekt. Dette kan også brukes til å stoppe utfyller underveis i skjemaet. Ved å sette krav til utfyllingen basert på definerte regler, kan du i løpet av skjemaet få nok informasjon til å behandle en søknad.
Og vips! Du har automatisert en regelstyrt prosess.
Vil du ta det enda et steg lenger, kan du tilpasse kvitteringsteksten basert på valgene som blir gjort i skjemaet. Da kan du fortelle utfyller at de har fått søknaden innvilget bare sekunder etter at de klikket på send-knappen. Og vedtaket? Det sendes til utfyllerens e-post.
4. Dynamisk skjema
Med bruk av sporvalg i skjemaet kan du gjøre skjemaet dynamisk. Kun feltene som utfyller skal fylle ut, blir synlig i skjemaet. Du kan lage sporvalg med radioknapper og nedtrekklister, eller gjøre det mer avansert med scripts.
5. Utregning av utfylt data
Ved bruk av enkel excel-logikk kan skjemaet gjøre utregninger av utfylt data. Utregningene kan for eksempel brukes til å avgjøre om brukeren skal få sende inn skjema eller ikke, eller definere en sum som brukeren skal betale.
6. Scripting
Med scripting er det mulig å programmere i skjemaet. Dette kan blant annet brukes til å manipulere data i felt og andre elementer, søke opp og hente data fra webservice, datakilder og brukerprofiler. Videre kan du validere gyldigheten av utfylling og valg i skjemaet. Du kan også advare bruker eller forhindre innsending, og evaluere om felt og elementer i skjemaet skal være synlig eller ikke.
Få tilsendt guide: Slik lager du brukervennlige skjema
Så hvordan ser dette ut i praksis?
La oss ta en titt på et konkret case hvor vi ved hjelp av et smart skjema skal digitalisere prosessen med oppdatering av arbeidsavtaler for ansatte.
Denne problemstillingen kom fra fra en av våre kunder:
To kommuner skulle slå seg sammen, ved kommunesammenslåingen i 2020. Dette innebar at alle 4000 ansatte måtte signere en ny arbeidsavtale i den nye kommunen.
Gammel manuell løsning:
1. Leder gjør endringer i fagsystemet. I dette tilfellet Visma HRM
2. Leder oppretter arbeidsavtalen i dokumentmal
3. Fyller så inn opplysningene fra Visma HRM manuelt
4. Leder printer ut arbeidsavtalen
5. Sender arbeidsavtalen til arbeidstakeren
6. Arbeidstaker leser, signerer og leverer avtalen tilbake til leder
7. Leder skanner og arkiverer i personalmappen
Ny digital løsning:
1. Leder gjør endringer i Visma HRM
2. Leder sender ut lenke til alle ansatte til et skjema
3. Ansatt åpner lenken og logges automatisk inn via AD
4. Skjemaet er utfylt med data om stillingen fra Visma HRM
5. Den ansatte ser over at alt er riktig og godtar betingelsene
6. Arbeidsavtalen blir automatisk arkivert i den ansattes personalmappe
Modell av ny løsning
Når lenken til skjemaet deles på intranett, eller i andre interne kanaler, har alle ansatte tilgang til skjemaet. De ansatte møter et ferdig utfylt skjema som godkjennes med ett enkelt klikk og sendes inn. Deretter er det mekanismer i skjemaet som gjør resten av jobben. Snakk om effektivt og enkelt!
Med vårt samhandlingsverktøy, ACOS Interact, kan du selv bygge og vedlikeholde egne smarte skjema. Bli med på webinar og finn ut hvordan!
Les også: Effektiv digitalisering sparte kommunen for tid og penger
Klar for å bygge enkle og smarte skjema?
Ta kontakt med Rose for en spennende prat!
