I denne artikkelen får du 10 enkle tips som gjør det lett å møte kravene – og samtidig sikre en bedre opplevelse for alle som leser dokumentene dine.

Universell utforming: Hva betyr det i praksis?

Universell utforming betyr at dokumentene dine skal kunne leses og forstås av alle – også personer med synsnedsettelser, kognitive utfordringer eller andre funksjonsvariasjoner.

Det betyr at både innhold og struktur må være tilrettelagt – slik at hjelpemidler som skjermlesere kan tolke og presentere informasjonen på riktig måte.

For deg som jobber med saksbehandling, arkivering eller dokumenthåndtering, betyr det at du også må ha fokus på universell utforming – enten du lager en mal, eller bare bruker den. 

Gode tekstmaler sparer deg for tid senere

Mye av grunnlaget for tilgjengelige dokumenter legges i tekstmalene. Har malene riktig struktur og stilsett, blir det enkelt å lage universelt utformede dokumenter – uten at du trenger å tenke på det i hvert steg.

Men det er heller ikke nok å ha gode maler. De må brukes riktig. Her får du 10 grep du kan ta i bruk i Word – enten du tilpasser en mal, gjenbruker et dokument, eller starter helt fra blankt.

10 grep for universell utforming i Word

1. Bruk overskriftsstiler – ikke bare fet skrift. 
   Word sine innebygde stiler (Overskrift 1, 2 osv.) gir dokumentet riktig struktur. Det gjør det mulig for skjermlesere å navigere, og du får automatisk innholdsfortegnelse i PDF.
    
2. Venstrejuster teksten. 
   Venstrejustert tekst er lettere å lese, særlig for personer med dysleksi eller andre leseutfordringer. Blokkjustering kan skape ujevn orddeling og forstyrre leseflyten.
    
3. Velg tydelige skrifttyper – og vær konsekvent. 
   Bruk skrifttyper som er lett å lese, og unngå lange avsnitt med kursiv eller understrek. Pass også på at du bruker samme skrift gjennom hele dokumentet, spesielt hvis du klipper og limer fra andre kilder.
    
4. Lag lister med innebygde funksjon. 
   Ikke skriv lister manuelt med bindestreker eller tall. Bruk knappene som ligger tilgjengelig i Word for punkt- og nummerlister – det gir riktig struktur og bedre lesbarhet for hjelpemidler.
    
5. Husk alternativ tekst på bilder og tabeller.
   Skjermlesere trenger en kort beskrivelse av hva innholdet viser. Legg derfor inn alternativ tekst (alt-tekst) som oppsummerer bildet eller tabellen.
    
6. Bruk beskrivende lenketekster.
   I stedet for å lime inn hele URL-en, skriv en beskrivelse slik at leseren forstår leseren hvor lenken fører, også med skjermleser. Eksempel: Les mer om universell utforming på uutilsynet.no
    
7. Angi dokumentspråk.
   Riktig språkinnstilling sikrer at skjermlesere bruker korrekt uttale og at stavekontrollen fungerer som den skal. Du finner dette under Se gjennom > Språk i Word.
    
8. Sjekk kontrast og fargebruk.
   Sørg for god kontrast mellom tekst og bakgrunn. Ikke bruk farge alene for å formidle viktig informasjon – kombiner med symboler eller tekst.
    
9. Bruk tilgjengelighetssjekk i Word.
   Du finner den under Se gjennom > Kontroller tilgjengelighet. Verktøyet gir deg en oversikt over feil og forbedringspunkter – og forslag til hva du bør rette opp.
    
10. Sørg for at PDF-er er universelt utformet.
    Når du lagrer som PDF, må du aktivere tilgjengelighetsinnstillinger i Word. Bruk alltid "Lagre som" og pass på at strukturen – overskrifter, lister, tabeller – blir med over.

Ønsker du hjelp på veien?

Lurer du på hvordan dere best kan komme i gang, eller kanskje dere trenger litt støtte til å justere eksisterende tekstmaler? 

Vi hjelper deg i riktig retning – enten du har behov for rådgivning, malgjennomgang eller et skreddersydd kurs for teamet ditt. 

Forklar behovet og send inn kontaktskjemaet 👇🏼

Lene hjelper deg gjerne!