ACOS sentral i digitaliseringen av domstolene

Regjeringen har satt et stort fokus på gevinstrealisering og effektivisering gjennom digitalisering. Den pågående moderniseringen i domstolene er et av de største digitaliseringsprosjektene i Norge.

Domstoler_shutterstock_263014436_RED.jpg - Klikk for stort bilde



Innovativ IKT-satsing
 

Samarbeidet mellom ACOS og Domstoladministrasjonen (DA) er et godt eksempel på hvordan effektiv utnyttelse av brukervennlige løsninger og ny teknologi kan bidra til at offentlige virksomheter når sine digitaliseringsmål gjennom en innovativ IKT-satsing. Domstoladministrasjonen er den administrative overbygningen for landets domstoler og jordskifteretter; Høyesterett, 6 lagmannsretter, 66 tingretter, 5 jordskifteoverretter og 34 jordskifteretter. Selve Domstoladministrasjonen har rundt 90 medarbeidere og er lokalisert i Trondheim, men avtalen omfatter også Domstolenes totalt 104 lokasjoner i Norge, med mellom 4 og 200 brukere per lokasjon.
 
Siden 2014 har Domstoladministrasjonen benyttet WebSak som sitt nye sak- og arkivsystem. Avtalen er en del av overgangen til ny tjenesteorientert arkitektur i DA – herunder fornying av løsninger for forvaltningsmessig og administrativ saksbehandling, samt arkivering gjennom fullelektronisk arkiv. Prosjektet har inkludert både erstatning av DA sin tidligere Noark-løsning (Doculive) for administrative saker, men i tillegg erstattet DA også sin tidligere arkivkjerne (ePhorte) i fagsystemet LOVISA på sikker sone med WebSak. Til sammen vil rundt 2000 brukere ha tilgang til WebSak som organisasjonens nye sak- og arkivsystem.
 

Kolossal dokumentproduksjon og konverteringsprosjekt


 

LOVISA (Lovinformasjonssystem) er det daglige arbeidsverktøyet til dommere og saksbehandlere i ting- og lagmannsretter over hele landet, og brukes i alle straffesaker og sivile saker i Norge. Systemet er en helhetlig saksbehandlingsløsning som støtter registrering, behandling og rapportering av alle typer retts- og forvaltningssaker. LOVISA er utviklet og vedlikeholdes av Computas, som i samarbeid med ACOS har etablert en sømløs integrasjon mellom WebSak og LOVISA. Integrasjonen genererer potensielt over 20 000 dokumenter daglig, med WebSak som dokumentlager, og ACOS har utviklet et spesialtilpasset integrasjonsgrensesnitt som håndterer denne enorme dokumentproduksjonen.

Høsten 2015 gjennomførte ACOS også selve driftskonverteringen fra ePhorte til WebSak, noe som omfattet over 34 millioner journalposter tilbake fra 2003. Selve konverteringen, som ble gjennomført i løpet av en helg, er en av de største driftskonverteringene til et Noark-5 system i Norge noensinne.

Anne_Gro_rund_small.png - Klikk for stort bilde Avtalen med Domstoladministrasjonen inkluderer et av de største integrasjon- og konverteringsprosjektene ACOS har deltatt i. Det er derfor gledelig at vi ble vurdert som den prefererte leverandøren for DA sin nye dokumenthåndteringsløsing. Domstoladministrasjonen har en offensiv IKT-satsing for å fornye sine systemer, og en stadig øking i både antall saker og kompleksitet gjør oss stolte av å være en del av deres innovative målbilde for dokument- og informasjonsforvaltning.
Anne Gro Hellsten, markedsdirektør i ACOS

 

Godt forankret målsetning og gjennomføringsevne


 

Samarbeidet mellom ACOS og Domstoladministrasjonen har vært inndelt i tre faser, der Fase 1 inkluderte innføringen i administrasjonen hos DA og Fase 2 omfattet selve driftskonverteringen og integrasjonsprosjektet mellom WebSak og Lovisa. Fase 3, som fortsatt er aktiv, omfatter innføring av WebSak til samtlige brukere for Domstolenes 104 lokasjoner, som totalt omfatter nærmere 2000 ansatte.
 
Domstoladministrasjonen hadde en klar målsetning om å fase ut papirdokumenter til fordel for elektroniske, samt å modernisere dokumentbehandling-komponenten i LOVISA. Det var en målsetning som er tungt forankret i DA sin øverste ledelse. I tillegg skulle all arkivering skje i henhold til Noark 5 og avlevering til Riksarkivet skulle forenkles. Endre Helgesen Skjetne, seniorrådgiver i Domstoladministrasjonen og systemansvarlig for LOVISA, trekker også frem viktigheten av å strømlinjeforme systemarkitekturen gjennom et veldefinert dokument-API som et sentralt element i prosjektet.
 
For oss var det essensielt å sikre robusthet, skalerbarhet og ytelse med tanke på å konsolidere alle rettsinstanser på samme samsbehandlingsplattform. Identifisering av riktig kompetanse for de ulike fasene av prosjektet og et sterkt fokus på arkitektur- og designfasen i prosjektet har også vært avgjørende for at prosjektet så langt har vært en suksess. Samarbeidet med ACOS har fungert meget tilfredsstillende i både innførings- og integrasjonsprosjektet. Evalueringen og mottakelsen av WebSak som nytt sak- og arkivsystem i Domstoladministrasjonen har også vært særdeles god.
Endre Helgesen Skjetne, seniorrådgiver i Domstoladministrasjonen