KLP velger ACOS WebSak

ACOS signerte nylig kontrakt med finanskonsernet KLP om innføring av dokumenthåndteringssystemet WebSak Fokus. Avtalen er en av årets viktigste for ACOS, og markerer en milepæl for firmaet. Kontraktsverdien er på rundt 5 millioner inkludert opsjoner, og den har en minstevarighet på 5 år.

KLP-bilde.jpg - Klikk for stort bilde

KLP har i en periode jobbet med kartleggingsprosessen rundt aktuelle leverandører og systemer, og etter en evaluering av totalt fire leverandører (hvorav to Noark5-godkjente) ble selve anskaffelsen gjennomført fra juni til slutten av september. 

Sentralt for anskaffelsen var å velge en løsning som best mulig kunne ivareta KLP sine behov for saksbehandling og arkivering, primært av administrative saker og dokumenter i første omgang, men med mulighet for ytterligere inkludering av både eksterne parter og flere prosesser i konsernet, sier prosjektleder Fred Olav Ødegaard i KLP.
 
Kriteriene for valg av nytt elektronisk konsernarkiv for KLP var systemkrav og brukerbehov, leverandøregenskaper, pris, samt utvidede muligheter i systemet. ACOS og WebSak Fokus ble under disse kriteriene tildelt høyest poengscore i vektingen fra prosjektgruppen i KLP. Muligheter til å utnytte øvrige løsninger fra ACOS var også utslagsgivende for KLP sitt valg.
 
Vi ønsket å finne en løsning som kunne tilby KLP en utvidet bruk de kommende årene, og ett av de viktigste kriteriene vi ønsket å utfordre de aktuelle leverandørene på var derfor KLP sine behov i et langsiktig perspektiv. Brukervennlighet og en intuitiv tilnærming til blant annet saksbehandling direkte i Outlook og integrasjoner til SharePoint var også blant våre viktigste evalueringssområder. Etter vår vurdering hadde ACOS den beste tilnærmingen her, supplerer avdelingsleder for Dokumentsenteret i KLP, Trine Støer. 
 
For ACOS er avtalen den største firmaet har inngått i 2014, og salgssjef for Dokumenthåndtering i ACOS, Marianne Venemyr - som også har vært tilbudsansvarlig i prosessen - er svært fornøyd med å ha fått Norges største livforsikringsselskap som kunde.
 
 
Å bli valgt som leverandør til å bidra med digitalisering og forenkling av KLP sine arbeidsprosesser og saksbehandling gjennom bruk av våre løsninger er noe vi selvsagt er veldig stolte over. At KLP i tillegg representerer et svært spennende markedssegment, som ikke er pålagt å velge Noark-godkjente dokumenthåndteringssystemer, gjør det ekstra motiverende at nettopp WebSak Fokus foretrekkes som ny løsning, sier Venemyr. 
 
KLP starter i første omgang med rundt 200 brukere og en opsjon på ytterligere 600 brukere. Det er også inkludert opsjoner på flere tilleggsmoduler til WebSak, slik at avtalen dermed kan utvides etter organisasjonens behov. Innføringsprosjektet har allerede startet og planen er at KLP går i drift med WebSak Fokus i slutten av første kvartal 2015. 
 
 

Kort om KLP

 
Kommunal Landspensjonskasse er Norges største livforsikringsselskap med en forvaltningskapital på 442 milliarder kroner og over 860 ansatte. Selskapet leverer pensjons-, finans-, og forsikringstjenester til kommuner og fylkeskommuner, helseforetak og til bedrifter både i offentlig og privat sektor og deres ansatte.