Gjøvik kommune velger ACOS som digitaliseringspartner

Nylig signerte ACOS kontrakt med Gjøvik kommune om å levere nytt sak- og arkivsystem med tilleggsmoduler. Systemet blir et sentralt ledd i kommunens strategi for digitalisering.

Avtalen omfatter innføring av systemet WebSak Fokus, løsninger for automatisert datafangst, effektiv arbeidsflyt, digital ekspedering gjennom nasjonale felleskomponenter og en omfattende konvertering fra kommunens eksisterende sak- og arkivsystem, ESA. Anskaffelsen har pågått gjennom det siste halve året.

Gjøvik_kommune_signering.jpg - Klikk for stort bilde

Fra venstre; Marianne Venemyr (salgssjef, Dokumenthåndtering i ACOS), Magnus Mathisen (rådmann, Gjøvik kommune), Thore Amundsen (innkjøpssjef, fellesenhet i Gjøvikregionen), Aasbjørn Pålshagen (spesialrådgiver og prosjektansvarlig) og Hans Ivar Festad (prosjektleder nytt sak- og arkivsystem).

 

Gjøvik kommune har hatt en klar og målrettet strategi rundt sin anskaffelse av nytt dokumenthåndterings-system, og ACOS vil fungere som kommunens digitaliseringspartner også utover det rent saksbehandlings- og arkivrelaterte. Dette inkluderer bl.a. rådgiving og sparring rundt effektiv og optimal bruk av våre hyllevareprodukter, men også et samarbeid rundt utnyttelse av nasjonale felleskomponenter for å skape en heldigital kommune med en offensiv elektronisk innbyggerdialog. Utvidet skjema/datafangst, innsynspublisering av fulltekstdokumenter, bygg-, plan- og delingssaksbehandling i tråd med etablerte standarder, samt digital ekspedering er bare noen av satsingsområdene Gjøvik kommune og ACOS vil samarbeide tett om i tiden fremover. Avtalen har en varighet på 15 år.

Hovedtrekkene i vår målsetning er forenkling av arbeidsprosesser og rutiner gjennom digitalisering og automatisering, sier prosjektleder for nytt sak- og arkivsystem, Hans Ivar Festad. Vi var helt klare på at vi ønsket et godkjent Noark 5-komplett system, og la i konkurransen stor vekt på at leverandørene skulle beskrive og vise hvordan deres løsninger ville bidra til å understøtte realiseringen av vårt målbilde. ACOS har gjennom denne prosessen vist at de kan levere kvalitet i alle ledd. De har vært lydhøre for våre innspill og krav, og har presentert en helhetlig tankegang rundt digitalisering i forvaltningen. Dette oppfatter vi som fremtidsrettet, både for de ansatte som brukere av systemet og for brukerne vi som kommune skal serve. ACOS sin tilnærming til en fullelektronisk hverdag, bygget inn i WebSak med tilleggsmoduler, ivaretar alle de behov for løsninger Gjøvik kommune har etterspurt i denne anskaffelsen.
Hans Ivar Festad, prosjektleder Gjøvik kommune
 
Gjøvik kommune har en stram tidsplan for implementeringen, blant annet grunnet ombygging av rådhuset. Ettersom kommunen ved årsskiftet skal på flyttefot til midlertidige lokaler må det nye systemet med tilhørende arbeidsflyter være i operativ drift fra 2. januar 2017 . Derfor er kommunen også helt avhengig av at leveransen og innføringsprosessen holder tidsplanen.
 
Vi hadde en grundig prosess med en klar fremdriftsplan. En viktig del av anskaffelsen var å sikre et innføringsløp som var i tråd med Gjøvik kommune sine tidfestede planer. Dette vil kreve mye av vår egen organisasjon, men ACOS har tatt et betydelig og nødvendig ansvar for at vi skal lykkes i denne prosessen, sier spesialrådgiver og prosjektansvarlig Aasbjørn Pålshagen. Funksjonalitet og brukervennlighet var premissgivende for valget av leverandør, spesielt sett sammen med implementeringsprosessen. ACOS skilte seg ut med et meget intuitivt og enkelt grensesnitt – både for generell saksbehandling, teknisk etat, personal, samt for ledelsen. Konverteringskonseptet til ACOS var helt i tråd med våre behov, og integrasjonsmulighetene for WebSak var etter vår vurdering de beste.
Aasbjørn Pålshagen, spesialrådgiver og prosjektansvarlig Gjøvik kommune
 
Innføringsprosjektet vil pågå fra august og utover høsten. Dette krever en grundig fremdriftsplan med klare ansvarsområder for både leverandør og kunde, og med viktige milepæler underveis i prosessen. Kontrakten med Gjøvik kommune markerer ACOS sin 143. kommunekunde på WebSak.
 
Dette er en av de mest profesjonelle prosessene vi har deltatt i, og vi må berømme Gjøvik kommune for et meget grundig forarbeid og evaluering, samt gode spørsmål og engasjement under demonstrasjonene av WebSak med de aktuelle tilleggsmodulene. At vi scorer så høyt på brukervennlighet og leveranse er selvsagt ekstra gledelig. Det viser at investeringen vår i fremtidsrettet teknologi og prosjektmetodikk gir resultater. Vi er veldig stolte over å ha blitt valgt som Gjøvik kommunes leverandør av nytt sak- og arkivsystem, og ser frem til å få være deres digitaliseringspartner i de kommende 15 årene.
Marianne Venemyr, salgssjef for Dokumenthåndtering i ACOS
 
Rådmann i Gjøvik kommune, Magnus Mathisen, understreker at kommunen har startet et spennende digitaliseringsløp som skal løfte Gjøvik kommune fram mot en fulldigitalisert hverdag for sine ansatte, brukere og innbyggere.
 
Vi skal tilby tjenester av høy kvalitet tilpasset de krav våre innbyggere setter til oss. ACOS har gjennom denne prosessen delt sine tanker om digitalisering i offentlig sektor og hvordan de vurderer dette relatert til sin kompetanse og produkter. Disse tankene henger meget godt sammen med Gjøvik kommunes visjoner. Vi tror på et svært konstruktivt samarbeid i årene som kommer. ACOS vil med andre ord være en viktig og strategisk samarbeidspartner i jobben med å digitalisere kommunen.
Magnus Mathisen, Rådmann i Gjøvik kommune

 

Les artikkel om avtalen i Computerworld.


Om Gjøvik kommune
 
Gjøvik kommune har passert 30.000 innbyggere og er den største kommunen i Oppland, samt den raskest voksende bykommunen i region innlandet. Kommunen er et regionsenter for Gjøvikregionen, som foruten Gjøvik består av kommunene Østre og Vestre Toten, og Søndre og Nordre Land. Regionen har om lag 70.000 innbyggere og utgjør den mest folkerike del av Oppland fylke. Kommunesenteret er Gjøvik by som ligger ved Mjøsa, også kalt «Den hvite by ved Mjøsa». Hjuldamperen DS «Skibladner», «Mjøsas hvite svane», har sin hjemmehavn her, og byen var en av vertsbyene under OL på Lillehammer i 1994 da Gjøvik Olympiske Fjellhall var arena for ishockey.
 

Kontrakten signeres. På bilde fra venstre: Marianne Venemyr (Salgssjef for Dokumenthåndtering i ACOS), Magnus Mathisen (Rådmann Gjøvik kommune), Thore Amundsen (Innkjøpssjef, fellesenhet i Gjøvikregionen), Aasbjørn Pålshagen (Spesialrådgiver og prosjektansvarlig) og Hans Ivar Festad (Prosjektleder nytt sak- og arkivsystem).