Akershus fylkeskommune digitaliserer tjenester på nett

Solveig Rødland, webredaktør og prosjektleder i Akershus fylkeskommune og Tormod Dag Fikse, konsulent og prosjektansvarlig i ACOS. - Klikk for stort bildeSolveig Rødland, webredaktør og prosjektleder i Akershus fylkeskommune og Tormod Dag Fikse, konsulent og prosjektansvarlig i ACOS. Akershus fylkeskommune ønsker å tilby innbyggere og ansatte effektive digitale verktøy. Nylig gjennomførte de en anskaffelsesprosess av verktøy for produksjon av digitale skjemaer. ACOS ble tildelt kontrakten, og er nå i gang med å implementere ACOS SkjemaDesigner i fylkeskommunen. Verktøyet gjør det mulig for fylkeskommunen å bygge intelligente, brukervennlige og integrerbare skjemaer både til ansatte og publikum.
 

Dagens situasjon


Akershus fylkeskommune har mange skjemaer på ulike områder både internt og eksternt. En stor del av skjemaene er i dag kun tilgjengelige som word/PDF‐skjema via nettsider. Dette medfører at brukerne må fylle ut og sende inn skjema enten som vedlegg til e‐post eller i ordinær postgang. Skjemaene har ikke mulighet for automatisk utfylling eller kontroll av utfylt informasjon. Konsekvensen er at søknader kan inneholde feil og mangler, som igjen forsinker saksbehandlingen.
 Akershus_fylkes_Solveig_Rødland.png - Klikk for stort bilde

 


En løsning med «papirskjema» på nettsiden er lite brukervennlig og gir mye ekstraarbeid for oss internt ved arkivering og saksbehandling. Vi har derfor gått til anskaffelse av et brukervennlig skjemaverktøy slik at vi kan få på plass skjema som fungerer langt bedre både for oss og våre målgrupper.
Solveig Rødland, prosjektleder for Akershus fylkeskommune  
 


Bygger, publiserer og vedlikeholder egne skjema


ACOS SkjemaDesigner gjør det mulig å bygge, publisere og vedlikeholde dine egne skjema. Skjemaene er mobiltilpasset og følger også ELMER 3 standarden. Løsningen ble i anbudskonkurransen vurdert som den mest brukervennlige, både når det gjelder å bygge skjema, lage og gjenbruke maler. Videre inneholder løsningen feltblokker. Det gjør det dermed enkelt å sette inn og endre felttyper, legge til hjelpetekster, sette sporvalg, validering m.m. Akershus fylkeskommune vurderte systemet som svært brukervennlig. Videre trakk de frem at det er svært positivt at løsningen har standardmoduler for henting av informasjon fra offentlige registre og har standard grensesnitt for avlevering til ulike sak- og arkivsystemer.


Thormod_Hellesøy_rund.png - Klikk for stort bilde
Vi er svært glade for den positive mottakelsen ACOS SkjemaDesigner har fått i markedet og at Akershus fylkeskommune nå også tar i bruk løsningen. Over 100 offentlige etater og kommuner har nå digitalisert sine skjema med dette verktøyet. Vi ser det som en stor anerkjennelse at selv en stor organisasjon med mange krav til ny skjemaløsning, kan få dekket sine behov med vårt standardprodukt. Den fleksibiliteten som er bygget inn i løsningen gjør at vi kan dekke de fleste skjemabehov for mange ulike typer organisasjoner, uten kostbar skreddersøm.
Thormod Hellesøy, produktsjef for skjemaløsningene i ACOS.


Fylkeskommunen er allerede i gang med prosjektet, og i løpet av høsten 2017 vil de første skjemaene være klare.
 
Digitale skjema skal gjøre det enklere både for brukerne å søke og kommunisere med fylkeskommunen. I tillegg vil det bidra til å effektivisere intern saksbehandling og arkivering. At vi nå får en skjemaløsning der vi selv enkelt kan opprette og administrere et fritt antall skjema, vil gjøre oss mindre leverandøravhengig og spare konsulentkostnader på bygging av skjema. Vi ønsker å  benytte løsningen til å bygge alt fra enkle skjemaer lenket opp fra nettsider, til mer avanserte søknader eksternt og internt. Dataene fra skjemaene får vi importert direkte inn i vår saksbehandlingsløsning uten manuell registering.
Solveig Rødland, prosjektleder for Akershus fylkeskommune 

 

Raske gevinster som gir stor effekt


ACOS opplever stor etterspørsel etter ACOS SkjemaDesigner. Mange organisasjoner står i samme situasjon som Akershus fylkeskommune og ser at tiden er moden for å gjøre et digitalt løft på sine skjema. Forventningene til innbyggere og ansatte øker raskt.
Tormod_Dag_Fikse_rund.png - Klikk for stort bilde

 

Publikum har i dag større forventninger til offentlige løsninger enn det PDF-skjema kan innfri. Det er forventet at skjemaer kan fylles ut enkelt både på PC, nettbrett og mobil, og at du ikke blir bedt om å fylle ut opplysninger som det offentlige allerede har eller ikke trenger. Heldigitale skjema gir en helt annen effekt enn det å gjøre gamle papirskjema tilgjengelig på nett. For å sikre datakvaliteten og en effektiv informasjonsflyt er du nødt til å ta i bruk heldigitale løsninger.
Tormod Dag Fikse, prosjektleder i ACOS



ACOS har mange organisasjoner som kan vise til at saksbehandlingstiden går ned og publikum får raskere svar som følge av løsningen. Det trengs et kraftig skjemaverktøy for å bygge skjema som er enkelt å benytte, og samtidig tilfredsstiller kravene til offentlige nettsider og skjemaløsninger. ACOS SkjemaDesigner er bygget nettopp for å dekke de kravene en organisasjon må ta høyde for når de skal bygge skjema.
 
Med ACOS SkjemaDesigner får våre kunder dekket kravene i ELMER-standarden og krav til universell utforming, og skjemaene kan enkelt avleveres til sak- og arkivsystemer via standardintegrasjoner. En kan også benytte muligheten for e-Signering, oppslag i sentrale dataregistre og bruk av nasjonale felleskomponenter m.m. I sum gir dette fleksibiliteten de fleste organisasjoner trenger for å dekke sitt digitale skjemabehov, konkluderer Thormod Hellesøy i ACOS.