Oslo kommune inngår storkontrakt om leveranse av nytt sak- og arkivsystem

ACOS signerte nylig kontrakt om leveranse av nytt sak- og arkivsystem til Oslo kommune. Oslo kommune er en av Norges største arbeidsgivere med over 50 000 ansatte. Avtalen blir dermed den desidert største kommunale anskaffelsen av et Noark 5-godkjent dokumenthåndteringssystem, og en av Norges mest omfattende sak- og arkivinnføringer på tvers av statlig og kommunal sektor.

oslo_radhus_acos_artikkel.jpg - Klikk for stort bilde


Digitalisering og sikring av kommunen sin kollektive hukommelse
 

Byrådet har bestemt at Oslo skal bli best på å levere fremtidsrettede og brukervennlige digitale løsninger. En ny arkivløsning bidrar til å gjøre digitaliseringsarbeidet enklere, og i høst starter innføringen av en fremtidsrettet IT-løsning for sak-, arkiv- og dokumenthåndtering som oppfyller lover og forskrifter på arkivområdet, og som følger norsk offentlig arkivstandard (NOARK). Systemet skal etter hvert benyttes i alle kommunens over 50 etater og bydeler, og bidra til en mer effektiv dokumentforvaltning og enklere samhandling innad i kommunen.

Robert Steen, byråd_rund.png - Klikk for stort bilde
Innføringen av nytt arkivsystem er et viktig skritt, og del av et svært omfattende løft, innen elektroniske tjenester og digital kommunikasjon i Oslo kommune. Dette vil bidra til effektivisering og enklere samhandling innad i kommunen, og en enklere hverdag og for Oslos innbyggere.
Robert Steen, finansbyråd i Oslo kommune


Målet for anskaffelsen er å fornye IT-systemene og digitalisere arbeidsprosessene. Kontrakten vil være med å sikre dette ved å gi Oslo kommune:
 
•    en effektiv løsning for elektronisk dokumenthåndtering og arkivering
•    sikre økt bevaring og bruk av kommunens hukommelse
•    økt arkivering og journalføring (også fra andre elektroniske tjenester og fagsystemer)
•    en enklere og mer helthetlig systemportefølje
•    videreformidle mulighetene i ny teknologi på tvers av sektorer og virksomheter
•    samkjøre og effektivisere tjenester for en økt servicegrad til innbyggere og samarbeidspartnere

Avtalen er konsernovergripende, noe som betyr at alle kommunens etater og bydeler etter hvert skal benytte systemet. Oslo kommune blir med dette også ACOS sin største kunde, og kontrakten har en verdi på rundt 50 millioner kroner. Løsningen som er valgt er ACOS sin standard programvare, ACOS WebSak, på området sak-, arkiv- og dokumentbehandling. Fra før benytter over 1/3 av norske kommuner denne dokumenthåndteringsløsningen.
 
Det er en stor tillitserklæring at Norges største kommune velger oss som en så sentral samarbeidspartner innenfor digitalisering i Oslo kommune. Vi er også veldig stolte over at Oslo kommune med dette satser på en norskutviklet hyllevareløsning. Vi har jobbet målrettet for å tilby den mest brukervennlige og innovative dokumenthåndteringsløsningen i markedet. Denne avtalen bekrefter at ACOS tilbyr produkter og tjenester som er ledende innenfor vårt fagfelt. Vi ser frem til å kunne jobbe tett sammen med Oslo kommune i årene fremover, og bidra med vår kompetanse i deres viktige digitaliseringsarbeid.
Bent-Inge Storheim, daglig leder i ACOS.
 

 

ACOS innfridde alle krav


Systemet som nå skal implementeres inkluderer også flere tilhørende moduler til ACOS WebSak. Dermed får de ulike virksomhetene i Oslo kommune en komplett løsning for både saksbehandling, søk, datafangst, ekspedering, møte- og utvalgsfunksjonalitet, arbeidsflyt, ledelsesinformasjon og rapporter. I tillegg skal en rekke av kommunens fagsystemer integreres med WebSak for å sikre kommunens kollektive hukommelse og den forskriftsmessige fortløpende arkiveringen. ACOS skal også levere et stort sett med tjenester i forbindelse med denne leveransen.

Les hva Utdanningsnytt skriver om saken.

Les hva Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) skriver om saken.
 

Om Oslo kommune
 

Oslo er Norges hovedstad og største by med rundt 660 000 innbyggere. Oslo er i tillegg en av Europas raskest voksende byer, og er forventet å bli en millionby innen 2040. For å håndtere befolkningsveksten og gi et bedre tilbud til kommunens innbyggere og næringsliv er digitalisering av kommunens over 50 ulike virksomheter en nøkkel. Oslo kommune satser betydelig på innføring av elektroniske tjenester til erstatning for manuelle prosesser og papirbaserte rutiner. Ny teknologi og endrede arbeidsprosesser skal gi brukeren (innbygger og næringsliv) tilgang til kommunens tjenester når som helst på døgnet, hele uken gjennom.
Byrådsavdeling for finans, Seksjon for digitalisering, har konsernansvar for kommunens satsning innenfor digitale tjenester, IKT-styring og IKT-infrastruktur. Oslo kommune har ambisiøse målsettinger, og elektronisk kommunikasjon skal være den primære kanalen for samhandling der dette er mulig og hensiktsmessig.