Fra papir til digitale prosesser
Med jevne mellomrom oppdaterer Larvik kommune sine etiske retningslinjer, taushetserklæringer og andre dokumenter på personalmappen til sine 4 000 ansatte. Dette tilsvarer over 30 sider med dokumenter per ansatt, noe som har gjort oppdateringen til en tidkrevende prosess for kommunen. Fram til nå. Med hjelp av løsninger fra ACOS har kommunen digitalisert og automatisert hele prosessen.
Før digitalisering
- Utskrift av 30 sider med dokumenter per ansatt.
- Ansatte signerer og leverer til leder
- Dokumentene scannes inn i store bunker
- Personalsystemet oppdateres manuelt
- Tidsbruk: 230 dagsverk
Etter digitalisering
- Utfylling av digitalt skjema gjøres av ansatt
- Skjemaløsningen gjør automatisk sjekk i økonomisystemet på om dokumentet allerede er signert
- Validering som hindrer innsending før alle obligatoriske felt fylt ut og vedlegg lastet opp
- Innlogging med AD-bruker autentiserer bruker og er definert som elektronisk signatur
- Automatisk oppdatering av økonomisystem og arkivering til arkiv
- Tidsbruk: 58 dagsverk
Smarte, digitale skjema koblet sammen = arbeidsflyt
Med en løsning laget i Interact og Interact Flow er tidsforbruket primært det hver ansatt bruker av sin tid på å fylle ut og laste opp vedlegg. Totalt har Larvik estimert tidsforbruket til 58 dagsverk, altså en besparelse på 164 dagsverk.
I denne løsningen møter den ansatte et skjema som allerede er utfylt med deres personlige informasjon hentet fra kommunens AD. Den ansatte trenger kun å lese gjennom og gi sitt samtykke. Skjemaet sendes til personalmappen i arkivet og oppdatering av Agresso gjøres automatisk.
Bygger skjema og arbeidsflyter på egenhånd
En svært viktig effekt av dette arbeidet er at kommunen nå har fått strukturert dataene sine om de ansatte både på personnivå (info om person) og på avdelingsnivå. Dette har lagt grunnlag for nye tjenester som skal digitaliseres i fremtiden:
- endring av stillinger
- offboarding
- permisjonssøknader
Med skjema- og arbeidsflytløsning fra ACOS kan kommunen selv bygge så mange skjemadialoger som de ønsker. I tillegg kan de hente inn ferdiglagde skjema som andre kommuner har laget.
Les mer om ACOS Interact eller ACOS Interact Flow
Ønsker du mer informasjon om løsningene?
Legg igjen kontaktinformasjonen din under, så hører du fra oss innen kort tid