Oslo kommune tar i bruk WebSak

Oslo kommune er vår største kommunale kunde og omfatter kommunens 50 virksomheter med til sammen over 50 000 ansatte. Oslo kommune skal bli best på å levere fremtidsrettede og brukervennlige digitale løsninger og en moderne sak- og arkivløsning bidrar til å gjøre digitaliseringsarbeidet enklere.

Målet for anskaffelsen er å fornye IT-systemene og digitalisere arbeidsprosessene i kommunens mange etater, foretak og bydeler. Implementeringen av ACOS WebSak vil gi Oslo kommune:

  • en effektiv og moderne løsning for elektronisk dokumentforvaltning
  • økt arkivering og journalføring – også fra andre elektroniske tjenester og fagsystemer
  • bedre bevaring med god gjenbruk av kommunens hukommelse 
  • en enklere og mer helthetlig systemportefølje for bedre samhandling innad i kommunen
  • videreformidling av mulighetene i ny teknologi på tvers av sektorer og virksomheter
  • samkjøring og effektivisering av tjenester for en økt servicegrad til innbyggere og samarbeidspartnere

Det er gjennomført flere virksomhetsimplementeringer siden avtaleinngåelsen, og øvrige etater, bydeler, kommunale foretak og virksomheter er enten i pågående prosjekt eller i klargjørings- og oppstartsfasen. Utrullingen koordineres i tett samarbeid med kommunens avtaleforvaltere og prosjektansvarlige ressurser.

Blant kommunens virksomheter som nå benytter ACOS WebSak er Utviklings- og kompetanseetaten, Utdanningsetaten, Oslo Kemnerkontor, Boligbygg KF, Omsorgsbygg KF, Undervisningsbygg KF, Brann- og redningsetaten, Klimaetaten, Kulturetaten, Velferdsetaten og Byrådsavdelingene. Byarkivet vil være tilrettelegger for standardisert innføring og bruk av WebSak for Oslo kommune sine 15 bydeler med totalt over 680 000 innbyggere.

Integrasjoner har vært en sentral del av WebSak-leveransen til Oslo kommune, og det er levert skreddersydde integrasjoner mot blant annet Webcruiter og Oslo kommunes egen skjemaløsning SNOK. I tillegg er det etablert integrasjoner mot eInnsyn, SvarUt, Enhetsregisteret, Folkeregisteret og ID-porten via kommunens integrasjonsgrensesnitt ITAS.

Parallelt med innføringsprosjektene har ACOS også utviklet ny funksjonalitet i WebSak i fellesskap med UKE. Flere av etatene har tatt i bruk en komplett konfigurert tilskuddsløsning bygget på rammeverket til WebSak+ og koblet mot ACOS Interact. Dette har bidratt til en vesentlig tids- og kostnadsbesparelse for virksomhetene og et mer brukervennlig og optimalisert grensesnitt for ansatte og kommunens innbyggere (søkere).