Knakk koden for effektive arbeidsprosesser - ACOS AS
 
 

Knakk koden for effektive arbeidsprosesser

«Etter å ha tatt i bruk Interact Flow har vi effektivisert prosesser internt, slik at vi kan bruke mer tid på innbyggerne. De har også stor glede av vår digitalisering, med at hverdagen deres blir enklere». Dette forteller en blid Sigrid Skjelstad fra Værnesregionen.

Sigrid jobber med å bygge digitale arbeidsflyter i samarbeid med de fem kommunene i Værnesregionen. Værnesregonen består av kommunene Frosta, Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal. Effektivisering, gode arbeidsrutiner og fornøyde innbyggere driver hun i hverdagen. For å oppnå dette bruker hun Interact Flow, og deler gledelig hvordan det hjelper hun i hverdagen. 

Du får også høre litt om hvilke flyter de har bygget, noe som kanskje kan være til inspirasjon for deg som leser denne saken? Du kan med andre ord lene deg tilbake, nyte lesningen og la deg inspirere av Sigrids brennende engasjement for digitale løsninger.

Gevinstrealisering og bedre datakvalitet

«Det jeg liker med Interact Flow er at jeg raskt kan se gevinstene av det jeg har gjort, og at all innsatsen jeg legger ned gir belønning. Flow er veldig intuitivt og designet er flott» er det første Sigrid trekker frem når hun snakker om Interact Flow. Det er synlig at hun trives med å jobbe med verktøyet.

«Kvaliteten på dataen har økt betraktelig etter at vi tok i bruk digitale skjema og arbeidsflyter. Ved å sette opp flyter som går automatisk så blir dokumentene, eksempelvis kontrakter helt like, det sikrer god kvalitet» legger hun til.

Interact Flow som kommunikasjonsverktøy

Behovet for et arbeidsflytverktøy meldte seg for å fjerne manuelle prosesser hos kommunene. Kort fortalt er Interact Flow laget for å bygge, designe og vedlikeholde digitale arbeidsflyter fra start til slutt, hvor både ansatte og innbyggere kan være involvert. Du kan sende informasjon i flyter, slik at rett oppgave, blir gitt til rett tid, til rett person – helt automatisk. Det vil gi deg en bedre flyt i hverdagen, og nettopp det har Værnesregionen fått oppleve.

«Å kunne sende oppgaver og beskjeder effektivt internt mellom oss, er en stor fordel ettersom at vi er plassert på ulike steder. Lønnsenheten, controllere og regnskap kan enkelt sende oppgaver seg imellom, ved hjelp av gode flyter» forteller Sigrid.

«Interact Flow blir på mange måter brukt som et kommunikasjonsverktøy internt i Værnesregionen», sier hun og smiler.

Bort med manuelt arbeid

Sigrid deler mer enn gjerne en intern prosess som de har satt i en digital arbeidsflyt.

«Vi har blant annet bygget en flyt for å opprette ansvarsnummer for nye tjenestesteder, tjenesteområder, prosjekter o.l. (alt som er tilknyttet spesifikke budsjett og tilganger). Leder starter flyten med å velge om det skal opprettes et nytt ansvarnummer eller om et allerede eksisterende ansvarsnummer skal endres eller avsluttes. Det velges så om det skal være ansatte på ansvarsnummeret og om vi trenger å hente bedriftsnummer fra b.reg. Basert på disse valgene blir flyten sendt videre i følgende rekkefølge; controller (henter ev. bedriftsnummer), regnskap (legger inn ev.  bedriftsnummer i HRM), lønnsenheten (legger inn ansvarsnummer i HRM og til slutt IT-avdelingen, som legger ansvarsnummeret inn i datatilgangsstyringa. Denne flyten inneholder lite funksjonalitet i skjema, og fungerer nærmest som en kommunikasjonsflyt»

Denne prosessen har foregått manuelt før flyten ble bygget. Dette resulterte i at det ble litt tilfeldig hvem som fikk beskjed om nye ansvarsnummer og ikke. Tenk så mye tid Værnesregionen kan spare på at denne prosessen går automatisk, i stedet for at hver avdeling må ta ansvar for at oppgaven sendes videre til neste instans.

Positiv innvirkning på arbeidshverdagen

«Hvis man får satt ting i en flyt og det fungerer, så kan man se gevinstene og verdiene av det med en gang. Det er så kjekt! Når man får satt det ut og publisert, så fungerer det» sier Sigrid begeistret.

Interact Flow brukes når flere personer med forskjellige ansvarsområder skal bidra i tur og orden, men det kan også være snakk om oppgaver som en person skal gjøre i en viss rekkefølge, kanskje avhengig av resultatet av den forrige oppgaven.

Dette gjør at du kan effektivisere manuelle prosesser, som i teorien kan gå av seg selv. Da får du bedre tid til å jobbe med verdiøkende tjenester, og slipper å utføre gjentakende, manuelle oppgaver.

Effektive ansettelser

Værnesregionen har hatt stor suksess med digitale flyter for ansettelsesprosesser. Særlig Stjørdal kommune har hatt stort utbytte av dette. Kommunen har i dag mange forskjellige flyter i bruk for ansettelser.

«En av flytene går for eksempel på at merkantil starter med å fylle inn informasjon til en kontrakt i et ACOS Interact skjema som går videre i flyten til leder for godkjenning. Når kontrakten er godkjent sendes den automatisk videre til personen som har fått jobben, som signerer avtalen digitalt. Avhengig av type kontrakt kan flyten kun bestå av leder før utsending, eller være innom både leder og HR for godkjenning først» sier Sigrid.

God flyt for innbyggerne

Flyt for tilskudd til bygging av heltidsbolig skulle vise seg å bli viktig for Tydal kommune. For å hindre fraflytting fra kommunen, kan innbyggere søke om tilskudd dersom de skal bo der i mer enn 5 år. Dette er en enkel flyt, og et enkelt skjema – som gir store gevinster.

«Flyten er enkel å bygge, og tar ikke lang tid å få på plass. For innbygger er det genialt, de fyller ut veldig lite, ettersom at personlig informasjon hentes direkte fra ID-porten. Når søknaden kommer inn skal det signeres av saksbehandler, og så videre til kommunedirektør. Flyten går to interne steg, og så sendes beskjeden ut til den som har søkt» forteller Sigrid.

Klikk for stort bildeBilde av flyt for helårsbolig, designet i ACOS Interact Flow 
Denne flyten er viktig for både innbyggere og for kommunen. Den er viktig for innbyggerne fordi prosessen er enkel og krever lite, og de får muligheten til å søke om et godt tilbud. For kommunen handler det om samfunnsvekst og samtidig være på tilbudssiden ovenfor innbyggerne. 

Spar tid, penger og ressurser og husk å måle det!

«Ved å ha Interact Flow, så er vi proaktive på oppgavene våre. Vi jobber med mange spennende flyter som på sikt vil ha stor innvirkning på hverdagen vår på forskjellig hold. Både for innbyggerne, og for våre interne prosesser hvor vi kan spare tid, penger og ressurser» sier Sigrid.

«Alle bør begynne å måle gevinster av digitalisering, dette vil nok være veldig nyttig og inspirerende for oss alle. Ofte virker ting veldig komplekse, og for noen betyr digitalisering tunge overganger, men stort sett er dette helt feil» legger hun til.             

Antakelser kan hindre digitalisering

Innbyggerne er vant til å få det sånn, er det lett å tenke. Dette kan i flere tilfeller være med å begrense utviklingen og digitalisering av tjenester.

«Innbyggerne bruker digitale tjenester på andre plattformer, og vant til å utføre det på nett. De kan faktisk oppleve det som tungvint å måtte sende det i posten. Mitt beste råd er å tørre å teste, og se muligheter – ikke begrensninger» sier Sigrid.

«Her må jo det gå an å gjøre det enklere»

Sigrid er sikker på det finnes mange prosesser som kan automatiseres, og påpeker at de absolutt ikke har makset potensiale enda. Hun mener det er viktig å samarbeide og se det større bilde sammen, og hvis du har tenkt at en prosess kan forenkles - ja da er du langt på vei!

Ønsker du å vite mer om Interact Flow, eller et annet produkt? Fyll ut skjemaet under!






Felt merket med * må fylles ut