Hvis du tør å tenke nytt, kan det gi mange gevinster. - ACOS AS
 
 

Hvis du tør å tenke nytt, kan det gi mange gevinster.

Det kan Elverum kommune bekrefte. Ved å digitalisere skjema på nettsiden har de opplevd en enorm suksess til glede for både ansatte og innbyggere.

Gode arbeidsverktøy er avgjørende

Med samme antall ansatte har arbeidsmengden til Elverum kommune doblet seg de siste årene. Nøkkelen til å håndtere dette har vært gode arbeidsverktøy, blant disse verktøy for digitale skjema.

«Arkivarene merker stor forskjell etter at kommunen valgte å digitalisere skjemaene på nettsiden, skjemaene kommer direkte via Mottak og arkiveres automatisk i WebSak (arkivsystem) med korrekte opplysninger og rett gradering. Dette er rett og slett fantastisk!» forteller Inger Lise Skaret, applikasjonsforvalter i Elverum kommune.

Satte innbyggerne i førersetet

Men, det er ikke bare arkivarene som har fått en god opplevelse. Elverum kommune tok i bruk ACOS Interact for å gjøre det enkelt for innbyggerne å fylle ut skjema på nettsiden.

«I vårt arbeid med digitalisering ønsker vi å kunne tilby våre innbyggere gode og enkle løsninger, som er lett tilgjengelige. Vi tenker alltid på innbyggernes beste, og det er viktig for oss at dialogen oppleves som enkel» forteller Bernt Østbye, enhetsleder for Dokumentasjon- og arkiv.

Ønsket enklere flyt mellom innbygger og kommunen

Før kommunen digitaliserte skjemaene på nettsiden erfarte de at innbyggerne har ulikt skrivemønstre, individuell tolkning av spørsmål og i noen tilfeller oppgir feilinformasjon. Dette medførte forsinkelser i prosessen rundt skjemaet.

«Et av våre primære behov var å samle mer korrekt, nødvendig og sikker informasjon om innbygger via skjema. På papirskjema så vi at innbygger formulerte seg annerledes og mer kortfattet, noe som resulterte i at vi måtte ha dialog frem og tilbake. Dette var ressurskrevende» forteller Bernt.

Enkelt og brukervennlig

I prosessen med å velge nytt skjemaverktøy satt kommunen seg krav de ville ha oppfylt.

«Vi ønsket at løsningen skulle være enkel for brukeren, og at all informasjon kunne benyttes videre. Det var også viktig at løsningen var fleksibel og kunne integreres mot andre fagsystem» påpeker Bernt.

«Fildelingstjenesten er genial, at du kan låne skjema av andre kunder og tilpasse skjemaene til ditt bruk, enklere blir det jo faktisk ikke»

Inger Lise er enig i dette, og tilføyer «Det var avgjørende at løsningen var intuitiv, og at det var enkelt å bygge skjema på egenhånd – noe jeg kan bekrefte at løsningen kvalifiseres for»

I ACOS Interact finnes det 800 ferdiglagde skjema som alle står fritt til å bruke, og Elverum kommune bekrefter at denne tjenesten har vært flittig brukt. «Fildelingstjenesten er genial, at du kan låne skjema av andre kunder og tilpasse skjemaene til ditt bruk, enklere blir det jo faktisk ikke» påpeker Inger Lise.

En sømløs opplevelse

Elverum kommune benytter i dag ACOS sitt sak- og arkivsystem, WebSak og har virkelig fått smake på gevinstene ved å benytte samme leverandør på skjema og arkivsystem.

«Det har vært en stor fordel med samme leverandør, og valget har spart oss for mye. Mulighet for å kunne arkivere skjema direkte i WebSak, koble til saker, e-poster og filområder. For ikke å snakke om å kunne definere ferdige titler og metadata direkte i Interact. Alt oppleves som sømløst» sier Bernt.

Bredt integrasjonsspekter

I ACOS Interact tilbys det også egne skreddersydde moduler. Det kan for eksempel være oppslag eller integrasjon mot fagsystemer.

«Mulighet for pålogging med ID-porten og signering av skjema har vært integrasjoner som har vært gull verdt. Dette har gitt oss korrekte opplysninger og forenklet prosessen ettersom at vi får signatur fra innbygger direkte i skjema – vi anbefaler disse integrasjonene på det sterkeste» sier Inger Lise.

Test, test og test

Elverum kommune har lagt ned mye tid til testing og bygging av skjema og prosesser, og kan ikke få sagt nok ganger hvor viktig det er å sette av tid til dette.

«Vårt beste råd til andre som begynner med nytt skjemaverktøy og automatisering av prosesser - tørr å teste, og få det inn i fingrene. For å forstå og klare å utnytte det beste potensialet i systemet er testing høyst nødvendig» forteller Inger Lise engasjert.

Flere gevinster i vente

Kommunen skal nå i gang med prosjekt for automatisk behandling av skjenkebevilling og automatisering av prosesser ved hjelp av Interact Flow. Med sin digitale satsing og fokus på kundens beste ser vi at Elverum kommune tør å tenke nytt og at gevinstene står i kø.

Vi takker Elverum kommune for det gode samarbeidet, og ser frem til fortsettelsen.   

 

Ønsker du mer informasjon om ACOS Interact?

Legg igjen kontaktinformasjonen din under, så tar vi kontakt med deg:

Felt merket med * må fylles ut

Slik får du automatiske prosesser på 1-2-3-4!

Hva er et smart skjema?

Se flere kunder