Før og etter skydrift: - Alt er enklere nå som ACOS har ansvaret! - ACOS AS
 
 

Før og etter skydrift: - Alt er enklere nå som ACOS har ansvaret!

Hva er den største forskjellen mellom WebSak lokalt og WebSak i skyen? Spør du Universitets- og høgskolerådet (UHR), ligger svaret i kompetanseoverføringen fra kunde til leverandør – og tryggheten det gir.

- ACOS kjenner WebSak mye bedre enn det vi i UHR gjør, og derfor er det tryggere for oss at sak- og arkivsystemet ligger hos dem - og at de drifter systemet.

Dette forteller Sanjayan Selvamanickam. Han er IT-ansvarlig hos Universitets- og høgskolerådet (UHR), og stod i spissen da organisasjonen flyttet sak- og arkivsystemet WebSak opp i skyen. Overgangen ble en suksess, og har på kort tid fått positiv innvirkning på både arbeidshverdag og arbeidstempo.

Men hvordan?

Arbeidshverdagen før og etter skydrift

- Da vi selv driftet WebSak lokalt, måtte vi til enhver tid holde oss oppdatert på et system vi ikke har dyp kompetanse på. Mye tid og ressurser gikk derfor med til informasjonsinnhenting og oppdatering, slik at vi hele tiden hadde oversikt over alle driftsrelaterte nyheter knyttet til WebSak. Dette tok mye tid.

Men nå har ACOS overtatt spakene - og Selvamanickam har senket skuldrene.

- Nå som vi har ACOS Skydrift er det kompetansemessig mye enklere. Vi trenger ikke lenger å besitte mye kunnskap om driftingen av systemet, fordi ACOS tar alt ansvar. Når vi har spørsmål eller utfordringer er det bare å ta kontakt med ACOS, og så sørger de for å løse det. Det er mye enklere, og har frigjort mye tid for oss.

«Effektivitet» er det magiske ordet

WebSak-brukerne i UHR ser stor nytteverdi i at driftsansvaret ligger hos ACOS, men det var et helt annet behov som ble avgjørende for valget av skydrift:

- Ønsket om økt effektivitet under pandemisituasjonen trigget overgangen til skyen for oss, forklarer Selvamanickam.

For selv om det lenge hadde vært snakk om å flytte arkivet i skyen, så var det først når de ansatte måtte jobbe i WebSak fra egne hjem, at UHR tok den endelige avgjørelsen:

- Vi hadde en tungvint rutine, hvor de ansatte måtte jobbe mot sine pc-er på kontoret hjemmefra for å få tilgang. De fjernstyrte pc-ene, og jobbet på kontorpc-en hjemmefra. Det var både utfordrende og lite effektivt.

Den aller største gevinsten

Og økt effektivitet har det blitt, kan Selvamanickam bekrefte. Det merkes godt på hele organisasjonen:

- Det er mindre drift, mindre serverutstyr og slike ting hos oss. Jeg bruker også mindre tid på drift av WebSak.

Men det er en gevinst som overgår dem alle, avslører Selvamanickam:

- Alle brukerne kan nå jobbe i WebSak fra hvor som helst, særlig hjemmefra. Det forenkler arbeidshverdagen til den enkelte veldig. Det er den største gevinsten vi ser.

Her spiller den webbaserte saksbehandlingsklienten WebSak+ en viktig rolle, som Selvamanickam beskriver som en veldig god løsning med et flott grensesnitt.

En «lydløs» overføring av arkivet

Overgangen til ACOS Skydrift ble gjort i forbindelse med en oppgradering av WebSak.

- Oppgraderingsprosjektet var veldig godt planlagt, og vi hadde god tid med et godt forprosjekt. Arkivet ble derfor overført på få dager.

Selvamanickam forteller videre at UHR sitter igjen med en veldig god opplevelse av prosjektet, som gikk så smertefritt at brukerne nesten ikke fikk det med seg.

- Fordi vi hadde alt hos oss, var det ikke behov for å ta ned systemet. ACOS tok kopi av alt og satte opp miljøet. Dette skjedde mens brukerne i UHR jobbet som vanlig. Hele oppgraderingsprosjektet gikk så bra at brukerne nesten ikke merket selve flyttingen av arkivet.

God hjelp og oppfølging underveis!

Men andre ting merket UHR derimot svært godt. Et eksempel er oppfølgingen fra ACOS under hele oppgraderingsprosjektet, som Selvamanickam beskriver som veldig god.

- Vi hadde en tett og fin dialog med ACOS gjennom hele oppgraderingsprosjektet. Både prosjektleder og teknisk leder fra ACOS gav oss alltid god hjelp.

Og kort vei til god hjelp var noen ganger ekstra verdifullt.

- Samarbeidet med ACOS var også godt de gangene vi hadde behov for å gjøre justeringer i prosjektet. Med gode møter hvor forventninger ble avklart og løsninger funnet, ble utforutsette utfordringer alltid løst på en god måte.

Selvamanickam trekker også fram opplæringen, som gav brukerne gode forutsetninger for å jobbe i WebSak fra skyen.

- Vi er veldig fornøyde med opplæringen, og konsulentene som holdt kurs var flinke. Jeg vil også nevne de digitale opplæringsvideoene som ACOS har produsert. De blir aktivt brukt av alle, og fungerer veldig bra!

«ACOS vet hva de holder på med»

Selvamanickam savner ikke å drifte arkivet lokalt. Tvert imot ser han positivt på en framtid i skyen. En framtid hvor ACOS nå styrer skuta hva drifting av systemet angår – så UHR kan prioritere å bruke systemet mest mulig effektiv.


Ønsker du mer informasjon om ACOS WebSak?

Legg igjen kontaktinformasjonen din under, så tar vi kontakt med deg:

Felt merket med * må fylles ut

Endelig fullelektronisk saksbehandling!

Umiddelbare gevinster med ACOS Skydrift!

Utvidet skyleveransen: - Nå har vi nye muligheter!

Se flere kunder