Endelig fullelektronisk saksbehandling! - ACOS AS
 
 

Endelig fullelektronisk saksbehandling!

Velferdsetaten i Oslo kommune (VEL) har lenge hatt et sterkt ønske om å jobbe fullelektronisk, og med WebSak kunne de endelig tråkke over målstreken. ACOS imponerte VEL i prosjektperioden, og nå deler etaten nøkkelen til en suksessfull innføring.

Den som venter på noe godt…

Da Oslo kommune inngikk en totalrammeavtale med ACOS for implementering av nytt arkivsystem stod Velferdsetaten klar på startstreken, ivrige etter å komme i gang med WebSak. Nåværende løsning manglet flere viktige funksjoner for å kunne tilfredsstille etatens voksende behov for digitalisering, og ønskelisten for det nye systemet var derfor lang:

«Det var vesentlig for oss å få en digital arbeidsflyt med fullelektronisk saksbehandling og en fullelektronisk arkivdel. Vi ønsket at saksbehandlerne fikk dette integrert i Outlook, og at vi hadde en god løsning for skjemaløsninger som foregår elektronisk.». Dette forklarer Andreas Brodahl, seksjonssjef for drift og service hos Velferdsetaten.


…venter ikke forgjeves
Velferdsetaten gikk i drift med WebSak i november 2019, og ble dermed den første virksomheten i Oslo kommune til å gå i drift med både intern og sikker sone. Driftssettingen gikk i henhold til planen og gevinstene har ikke latt vente på seg:

«Vi er glade for at vi nå kan sende ut dokumenter på en trygg måte med svarUT, slik som for eksempel personsensitive opplysninger. At personnummeret er integrert mot adresseregisteret, folkeregisteret og bedriftsregisteret gjør at det er enkelt å søke opp og få sendt ut.»

VEL gleder seg også over økt dokumentfangst som innfrir etatens målsetning om å få flere dokumenter inn til lagring i arkivsystemet. I tillegg er det særlig én ting som de ansatte ikke savner:

«Det har blitt mye mindre papir! Mindre papirflyt har gjort at vi reduserer behovet for arkivering på papirbiten. Det er vi veldig fornøyd med.»

 

Klikk for stort bilde  

Godt samarbeid gir resultater

VEL kan se tilbake på et vellykket innføringsprosjekt. Det var god kommunikasjon under hele igangsettingen, og uforutsette utfordringer ble løst fortløpende direkte i prosjektet. Andreas peker på nettopp det gode samarbeidet som selve suksessoppskriften:

«Vi hadde en veldig god dialog med ACOS. De prosjektlederne og prosjektmedarbeiderne som var med fra ACOS, var vi veldig fornøyd med. De var veldig dedikert til vårt prosjekt, og jobbet tett med våre ressurser som hadde avsatt nok tid. Så det gode samarbeidet, samt tilstrekkelige ressurser fra både ACOS og Velferdsetaten, tror jeg var nøkkelen til at vi fikk en såpass god implementasjon»

Andreas Brodahl, seksjonssjef for drift og service hos Velferdsetaten

Imponerende opplæring

Opplæringen utmerket seg også som en viktig suksessfaktor. Før produksjonssetting gjennomførte ACOS to intensive kursuker med de til sammen 250 brukerne i VEL - og de lot seg imponere.

Det populære «trykkekurset», hvor deltakerne bruker systemet i praksis, ble en storfavoritt. De engasjerte opplæringskonsulentene fra ACOS høstet mange lovord for sine pedagogiske evner, samt for den høye kvaliteten på undervisningsopplegget. Den tette oppfølging av den enkelte kursdeltaker gav i tillegg deltakerne en viktig trygghet og et godt læringsgrunnlag:

«Kursene hadde en såpass god tidsramme som gjorde det mulig å stille spørsmål. Vi fikk sitte foran hver vår maskin og klikke og prøve mens vi fikk ting forklart. Gruppene var på maks 10 stykker, som gjorde at det ble en sånn nærhet mellom kursholder og deltaker. Så det var ikke noe ‘skummelt’ å spørre om ting.»


Klare for den digitale fremtiden

Med innføringen av WebSak er Velferdsetaten nå godt rustet for en fullelektronisk fremtid, og de ansatte kan juble for økt effektivisering, enklere saksbehandling og ikke minst; en (nesten) papirfri arbeidshverdag. Endelig.

 

Ønsker du mer informasjon om ACOS WebSak?

Legg igjen kontaktinformasjonen din under, så tar vi kontakt med deg:

Felt merket med * må fylles ut