Slik får du automatiske prosesser på 1-2-3-4! - ACOS AS
 
 

Slik får du automatiske prosesser på 1-2-3-4!

Det trenger ikke være vanskelig å gå fra manuelle til digitale og automatiske prosesser. Her gir vi deg 4 steg for hvordan du enkelt får det til. 

La oss begynne med en liten avklaring: Disse fire stegene representerer en typisk utvikling av mer digitale og automatiserte tjenester for våre kunder. Dette er ikke en fasit – det er mest for å legge vekt på at ikke alt skjer på en gang. I realiteten vil man bygge på løsningene del for del, over tid.

Klikk for stort bilde 

Fase 1 - Enkle digitale skjema

Et digitalt skjema gjør det enklere for brukerne å henvende seg når de selv ønsker. I tillegg til dette er det en stor gevinst at det ikke er mulig å motta henvendelser digitalt med mangler. Dette gir igjen en effektivisert registrering så du slipper å punche data manuelt. 

  • Enklere for kunde eller ansatt å henvende seg​
  • Bedre kvalitet på data til saksbehandler​
  • Effektivisert datafangst og arkivering – bort med manuelle registreringer

Dette er et vanlig enkelt digitalt skjema. Dette er det første steget for veldig mange av våre kunder. Her kan du være sikker på hvilken informasjon du får inn, og du kan få den inn som data du enkelt kan behandle videre:

Klikk for stort bilde 

Noen vil gjerne fnyse litt av en såpass enkel løsning, og etterlyse en større endring når man skal utvikle en digital tjeneste. Derfor er det også noen som vegrer seg fra å lage mindre ambisiøse løsninger. Du kan dermed risikere å gjøre alt på en gang når du først skal gjøre noe.

Fase 2 - Avanserte brukerdialoger

I fase 2 snakker vi generelt om teknikker som beriker de enkle digitale skjemaene på ulike måter.​

Du kan for eksempel få på plass mest mulig automatisk utfylling ved å hente data fra andre systemer. Bygg også på med mer validering av inntastede data – altså å sjekke at det som tastes inn er korrekt, og at valgene man gjør gir mening. Da får du også mulighet til å gjøre en automatisk utsiling av henvendelser – for eksempel en slags forhåndsbehandling der skjemaet avviser henvendelser som ikke har noe for seg – og dermed sparer både organisasjonen og brukeren tid. Flere deler av prosessen kan også gjøres digital ved hjelp av felleskomponentene for f.eks. signering og ekspedering/svar. 

 

Fire steg til automatiske prosesser

Automatisk utfylling

En av de enkle forbedringene man kan starte med er å få på plass automatisk forhåndsutfylling av korrekte data. Data kan hentes fra:

  • Folkeregisteret (navn og adresse om brukeren og familiemedlemmer)
  • Kontakt- og reservasjonsregisteret (telefonnummer og e-post)
  • Enhetsregisteret (ulik informasjon om registrerte organisasjoner og bedrifter)
  • Kartdata (matrikkeldata fra eiendommer, kartpunkt m.m)
  • AD (informasjon om ansatte og deres arbeidsforhold)
  • Andre fagsystem
Integrasjoner mot fagsystem
  • Gjenbruk av data som dere allerede vet om personen
  • Hent ut informasjon fra registre og fagsystemer som er integrasjonsvennlige.​
  • Send data tilbake til fagsystemet basert på valg gjort i skjemaet og oppdater fagsystemet automatisk
Elektronisk signering

I den grad vi trenger en signatur så kan vi gjøre det ved hjelp av Posten sin signeringsløsning. Dette erstatter behovet for signatur med penn og papir, og gjør at vi kan være trygg på det juridiske i avtaleinngåelser og samtykker. 

Digitalt svar

Sende svar digitalt uten bruk av ukryptert e-post, for eksempel ved å sende svar til en digital postboks som Digipost, eller ved å lage sin egen dialogportal der brukerne kan få svar.

Valideringer

Lag valideringer som sikrer at du får inn riktig informasjon og som stopper innsender i å sende inn skjema dersom de ikke oppfyller definerte krav.

Valideringsscript kan også brukes for å automatisere regelstyrte prosesser og gi automatisk svar på en søknad direkte i skjema. 

Fortsatt "bare et skjema"?

Sånn kan for eksempel en søknad om barnehageplass se ut i fase 2:

Klikk for stort bildeSå, hva ser vi her?

  • Alle personalia er ferdig utfylt
  • Dine barn som det er aktuelt å søke barnehageplass for, er utfylt
  • Forslag om nærmeste barnehage i kart.
  • Det eneste man kanskje må gjøre selv her er å velge hvilket barn man søker for, og vurdere om man evt. ønsker en annen barnehage.​

Så kan vi stille spørsmålet – er dette fortsatt et «skjema»? Kanskje er det et skjema, men det er i hvert fall mer enn «bare et skjema». 

Ved hjelp av effektiv henting av data fra andre registre og enkel logikk har du fått en god og enkel tjeneste til brukeren som gir oss gode data og enkel behandling i etterkant.

Les mer om vår skjemaløsning - ACOS Interact

Fase 3 - Digitale prosesser

I fase 3 handler det om å ta utgangspunkt i løsningene vi har laget i fase 1 og 2, og digitalisere resten av prosessen. 

  • Automatisk tildeling av riktige oppgaver basert på betingelser
  • Automatisk tildeling av oppgaver til rette personer/roller
  • Automatiske varslinger og oversikt over status på prosess
  • Enkelte automatiske beslutninger

Med disse relativt enkle mekanismene, så har du plutselig en digitalisert prosess. 

Logikk i en arbeidsflyt kan sørge for at riktig oppgave havner til riktig part, til riktig tid og med riktige data tilgjengelig. 

Klikk for stort bilde 

Meld deg på webinar om vår løsning for arbeidsflyt - ACOS Interact Flow

Fase 4 - Helautomatiske prosesser

Dette er det mange som snakker om, og som gjerne skal være del av et fremtidig målbilde. Sannheten er at ganske få har kommet dit foreløpig. Og årsaken? Den er kanskje nettopp det at man ikke kan hoppe over de forutgående fasene. 

Men hvis dataene, integrasjonene og logikken etter hvert er god nok, så hvorfor ikke? Vi har tilgjengelig mekanismene som er nødvendig for å lage dette ved å definere gode regler. Men før man kan gå til en leverandør og be om dette må de fleste ha et enda bedre datagrunnlag og en plan for konkret hvor man ønsker å komme og hvordan dette skal bli til. Det er dessverre en del prosjektideer ute og går som er uten realisme. Da snakker vi ikke om digitalisering, men om science fiction.

  • Helautomatisk saksbehandling
  • Automatisk tildeling av tjenester
  • Automatisk vedtak på søknader
  • Kunstig intelligens?

Oppsummert får vi da:

Klikk for stort bilde 

Les mer om var arbeidsflytløsning - ACOS Interact Flow

 

Så hvordan ser dette ut i praksis?

En kunde av oss, la oss kalle de Engeviken kommune, produserte over 8 000 arbeidsavtaler i året. Hver gang det var en endring i arbeidsavtalen ble det laget en ny avtale.

Utfordring: Effektiviser prosessen som i dag produserer arbeidsavtaler

Analyse

Engeviken kommune hadde på forhånd kartlagt:​

  • Type endringer i arbeidsforhold hvor det lages ny arbeidsavtale​

  • Hvilke endringer krever juridisk ny arbeidsavtale?​

  • Når kreves samtykke fra den ansatte?​

  • Hvilken dokumentasjon kreves i personalmappen?

Krav til løsningen

  • Må kunne innhenting samtykke fra ansatte​

  • Lagring av samtykke i personalmappen​

  • Dokumentasjon av selve endring lagres i personalmappen​

  • Dette må gå automatisk for at det skal gi gevinst!

Utgangspunktet

Engeviken kommune hadde tegnet opp en tenkt fremtidig prosess, og kartlagt hvem som skal gjøre hva og når

Klikk for stort bilde 

Flyt bygget i Interact Flow

Sånn ser løsningen ut når den har blitt tegnet i Interact Flow. Her vises hvilke oppgaver som inngår i flyten, når de skal inntreffe, og hvem som skal orienteres. ​

Klikk for stort bilde 

Utfylling av skjema fra flyten

Når en leder skal bestille endring i arbeidsforholdet finner de lenke for dette på intranettet. Da blir de møtt av et skjema som fylles ut mest mulig automatisk med bl.a. personalia. Her er det hentet fra AD og andre interne systemer via webserviceoppslag.​

Klikk for stort bilde  

Utfylling av skjema i flyten

Lederen må også gjøre en del valg om endringen som skal gjøres, og disse vil påvirke prosessen videre. Her ser dere også hvordan løsningen gir konkrete og enkle valgalternativer på en del områder.

Klikk for stort bilde 

Varsel om oppgave

Når en oppgave til tjenesteleder utløses mottar han eller hun en tilpasset e-post med varsel om at de har fått en oppgave de må utføre. Den inneholder en lenke som leder til oppgaven.

Klikk for stort bilde 

Godkjenn eller avslå?

Det som møter tjenesteleder når de går til oppgaven er en oppsummering av bestillingen, som de så kan godkjenne eller avslå. Ved avslag er det mulig å gi kommentarer og sende i retur.

Klikk for stort bilde 

Godkjenning fra HR og den ansatte

Kjeden videre inneholder en tilsvarende godkjenning fra HR-avdelingen, og dersom endringen innebærer endring av stillingsprosent går det til godkjenning fra den ansatte selv. Hver part mottar et e-postvarsel tilsvarende det vi så i sted. Og til slutt går endringen til lønnsenheten som per i dag manuelt utfører endringen i personalsystemet.

Klikk for stort bilde 

Arkivering

Til slutt arkiveres endringen, med dokumentasjon på godkjenninger, til personalmappen til den ansatte. Den menneskelige involveringen har da vært begrenset til noen valg fra bestiller og et par klikk fra hver enkelt part som er involvert. Pluss selve registreringen i lønnssystemet. Selve prosessen har vært styrt automatisk.

 

Kontakt oss

Ønsker du å vite mer om hvordan vi kan hjelpe deg med digitalisering? Legg igjen kontaktinfo under, så kontakter vi deg:

Felt merket med * må fylles ut