Hva er et smart skjema? - ACOS AS
 
 

Hva er et smart skjema?

Hva er egentlig forskjellen på et papirskjema, et elektronisk skjema og et digitalt skjema? Og er et smart skjema egentlig "bare et skjema"?

Ordet skjema henger igjen fra gode gamle dager når alt var på papir. Verdien av smarte, digitale skjema som vi har i dag, er en helt annen. Kanskje har ordet skjema hengt igjen litt for lenge?

Å gjøre et skjema elektronisk er ikke et mål i seg selv.

Man oppnår ikke de store gevinstene med å ta et papirskjema og gjøre det elektronisk. Det hjelper ikke å sette strøm på et papir og forvente begeistring fra brukerne eller mottakerne av informasjonen som kommer inn.

Det er mekanismene som ligger bak, rundt og i skjemaet som har verdi.

Så hva er egentlig et smart skjema, og hva skal vi kalle det, om ikke skjema?

Vi kan oppnå mye mer enn bare digital postgang ved å bruke skjema i digitaliseringen. Med et smart skjema kan vi:

  • automatisere saksbehandling
  • automatisere prosesser
  • digitalisere tjenester
  • få kvalitetssikker datafangst
  • gjøre utfyllingen og avleveringen dynamisk
  • være sikker på at dataene som kommer inn er korrekt
  • hente ut og sende tilbake data fra/til andre fagsystem
  • samhandle med andre IT-system, registre og datakilder

    Er det da fortsatt et skjema? Eller en interaksjonsplattform, et samhandlingsverktøy, en datafangstløsning eller til og med et digitaliseringsverktøy?

    Eksempler på funksjoner et smart skjema kan inneholde:

    Automatisk utfylling

    Data kan hentes fra:

    • Folkeregisteret (navn og adresse om brukeren og familiemedlemmer)
    • Kontakt- og reservasjonsregisteret (telefonnummer og e-post)
    • Enhetsregisteret (ulik informasjon om registrerte organisasjoner og bedrifter)
    • Kartdata (matrikkeldata fra eiendommer, kartpunkt m.m)
    • AD (informasjon om ansatte og deres arbeidsforhold)
    • Andre fagsystem
    Integrasjoner mot fagsystem
    • Gjenbruk av data som dere allerede vet om personen
    • Hent ut informasjon fra registre og fagsystemer som er integrasjonsvennlige.​
    • Send data tilbake til fagsystemet basert på valg gjort i skjemaet og oppdater fagsystemet automatisk
    Elektronisk signering

    Dette erstatter behovet for signatur med penn og papir, og gjør at vi kan være trygg på det juridiske i avtaleinngåelser og samtykker. 

    Valideringer

    Lag valideringer som sikrer at du får inn riktig informasjon og som stopper innsender i å sende inn skjema dersom de ikke oppfyller definerte krav.

    Valideringsscript kan også brukes for å automatisere regelstyrte prosesser og gi automatisk svar på en søknad direkte i skjema. 

    Sporvalg

    Ved bruk av sporvalg blir skjemaet dynamisk. Kun de feltene brukeren skal fylle ut blir synlig. Sporvalg kan lages ved bruk av radioknapper, nedtrekkslister eller mer avansert med script

    Utregninger

    Ved bruk av enkel excel-logikk kan skjemaet gjøre utregninger av utfylt data. Utregningene kan for eksempel brukes til å:

    • avgjøre om brukeren skal få sende inn skjema eller ikke
    • definere en sum som brukeren skal betale 
    Programmering i skjemaet

    Ved hjelp av script er det mulig å programmere i skjema. Dette kan brukes til å:

    • Manipulere data i felt og andre elementer
    • Søke opp og hente data fra webservice, datakilder og brukerprofil
    • Mellomlagre data i skjemaet for gjenbruk
    • Klargjøre data for avlevering til andre systemer
    • Validere gyldigheten av utfylling og valg i skjemaet og advare bruker eller forhindre innsending
    • Evaluere om felt og elementer i skjemaet skal være synlig eller ikke (sporvalg)
    Datakilder

    Gjenbruk data ved å hente inn interne og eksterne datakilder i skjemaet.

    Case - digitalisering av arbeidsavtaler med et smart skjema

    For en stund siden fikk vi en utfordring fra en av våre kunder: To kommuner skulle slå seg sammen til en ved kommunesammenslåingen i 2020. Dette innebærte at alle 4000 ansatte måtte signere en ny arbeidsavtale i den nye kommunen. 

     Gammel manuell løsning

    1. Leder gjør de aktuelle endringene i fagsystemet. I dette tilfellet, Visma HRM
    2. Leder oppretter arbeidsavtalen i dokumentmal
    3. Fyller inn opplysningene fra Visma HRM manuelt
    4. Leder printer ut arbeidsavtalen
    5. Sender arbeidsavtalen til arbeidstakeren
    6. Arbeidstaker ser over, signerer og leverer avtalen tilbake til leder
    7. Leder scanner og arkiverer i personalmappen

    Rutinen gjennomføres for alle 4000 ansatte

    Ny digital løsning

    1. Leder gjør endringer i Visma HRM
    2. Leder sender ut lenke til alle ansatte til et skjema
    3. De ansatte åpner lenken og er automatisk innlogget i skjemaet via AD
    4. Skjemaet er ferdig utfylt med data fra Visma HRM om stillingen
    5. Den ansatte ser over alt er riktig og godtar betingelsene
    6. Arbeidsavtalen blir automatisk arkivert på den ansattes personalmappe 

     Klikk for stort bilde Ny digital løsning

    Når lenken til skjemaet deles på intranett eller i andre interne kanaler har alle ansatte tilgang til skjemaet. De ansatte møter et ferdig utfylt skjema som godkjennes med et enkelt klikk og sendes inn. Mekanismer i skjemaet gjør resten av jobben.

    Med vårt samhandlingsverktøy, ACOS Interact, kan du selv bygge og vedlikeholde egne skjemadialoger.

     

    Les mer om ACOS Interact

    Kontakt oss

    Ønsker du å vite mer om hvordan vi kan hjelpe deg med digitalisering? Legg igjen kontaktinfo under, så kontakter vi deg:

    Felt merket med * må fylles ut

    Slik får du automatiske prosesser på 1-2-3-4!

    Se flere kunder