Gjøvik kommune valgte ACOS som digitaliseringspartner

Gjøvik kommune ønsket en fremtidsrettet og fulldigitalisert hverdag for sine ansatte, brukere og innbyggere, og valgte ACOS da de gikk til anskaffelse av nytt sak- og arkivsystem med tilleggsmoduler. Systemet blir et sentralt ledd i kommunens strategi for digitalisering.

Klikk for stort bilde

Avtalen omfatter innføring av systemet WebSak Fokus, løsninger for automatisert datafangst, effektiv arbeidsflyt, digital ekspedering gjennom nasjonale felleskomponenter og en omfattende konvertering fra kommunens eksisterende sak- og arkivsystem, ESA.

Se video om hva Gjøvik kommune sier om innføringsprosessen.


Gjøvik kommune hadde en klar og målrettet strategi rundt anskaffelsen av nytt dokumenthåndterings-system.  ACOS vil fungere som kommunens digitaliseringspartner også utover det rent saksbehandlings- og arkivrelaterte. Dette inkluderer blant annet rådgiving rundt effektiv og optimal bruk av våre hyllevareprodukter, men også et samarbeid rundt utnyttelse av nasjonale felleskomponenter for å skape en heldigital kommune med en offensiv elektronisk innbyggerdialog. Utvidet skjema/datafangst, innsynspublisering av fulltekstdokumenter, bygg-, plan- og delingssaksbehandling i tråd med etablerte standarder og digital ekspedering er bare noen av satsingsområdene vi vil samarbeide tett om i tiden fremover.


Klikk for stort bilde Hovedtrekkene i vår målsetning er forenkling av arbeidsprosesser og rutiner gjennom digitalisering og automatisering. Vi ønsket et godkjent Noark 5-komplett system, og la i konkurransen stor vekt på at leverandørene skulle beskrive og vise hvordan deres løsninger ville bidra til å understøtte realiseringen av vårt målbilde. ACOS viste gjennom hele prosessen at de kan levere kvalitet i alle ledd. De var lydhøre for våre innspill og krav, og presenterte en helhetlig tankegang rundt digitalisering i forvaltningen. Dette oppfatter vi som fremtidsrettet, både for de ansatte som brukere av systemet og for brukerne vi som kommune skal serve. ACOS sin tilnærming til en fullelektronisk hverdag, bygget inn i WebSak med tilleggsmoduler, ivaretar alle de behov for løsninger Gjøvik kommune etterspurte.
 Hans Ivar Festad, prosjektleder Gjøvik kommune


Kommunen var også helt avhengig av at leveransen og innføringsprosessen holdt tidsplanen.
 
Vi hadde en grundig prosess med en klar fremdriftsplan. En viktig del av anskaffelsen var å sikre et innføringsløp som var i tråd med Gjøvik kommune sine tidfestede planer. Dette ville kreve mye av vår egen organisasjon, men ACOS tok et betydelig og nødvendig ansvar for at vi lyktes i denne prosessen. Funksjonalitet og brukervennlighet var premissgivende for valget av leverandør, spesielt sett sammen med implementeringsprosessen. ACOS skilte seg ut med et meget intuitivt og enkelt grensesnitt – både for generell saksbehandling, teknisk etat, personal, samt for ledelsen. Konverteringskonseptet til ACOS var helt i tråd med våre behov, og integrasjonsmulighetene for WebSak var etter vår vurdering de beste.
Aasbjørn Pålshagen, spesialrådgiver og prosjektansvarlig Gjøvik kommune
 

Klikk for stort bilde

 

Dette er en av de mest profesjonelle prosessene vi har deltatt i, og vi må berømme Gjøvik kommune for et meget grundig forarbeid, evaluering, gode spørsmål og engasjement under demonstrasjonene av WebSak. At vi scorte så høyt på brukervennlighet og leveranse er selvsagt ekstra gledelig. Det viser at investeringen vår i fremtidsrettet teknologi og prosjektmetodikk gir resultater. Vi er veldig stolte over å ha blitt valgt som Gjøvik kommunes leverandør av nytt sak- og arkivsystem, og ser frem til å få være deres digitaliseringspartner i de kommende årene.
Marianne Venemyr, salgssjef for Dokumenthåndtering i ACOS
 
Kommunen har startet et spennende digitaliseringsløp som skal løfte den fram mot en fulldigitalisert hverdag for sine ansatte, brukere og innbyggere.
 
Vi skal tilby tjenester av høy kvalitet tilpasset de krav våre innbyggere setter til oss. ACOS har gjennom denne prosessen delt sine tanker om digitalisering i offentlig sektor, og hvordan de vurderer dette relatert til sin kompetanse og produkter. Disse tankene henger meget godt sammen med Gjøvik kommunes visjoner. Vi tror på et svært konstruktivt samarbeid i årene som kommer. ACOS vil med andre ord være en viktig og strategisk samarbeidspartner i jobben med å digitalisere kommunen.
Magnus Mathisen, Rådmann i Gjøvik kommune