8 nyttige tips til dere som skal lage nye nettsider i kommunesammenslåing

Skal du i gang med nye nettsider før kommunesammenslåing? Da bør du sette i gang! Tjøme og Nøtterøy ble til Færder kommune 1. januar 2018, og her er våre beste tips til dere som skal i gjennom det samme.

1. Ikke tenk at du har god tid
 

Et nettsideprosjekt skal igjennom flere faser: behovskartlegging, design, brukertest, implementering og innholdsproduksjon som vil pågå i flere måneder.

Skal du slå deg sammen med andre kommuner 1. januar 2020 bør du komme i gang med nettsideprosjektet senest høsten 2018, hvis du ikke allerede har begynt.

Sammenslåingsprosjekter ACOS har gjennomført hos kommuner med lansering 01.01.2018 krevde flere ressurser hos både kunde og hos ACOS enn ved en standard nyinnføring. Erfaringsmessig kom ikke kommunene raskt nok i gang internt med å ta viktige avklaringer og beslutninger rundt systembruk.
 

2. Lag en informasjonsportal
 

God dialog med innbyggere og ansatte i kommunen er vesentlig når flere kommuner skal bli til èn. Lag en informasjonsportal som sier noe om konsekvensene for innbyggerne, og hold dem oppdatert. Færders informasjonsportal ble laget ca. et år i forveien.

Eksempler på informasjonsportaler vi har laget:

 

Bruk minst mulig tid på informasjonsportalen. Tiden bør heller investeres i å arbeide med innhold på den nye nettsiden til kommunen. ACOS har derfor laget en standardisert designmal for en slik informasjonsportal som er lett for deg å sette opp, og holde oppdatert. Ta gjerne kontakt med oss for å høre om muligheter for en slik løsning i din kommune.

 

3. Begynn å lage innhold til de nye nettsidene så tidlig som mulig
 

I nettsideprosjekter er det alltid innholdsproduksjonen som tar lengst tid. Når flere kommuner skal bli til én vil denne fasen ta enda lengre tid for det er mye innhold som må samkjøres av kommunene.

ACOS gjorde klar en nettside til Færder kommune som de begynte å jobbe med, slik at den var klar til lansering da de to kommunene ble til én. Erfaring fra prosjektet var at de skulle hatt lenger tid til innholdsproduksjon.

Klikk for stort bildeDen nye kommunen skal gjerne tilby de samme tjenestene som de gamle, men det vil likevel bli lokale forskjeller og rutineendringer. Det kan være vanskelig å forutse akkurat hvordan innholdet bør tilpasses de nye endringene, men det kan likevel være smart å starte planleggingen tidlig. Hvem skal være webredaktører for de nye sidene? Er dagens innhold godt skrevet? Eller bør dere starte med helt blanke ark?
 

4. Lag en prosjektgruppe som skal jobbe med nye nettsider
 

Få tidlig på plass en prosjektgruppe og en prosjektleder som har beslutningsmyndighet i den nye organisasjonen. Lag en plan for arbeidet og sett av tid til prosjektet. Færder kommune erfarte at 4 webredaktører med tydelig ansvarsfordeling fungerte godt i deres organisasjon. Når den nye kommunen var etablert utvidet de arbeidsgruppen for nettstedet.

Husk at perioden hvor dere skal lage det nye innholdet til nettsiden tar lengst tid. Sett av nok tid og ressurser til dette. Færder satte av to måneder til denne jobben, men skulle gjerne hatt mye lengre tid!
 

5. Få opp den nye kommunikasjons- og IT-avdelingen
 

Ny organisasjon skal settes i den nye kommunen, hvor også kommunikasjonsavdelinger og IT-avdelinger skal slås sammen. Alle skal ha nye brukere, e-post adresser, titler osv. slik at arbeidet med oppdatering av AD må startes tidlig slik at dette ikke blir en flaskehals på slutten av prosjektet.
 

6. Reserver møterom og kurslokaler i tide
 

Det er mange pågående prosjekter samtidig, og flere IT-prosjekter på en og samme tid. Bestill møterom og kurslokaler tidlig! Kommunene som slo seg sammen 1. januar 2018 fikk problemer med at lokaler og møterom som var fullbooket når de trengte dem.
 

7. Forbered dere på endring
 

Er du webredaktør? Det er ikke sikkert de andre webredaktørene tenker som deg, eller har jobbet med innholdet og nettsidene på samme måte. Forbered deg på kulturforskjeller, ulike rutiner og endringsvilje, tidkrevende prosesser og diskusjoner, ulik systemerfaring og ulikt kompetansenivå.
 

8. Det blir kø!
 

Det er mange kommuner som er i tilsvarende prosesser som dere og vi anbefaler at dere starter arbeidet så tidlig som mulig. Av disse kommunene er dere flere som skal ha nye nettsider – så det kommer til å bli kø hos leverandørene. Jo tidligere ute dere er, desto større sjanse er det for å få på plass en god, brukervennlig nettside for de nye kommunen som er klar 1. januar 2020.

I tillegg til nettsider er det mange andre fagsystemer som skal reetableres. Dette kan gjøre at fagenhetene får utfordringer med å bidra inn i kommunikasjonsavdelingene sine prosjekter, og det blir kø om de interne ressursene