Regelsett, webskjema og SMS-varsling

For deg som skal administrere bookingpersoner og -ressurser i CMS. 

Regelsett

Regelsett styrer blant annet

  • åpningstider
  • tidsintervall (for eksempel 30 minutter eller 1 time)
  • hvor langt frem i tid det kan reserveres
  • om opptatte tidspunkt skal vises eller skjules

Lage eller endre et regelsett

  1. Klikk på Administrasjon
  2. Velg Booking regler
  3. Klikk på Nytt regelsett eller velg/kopier et regelsett i listen
  4. Gi regelsettet en tydelig tittel (for eksempel Byggesak eller Idrettshall)
  5. Velg åpningstid for hver ukedag
  6. Velg tidsintervall (for eksempel 30 minutter, 1 time eller hele åpningstiden)
  7. Velg eventuelt Stengt på dager det ikke skal være mulig å bestille
  8. Velg ønsket periode i feltet for Kapasitetsvindu (hvor lang tid i forveien det er mulig å bestille)
  9. I feltet Forberedelsestid, velg hvor mange dager du eventuelt vil blokkere før en avtale
  10. Klikk Lagre

Reservere hele åpningstiden

Du kan la innbygger reservere hele åpningstiden i én bestilling. Dette kan for eksempel gjelde for øvingslokaler eller møterom.

  1. Klikk på Administrasjon
  2. Velg Booking regler
  3. Åpne regelsettet du vil endre
  4. Nederst i regelsettet, velg Ja for Endre tidspunkt
  5. Klikk Lagre

Når dette er aktivert, kan innbygger velge «Hele åpningstiden». Da blir alle ledige intervaller denne dagen opptatt, og avtalen registreres som heldagshendelse i Outlook.

Webskjema

Webskjema brukes til å hente inn informasjon fra innbygger når de reserverer. For booking finnes det en egen kategori med standardskjema.

Innstillinger for webskjema

Når du står i et webskjema:

  • Se i boksen Innstillinger til høyre
  • ℹ️Sett hake for Vis oppsummering før innsending – denne er nødvendig for at booking skal fungere
  • Skriv inn tekst i feltet Kvitteringstekst på nettsiden (for eksempel at det kommer endelig bekreftelse på e-post)
  • Sett hake for Send kvittering til avsender hvis du ønsker det, og sørg for at skjemaet spør om e-posten til brukeren i et av feltene
  • Sett hake for Motta webskjema på e-post hvis noen skal få varsel på e-post når det kommer en reservasjon
    • Skriv inn e-postadresser i feltet Mottakere

  • Personvern

    Webskjema som brukes til booking lagrer ikke responsene i ACOS CMS. Data sendes direkte til Outlook. 

    Vær forsiktig med å be om sensitiv informasjon. Husk at kvitteringer og e-poster kan inneholde alle opplysninger innbygger har fylt inn. Følg deres interne rutiner for personvern og sikkerhet.

SMS-varsling

Etter at ACOS har aktivert SMS-varsling, kan du slå det på i regelsettene.

  1. Klikk på Administrasjon
  2. Velg Booking regler
  3. Åpne regelsettet der du vil sende SMS-påminnelse
  4. Velg Ja i feltet Send påminnelse på SMS
  5. Skriv inn meldingsteksten
  6. Bruk variablene {RESOURCENAME}, {DAY}, {DATE} og {TIME} der det passer
  7. Velg om SMS skal sendes 1 eller 2 dager før avtalen
  8. Klikk Lagre

Ofte stilte spørsmål