Booking av lokaler/ressurser

Slik setter du opp booking av møterom, idrettshaller og andre fysiske ressurser.

1. Lage bookingkategori

  1. Finn menypunktet for Booking ressurs
  2. Klikk på flervalgsknappen (…)
  3. Velg Ny bookingkategori
  4. Gi kategorien et navn, for eksempel Idrettsanlegg, Øvingslokaler eller Kjøretøy
  5. Trykk Enter

Legge til ikon for kategori (valgfritt)

  1. Marker bookingkategorien i Meny
  2. I høyre marg, åpne Innstillinger
  3. Velg Emnetype
  4. Skriv inn navnet på ønsket ikon i feltet Ikon:
    • instruments, activities, car, court, glasses, group, person,  eller rings
  5. Klikk Lagre

2. Opprette en bookingressurs

  1. I Meny, klikk på bookingkategorien du laget i forrige steg
  2. Klikk på Ny bookingressurs øverst i midtfeltet
  3. Skriv inn tittel på ressursen, for eksempel Idrettshall A eller Møterom Fjell
  4. Fyll ut feltene i malen, se beskrivelse i tabellen under
  5. Klikk Lagre eller Publiser

Viktige felt for bookingressurs

Felt for bookingressurs
FeltBrukes til
Kort beskrivelseKort tekst som vises på transportsiden
BildeBilde av ressursen. Hvis du ikke velger bilde, vises ikon
BeskrivelseForklar hva ressursen egner seg til, og hvem den er for
KartpunktVelg kartpunkt eller opprett nytt. Adressen vises på nettsiden
ÅpningstiderBeskriv åpningstidene for ressursen (for eksempel hverdag og helg)
KontaktKontaktperson, hentet fra Personer
StørrelseFor eksempel antall personer eller kvadratmeter
FasiliteterHva som følger med ressursen (for eksempel wifi, prosjektor, garderobe). Fasiliteter kan brukes til søk og filtrering
PrisBeskriv pris hvis ressursen koster noe å leie
Ofte stilte spørsmålKoble til FAQ med ekstra informasjon
LeiebetingelserLenke til eventuell artikkel eller fil med regler for leie
Adresse til kalenderE-postadressen til ressursens kalender i Outlook
RegistreringsskjemaVelg webskjemaet som skal brukes ved bestilling
RegelsettVelg regelsettet som styrer åpningstid og intervall

3. Administrere ledig tid

For ressurser og lokaler styrer man ledig tid som vises på nettsiden via regelsettet. 

  1. Klikk på Administrasjon
  2. Velg Booking regler
  3. Klikk på Nytt regelsett eller velg/kopier et regelsett i listen
  4. Gi regelsettet en tydelig tittel (for eksempel Øvingslokale eller Idrettshall)
  5. Velg åpningstid for hver ukedag
  6. Velg tidsintervall (for eksempel 30 minutter, 1 time eller hele åpningstiden)
  7. Velg eventuelt Stengt på dager det ikke skal være mulig å bestille
  8. Velg ønsket periode i feltet for Kapasitetsvindu (hvor lang tid i forveien det er mulig å bestille)
  9. I feltet Forberedelsestid, velg hvor mange dager du eventuelt vil blokkere før en avtale
  10. Klikk Lagre
  11. Gå til bookingressursen og velg det aktuelle regelsettet

Reservere hele åpningstiden

Du kan la innbygger reservere hele åpningstiden i én bestilling. 

  1. Klikk på Administrasjon
  2. Velg Booking regler
  3. Åpne regelsettet du vil endre
  4. Nederst i regelsettet, velg Ja for Endre tidspunkt
  5. Klikk Lagre

Når dette er aktivert, kan innbygger velge «Hele åpningstiden». Da blir alle ledige intervaller denne dagen opptatt, og avtalen registreres som heldagshendelse i Outlook.

E-postvarsel ved reservasjon via webskjema

Hvis du vil varsle noen når det kommer en reservasjon:

  1. Gå til Rediger > Webskjema
  2. Åpne webskjemaet som er koblet til ressursen
  3. I høyremarg, sett hake for Send webskjema på e-post
  4. Skriv inn e-postadresser i feltet Mottakere
  5. Klikk Lagre

Lenke til en bookingressurs

Lenke til bookingressurs fra en artikkel

  1. Åpne artikkelen der du vil lenke til ressursen
  2. Marker teksten som skal være lenketekst
  3. Høyreklikk og velg Lenke, eller velg Sett inn > Lenke
  4. Velg Intern lenke
  5. Velg Bookingressurs
  6. Velg kategori og ressurs i dialogen
  7. Klikk OK og Lagre

Lenke til bookingressurs fra forsiden

  1. Gå til Rediger > Lenker
  2. Velg kategorien der du vil legge lenken
  3. Klikk Ny lenke
  4. Skriv inn tittel på lenken
  5. Velg Intern lenke som lenketype
  6. Velg Bookingressurs i feltet Hva vil du lenke til
  7. Velg riktig ressurs
  8. Klikk OK og Lagre