Automatisk oppdatert ansattoversikt
Slik fungerer personsynkronisering med ACOS CMS:
- ACOS henter persondata via eksterne referanser på personkategorier
- Synkronisering skjer normalt én gang i døgnet
- Dere styrer selv hvilke personer som vises ved å velge hvilke kategorier som kobles til EntraID
- Personer kan vises som kontaktkort i artikler og i en personoversikt
Trykk for større bildeHva er personsynkronisering?
Personsynkronisering er en integrasjon mellom ACOS CMS og enten:
- Microsoft EntraID
- Lokal Active Directory (AD)
Kontaktinformasjon på ansatte hentes automatisk og synkroniseres til nettsiden én gang i døgnet. På den måten er informasjonen på nettsiden alltid oppdatert.
Du slipper å vedlikeholde manuelt
- Når en ansatt slutter og fjernes fra systemene deres, fjernes personen automatisk fra nettsiden
- Endringer i telefonnummer, tittel eller e-post oppdateres automatisk
- Mindre manuelt vedlikehold i CMS
Hvor ofte synkroniseres personer?
Synkroniseringen mellom EntraID og CMS kjøres som regel én gang i døgnet, vanligvis om natten.
Sette opp AD-synkronisering
Koble en AD-gruppe til en personkategori
For at synkroniseringen skal fungere, må du koble én personkategori i CMS til én eller flere AD-grupper.
- Du kan ikke hente ut enkeltpersoner fra en EntraID-gruppe
- Alle personer i EntraID-gruppen blir synkronisert
- Én personkategori kan ha flere EntraID-referanser
- Gå til Rediger → Personer
- Velg en kategori, eller klikk på flervalgsknappen (…) for å lage en ny
- Klikk Ekstern system
- Klikk Ny referanse
- Lim inn EntraID-gruppens Object Id i feltet Ekstern ID
- La de andre feltene stå som de er
- Klikk Lagre
- Klikk Lukk
- Klikk Lagre på kategorien
Object Id finner du i EntraID under Groups.
- Gå til Rediger → Personer
- Velg en kategori, eller klikk på flervalgsknappen (…) for å lage en ny
- Klikk Ekstern system
- Klikk Ny referanse
- Lim inn AD-gruppens LDAP-streng i feltet Ekstern ID
- La de andre feltene stå tomme
- Klikk Lagre
- Klikk Lukk
- Klikk Lagre på kategorien
LDAP-strengen finner du i ADExplorer under feltet Path.Test koblingen
⚠️ Disse stegene krever teknisk tilgang til serveren der AD-sync er installert.
- Åpne Task Scheduler på serveren
- Finn tasken som heter AD Personsynk (eller lignende)
- Høyreklikk og velg Run
- Vent til jobben er ferdig
- Gå tilbake til CMS og kontroller personkategorien
Viktig å være klar over
Synkronisering overskriver endringer du har gjort manuelt i CMS.
Personer lagt inn via EntraID blir automatisk publisert hvis kategorien er publisert.
Hvilke felt synkroniseres?
Vise mindre informasjon om enkelte ansatte
Da kan dere:
- opprette en egen personkategori i CMS uten EntraID-kobling
- legge personene manuelt i denne kategorien
- tilpasse hvilken informasjon som vises
Dette brukes ofte for ansatte i sensitive roller.
For å bruke personsynkronisering må produktet ACOS EntraID Personmodul være installert. Dette setter vi opp for dere.
👉 Velg Bestill-fanen øverst for å få et pristilbud
Ofte stilte spørsmål og feilsøking
Ja. Klikk på personen, og under Innstillinger i høyre marg kan du legge personen til i flere kategorier.
Ja.
- Gå til Rediger → Personer
- Klikk på flervalgsknappen (…) bak kategorien
- Velg Endre tittel
- Skriv inn nytt navn og trykk Enter
Dette skjer fordi personen fortsatt finnes i EntraID og dermed blir hentet inn på nytt ved neste synkronisering.
For å unngå dette har du tre alternativer:
- Avpubliser personen i CMS
- Bruk mindre og mer presise EntraID-grupper
- Kontakt ACOS for å sette opp regelsett som filtrerer bort personer
Hvis du sletter en person som er synkronisert fra EntraID, blir personen oppfattet som ny og lagt inn igjen.
ACOS kan sette opp regelsett i synkroniseringen som:
- endrer titler
- fjerner telefonnummer
- skjuler deler av informasjonen
Dette brukes ofte for ansatte innen for eksempel barnevern eller skole.
👉 Ta kontakt med ACOS for oppsett.
Du har tre muligheter:
- Avpubliser personene i CMS
- Bruk mindre generelle EntraID-grupper
- Kontakt ACOS for regelsett som filtrerer bort personer
Merk: Hvis personene slettes, vil de bli lagt inn igjen ved neste synk.
Dette skyldes som oftest feil eller manglende EntraID-referanse.
Slik sjekker du:
- Gå til Rediger → Personer
- Finn riktig personkategori
- Klikk Ekstern system
- Åpne aktuell referanse
- Kopier Ekstern ID
Be IT sjekke om personene ligger i denne EntraID-gruppen
Hvis ikke, må riktig referanse legges til i CMS.
Ja. Kontaktinformasjon som er redigert i EntraID vil overskrive manuelle endringer i CMS ved neste synk.
Avpubliser personen i ACOS CMS. Da vises personen ikke på nettsiden, selv om den fortsatt finnes i EntraID
Nei. Personen fjernes ved neste synkronisering etter at brukeren er deaktivert i EntraID.
Hvis du vil fjerne personen umiddelbart, kan du:
- slette personen i CMS
- eller kjøre AD-synk manuelt (lokal AD)
Ja. En personkategori kan ha flere eksterne referanser.