PersonsynkroniseringMed EntraID personsynkronisering kan du hente kontaktpersoner automatisk fra deres systemer til ACOS CMS. Da slipper du å opprette og oppdatere personer manuelt. Om integrasjonen Bestill Automatisk oppdatert ansattoversiktSlik fungerer personsynkronisering med ACOS CMS:ACOS henter persondata via eksterne referanser på personkategorierSynkronisering skjer normalt én gang i døgnetDere styrer selv hvilke personer som vises ved å velge hvilke kategorier som kobles til EntraIDPersoner kan vises som kontaktkort i artikler og i en personoversiktTrykk for større bildeHva er personsynkronisering?Personsynkronisering er en integrasjon mellom ACOS CMS og enten:Microsoft EntraIDLokal Active Directory (AD)Kontaktinformasjon på ansatte hentes automatisk og synkroniseres til nettsiden én gang i døgnet. På den måten er informasjonen på nettsiden alltid oppdatert.Du slipper å vedlikeholde manueltNår en ansatt slutter og fjernes fra systemene deres, fjernes personen automatisk fra nettsidenEndringer i telefonnummer, tittel eller e-post oppdateres automatiskMindre manuelt vedlikehold i CMS Se integrasjonen i brukFinn tilsette i Ålesund kommuneFinn ein tilsett i Lærdal kommuneFinn verksemd eller tilsett i Ullensvalg kommuneFinn ansatt i Innlandet fylkeskommune Hvor ofte synkroniseres personer?Synkroniseringen mellom EntraID og CMS kjøres som regel én gang i døgnet, vanligvis om natten.Sette opp AD-synkroniseringKoble en AD-gruppe til en personkategoriFor at synkroniseringen skal fungere, må du koble én personkategori i CMS til én eller flere AD-grupper.Du kan ikke hente ut enkeltpersoner fra en EntraID-gruppeAlle personer i EntraID-gruppen blir synkronisertÉn personkategori kan ha flere EntraID-referanser For EntraIDGå til Rediger → PersonerVelg en kategori, eller klikk på flervalgsknappen (…) for å lage en nyKlikk Ekstern systemKlikk Ny referanseLim inn EntraID-gruppens Object Id i feltet Ekstern IDLa de andre feltene stå som de erKlikk LagreKlikk LukkKlikk Lagre på kategorienObject Id finner du i EntraID under Groups.For lokal Active DirectoryGå til Rediger → PersonerVelg en kategori, eller klikk på flervalgsknappen (…) for å lage en nyKlikk Ekstern systemKlikk Ny referanseLim inn AD-gruppens LDAP-streng i feltet Ekstern IDLa de andre feltene stå tommeKlikk LagreKlikk LukkKlikk Lagre på kategorienLDAP-strengen finner du i ADExplorer under feltet Path.Test koblingen manuelt (lokal AD)⚠️ Disse stegene krever teknisk tilgang til serveren der AD-sync er installert.Åpne Task Scheduler på serverenFinn tasken som heter AD Personsynk (eller lignende)Høyreklikk og velg RunVent til jobben er ferdigGå tilbake til CMS og kontroller personkategorien Viktig å være klar overSynkronisering overskriver endringer du har gjort manuelt i CMS. Personer lagt inn via EntraID blir automatisk publisert hvis kategorien er publisert. Hvilke felt synkroniseres? Hvilke felt synkroniseres i personmodulenFelt i CMSFelt i EntraIDFornavngivenNameEtternavnsnE-postmailTelefontelephoneNumberMobilmobileTitteltitleAvdelingdepartmentBeskrivelseinfo Vise mindre informasjon om enkelte ansatteDa kan dere:opprette en egen personkategori i CMS uten EntraID-koblinglegge personene manuelt i denne kategorientilpasse hvilken informasjon som visesDette brukes ofte for ansatte i sensitive roller. For å bruke personsynkronisering må produktet ACOS EntraID Personmodul være installert. Dette setter vi opp for dere.👉 Velg Bestill-fanen øverst for å få et pristilbud Ofte stilte spørsmål og feilsøking Kan en ansatt vises i flere kategorier eller avdelinger?Ja. Klikk på personen, og under Innstillinger i høyre marg kan du legge personen til i flere kategorier.Kan jeg endre navn på en avdeling eller personkategori?Ja.Gå til Rediger → PersonerKlikk på flervalgsknappen (…) bak kategorienVelg Endre tittelSkriv inn nytt navn og trykk EnterHvorfor dukker en person opp igjen etter at jeg har slettet den i CMS?Dette skjer fordi personen fortsatt finnes i EntraID og dermed blir hentet inn på nytt ved neste synkronisering.For å unngå dette har du tre alternativer:Avpubliser personen i CMSBruk mindre og mer presise EntraID-grupperKontakt ACOS for å sette opp regelsett som filtrerer bort personerHvis du sletter en person som er synkronisert fra EntraID, blir personen oppfattet som ny og lagt inn igjen.Hvordan kan vi skjule eller endre informasjon på enkelte ansatte?ACOS kan sette opp regelsett i synkroniseringen som:endrer titlerfjerner telefonnummerskjuler deler av informasjonenDette brukes ofte for ansatte innen for eksempel barnevern eller skole.👉 Ta kontakt med ACOS for oppsett.Synkroniseringen legger inn personer som ikke skal vises på nettsiden – hva gjør vi?Du har tre muligheter:Avpubliser personene i CMSBruk mindre generelle EntraID-grupperKontakt ACOS for regelsett som filtrerer bort personerMerk: Hvis personene slettes, vil de bli lagt inn igjen ved neste synk.Noen personer blir ikke synkronisert fra EntraID – hva kan være feil?Dette skyldes som oftest feil eller manglende EntraID-referanse.Slik sjekker du:Gå til Rediger → PersonerFinn riktig personkategoriKlikk Ekstern systemÅpne aktuell referanseKopier Ekstern IDBe IT sjekke om personene ligger i denne EntraID-gruppenHvis ikke, må riktig referanse legges til i CMS.Blir eksisterende personer overskrevet ved synkronisering?Ja. Kontaktinformasjon som er redigert i EntraID vil overskrive manuelle endringer i CMS ved neste synk.Vi har ansatte i permisjon som ikke skal vises – hva gjør vi?Avpubliser personen i ACOS CMS. Da vises personen ikke på nettsiden, selv om den fortsatt finnes i EntraIDHvis jeg deaktiverer en person i EntraID, vil personen fortsatt vises på nettsiden?Nei. Personen fjernes ved neste synkronisering etter at brukeren er deaktivert i EntraID.Hvis du vil fjerne personen umiddelbart, kan du:slette personen i CMSeller kjøre AD-synk manuelt (lokal AD)Kan jeg koble flere EntraID-grupper til én personkategori?Ja. En personkategori kan ha flere eksterne referanser.Hva skjer hvis personkategorien er publisert?Personer som synkroniseres inn blir automatisk publisert hvis kategorien er publisert. PrisFyll ut skjemaet, så sender vi deg et uforpliktende pristilbud.