Hvilke personopplysninger behandler vi?

• Grunnleggende kontaktinformasjon som navn, adresse, telefonnummer, e-post og demografisk informasjon
• Informasjon om webtrafikk som din innloggings-ID, brukernavn og IP-adresse
• Statistikk som viser hvordan du interagerer med innholdet vi tilbyr
• Innhold som du har lastet opp og delt med oss, som for eksempel bilder, kommentarer, artikler og videoklipp
• Informasjon delt i forbindelse med jobbsøknader og påmelding på arrangement

Hvordan samler vi inn dine personopplysninger?

Generelt samler vi inn personopplysninger direkte fra deg, men dersom organisasjonen du jobber for kjøper produkter og tjenester fra ACOS, kan vi samle inn opplysninger om deg fra kontrakt- eller samarbeidsavtalen.  

Vi benytter også informasjonskapsler (cookies) og andre sporingsteknologier når du besøker våre nettsider.  Les om vår bruk av informasjonskapsler (cookies). 

I noen tilfeller kan vi også samle inn informasjon om deg fra andre kilder. Disse kildene kan være tredjeparter, offentlige kilder eller sosiale medier.

Hvorfor behandler vi personopplysninger?

Kjøp og levering

• Håndtere bestillinger, avtaler og betalinger
• Tilby tjenester direkte til deg, som kurs og webinar
• Gi tilbud om produkter og tjenester 
• Opprette og administrere kontoen din for vår supporttjeneste

Forbedre vår kundesupport

• Utvikle funksjonalitet og brukeropplevelse for vår kundeportal

Sikkerhet

• Oppdage, redusere og forhindre sikkerhetstrusler og misbruk, samt utføre vedlikehold og feilsøking

Markedsføring

• Håndtere preferanser og sende ut markedsmateriell
• Opprette interesseprofiler for å markedsføre relevante produkter og tjenester

Rekruttering

• For å administrere rekrutteringsprosesser og behandle jobbsøknader
• Vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser

‍Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av dine personopplysninger?

Vi behandler personopplysninger på flere rettslige grunnlag.

Avtale med deg

Vi behandler dine personopplysninger på grunnlag av en juridisk avtale med deg. Dette kan eksempelvis være når du søker på en stilling i ACOS. Behandling av dine personopplysninger som CV, søknad og referanser er nødvendig for at ACOS skal kunne håndtere dine henvendelser før en kontrakt er signert.

Ditt samtykke

Vi kan også behandle dine personopplysninger basert på samtykke, for eksempel ved påmelding til et arrangement. Du vil alltid ha muligheten til å trekke tilbake ditt samtykke.

Legitim interesse

Vi har en legitim interesse når vi behandler dine personopplysninger for formål som, sikkerhet, support og forbedring, samt når du opptrer som en kontaktperson for en eksisterende eller potensiell kunde. Dine personopplysninger behandles fra et forretningsperspektiv på en måte som vi mener ikke er i konflikt med dine rettigheter som privatperson. 

Videre behandler ACOS dine personopplysninger basert på legitim interesse dersom du melder deg på et webinar, laster ned rapporter og annet innhold fra våre nettsider, samt når du benytter deg av ACOS sine nettforum. Den legitime interessen er å gi deg korrekt innhold og administrere dine henvendelser. 

Hvordan deler vi dine personopplysninger?

Internt i ACOS

Dine personopplysninger registreres i systemer som brukes av ACOS for å levere tjenesten du bruker hos oss.

Samarbeidspartnere

Vi deler dine personopplysninger med våre samarbeidspartnere når det er nødvendig for å oppfylle tjenesten du har bestilt fra oss. For eksempel når du har meldt deg på et arrangement som innebærer opphold på hotell.

ACOS som databehandler og bruk av underleverandører

Vi bruker underleverandører til å behandle personopplysninger. Disse underleverandørene er vanligvis leverandører av skytjenester eller andre IT-tjenester.

Ved bruk av underleverandører vil vi inngå en databehandleravtale (DBA) for å beskytte dine rettigheter til personvern i henhold til gjeldende personvernlovgivning. Dersom underleverandører befinner seg utenfor EU/EØS, vil vi sørge for at det inngås gyldige overføringsmekanismer med disse på dine vegne ved å benytte ordninger godkjent av EU kommisjonen, herunder EU Model Clauses.

Informasjon om hvordan personopplysninger behandles for våre produkter er beskrevet i den respektive Databehandleravtalen for tjenesten.  ACOS er i dette tilfellet Databehandler, og behandler kun data på vegne av og etter instrukser gitt av din organisasjon. 

For ytterligere informasjon om dette kan du kontakte kontraktsansvarlig for den aktuelle tjenesten.

Hvor lenge oppbevarer vi dine personopplysninger?

Vi lagrer kun dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle våre kontraktuelle forpliktelser. Når behandling av personopplysninger er basert på andre rettslig grunnlag, som legitim interesse, vil opplysningene lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.

Derfor kan dine personopplysninger være underlagt forskjellige lagringsrutiner basert på typen data og formålet for innsamlingen. Her er noen eksempler:

Ved rekruttering sletter vi dine personopplysninger som CV, søknad og andre dokumenter når rekrutteringsprosessen er avsluttet, vanligvis maksimum 12 måneder etter søknadsfristen, med mindre annet er avtalt med deg.

Et annet eksempel er kontaktinformasjon som lagres for markedsføringsformål, inkludert leads eller potensielle kunder. Slike personopplysninger vil slettes senest 24 måneder etter siste registrerte aktivitet.

For ytterligere informasjon om sletting av data er du velkommen til å kontakte oss. Du finner kontaktinformasjon i siste avsnitt i denne erklæringen.

Hva er dine rettigheter?

Du kan utøve følgende rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger:

• Innsyn: Du har rett til å be om en kopi av personopplysninger vi behandler om deg.
• Korrigering: Du har også rett til å be oss korrigerer uriktige eller ufullstendige personopplysninger som vi behandler om deg. 
• Sletting: Du har rett til å be oss om å slette dine personopplysninger.
• Begrensning: Du har rett til å be oss begrense behandlingen av dine personopplysninger

Vær oppmerksom på at det kan være visse unntak eller begrensninger knyttet til rettighetene nevnt ovenfor, avhengig av den spesifikke tjenesten.

Markedsføring og profilering

Den legitime interessen‍

Når du er i dialog med oss ved å besøke våre nettsider, laste ned innhold, delta på webinarer, samt når du bruker våre tjenester, vil vi behandle dine personopplysninger basert på legitim interesse. En av våre legitime interesser for behandling av personopplysninger er markedsføring.

Vi bruker dine personopplysninger til å levere relevant innhold til deg gjennom direkte markedsføring på sosiale medier og e-post. Personopplysninger som behandles er aggregerte detaljer om deg som for eksempel IP-adresse, interesser (hva du har klikket på etc.) og enhet. Dette gjøres ved bruk av teknologier som informasjonskapsler (cookies) og kalles profilering. Vi vil også kunne kombinere dette med informasjon om kundeforholdet vi har med din virksomhet.

Formålet med profileringen er å levere tilpasset markedsføring til deg, forbedre brukeropplevelsen din med våre tjenester og levere produkter som kundene våre er fornøyd med. Våre tjenester brukes generelt som verktøy for arbeidsrelaterte formål, og din atferd i disse verktøyene sier dermed lite om ditt personlige liv. Det er heller ikke snakk om noe sensitiv informasjon. Dine personopplysninger behandles derfor fra et forretningsperspektiv på en måte som vi mener ikke er i konflikt med dine friheter og rettigheter som privatperson.  

Vi bruker også e-post som verktøy for å kommunisere med deg,  og du har alltid mulighet til å trekke tilbake samtykke og reservere deg fra markedsføringen som beskrevet nedenfor.

Rett til å velge bort markedsføringskommunikasjon

Du har rett til å melde fra om at du ikke ønsker å motta markedsføring og kan gjøre dette ved å administrere dine preferanser eller avslutte abonnementet. 

Du vil også ha mulighet til å samtykke til/trekke tilbake ditt samtykke for informasjonskapsler (cookies) på en spesifikk ACOS-nettside og gjennom vårt cookie-banner. 

Vær oppmerksom på at selv om du velger ikke å motta markedsføringskommunikasjon fra oss, kan du likevel motta administrativ kommunikasjon som for eksempel bestillingsbekreftelser eller varsler som er nødvendige for å administrere kontoen din eller de tjenestene som du har fra oss.

Endringer

Denne personvernerklæringen revideres jevnlig eller ved endringer i lover og regler. Sist oppdatert: 9 februar 2024.

Hvordan kan du kontakte oss?

Har du spørsmål om vår personvernerklæring kan du kontakte Tina Landsvik Fardal, Direktør for HR og IT. Du når henne på e-post: tina@acos.no ✉️