BEST/EDU (Elektronisk samhandling)

best_edu.png

EDU (tidligere BEST-standarden) beskriver hvordan journalposter (hoveddokument og vedlegg) skal kommuniseres mellom to Noark-4 godkjente systemer. Forsendelsen blir signert og kryptert med kommunikasjonspartenes virksomhetssertifikater, og mottaker kan således være sikker på hvem som er avsender, og at forsendelsen ikke er kompromittert eller lest av uvedkommende. Løsningen tar derfor høyde for at det også kan sendes sensitiv informasjon mellom parter.

Sikret sporbarhet
Ved ekspedering av en journalpost via e-post er det en risiko for at mottaker ikke mottar forsendelsen, uten at avsender blir varslet om dette (for eksempel kan e-posten bli stoppet i et spamfilter). I EDU/BEST- løsningen har forsendelsen sikret sporbarhet gjennom kvitteringsfunksjonalitet og logginformasjon av både ekspedisjons- og leveransedata fra både ekspederende og mottakende Noark-systemer. Logginformasjon blir arkivert iht. retningslinjer fra Riksarkivet.

Tidsbesparelse
Ved ekspedering av en journalpost fra ett Noark-system til et annet, vil metadata om journalposten bli sendt med forsendelsen, og mottakende system kan benytte dette ved registrering i større grad enn ved mottak av en e-post. Dette vil gi en tidsbesparelse ved registrering i forhold til e-post.

Alle Noark-leverandører, Riksarkivet, Datatilsynet m.fl. har vært involvert i etableringen av EDU/BEST, og har blitt enige om denne. Det er et betydelig arbeid av høy kvalitet som ligger til grunn for utarbeidelsen av standarden, og DIFI har gått aktivt inn og arbeider for utbredelse av løsningen. Med en fremtidig felles EDU/ BEST katalogtjeneste (noe som er under utredning) vil alt ligge til rette for at dette kan bli en ”markedsstandard” for ekspedering av dokumenter mellom offentlige etater i Norge, noe som vil gi store effektiviseringsgevinster totalt sett.

Kommunikasjonskanal
For å sende dokumenter elektronisk, må en sikker informasjonskanal installeres i kommunen. ACOS har inngått et samarbeid med DIPS om leveranse av DIPS Communicator.
DIPS Communicator er en komplett og moderne EDI- programvare for aktører som ønsker å kommunisere sensitiv informasjon på en sikker og effektiv måte. DIPS Communicator er den ledende og mest utbredte kommunikasjonsløsningen innenfor mange områder i offentlig forvaltning.

Gevinster
Det er gjort et omfattende arbeid i å kartlegge mulig gevinstpotensial:

Direkte økonomiske besparelser, (mindre porto, utskrift, dokumentskann)
Direkte administrative tidsgevinster, (mindre manuell håndtering og fysisk arkivering)
Direkte tidsgevinster knyttet til behandlingstid / saksbehandling, (leveransetid lik som for e-post)
Kompletterte elektroniske arkivmapper / arkivsaker Ð Økning av papirvolum i manuelle arkiv kan begrenses
Redusert behov for fysiske lokaliteter for manuelle papir arkiv (over tid)
Forenklede og rollestyrte ekspedisjons- og
Postmottaksrutiner
Økt tilgjengelighet (ekspedisjonstilgang og mottaksfordeling for saksbehandlere)
Redusert sårbarhet for tilgjengelige rollehavere (arkivpersonale spesielt)
Økt grad av konfidensialitet (dokumentert og logget sporbarhet) i behandlinger
Miljøhensyn

ACOS anbefaler å benytte EDU/BEST for sikker elektronisk ekspedering mellom kommunene og andre virksomheter/organisasjoner som benytter et NOARK system. Kommunene har også mye kommunikasjon mot andre kommuner, fylkeskommuner og fylkesmenn og ved å følge EDU/BEST-standarden vil dette også være med på å støtte opp under et viktig nasjonalt prosjekt basert på en nasjonal standard.