Offentlig elektronisk postjournal (OEP)

offentlig.png

Offentlig elektronisk postjournal (OEP) er en felles publiseringstjeneste for statlige virksomheters postjournaler. Virksomhetene bruker publiseringsløsningen til å gjøre sine egne postjournaler tilgjengelig på Internett for alle brukere. De ulike postjournalene blir deretter samlet i en felles database som blir gjort søkbar for brukerne. Brukerne kan søke etter informasjon gjennom OEP og bestille innsyn i den informasjonen de finner interessant. Denne bestillingen blir sendt til den virksomheten som er ansvarlig for journaloppføringen. Deretter blir bestillingen behandlet av virksomheten som et innsynskrav, og brukeren får svar direkte fra virksomheten. For mer informasjon om OEP se www.oep.no

WebSak OEP-modul omfatter to hovedelement i forhold til den nasjonale OEP portalen.

1. OEP Eksport

Alle organisasjoner som skal levere postjournal til OEP portalen, må benytte denne rutinen for eksport. På samme måte som en i dag genererer postjournal i WebSak, vil en få muligheten til å skrive postjournal til en fil i et format (eks. XML) som kan leveres til OEP portalen. Filen med postjournalene sendes til portalen etter avtalt rutine i WebSak, administrator logger seg på OEP portalen, finner aktuell fil og laster denne/disse ned.

Når arkivet logger seg på OEP portalen som administrator, har de også anledning til å slette postjournaler og dermed ha en ekstra mulighet for manuell kvalitetssikring.

Arkivet som skal administrere journalleveransene til OEP, må etablere rutiner for kvalitetssikring for eksport til OEP.

2. Innsynsbehandling

Når innbyggere bestiller dokument fra OEP portalen går bestillingene til en definert e-post adresse i organisasjonen. Disse e-postene er lesbare og arkivet kan manuelt behandle og ekspedere innsynsforespørsler etter hvert som de kommer inn.

Dersom en i stedet ønsker en strukturert, elektronisk behandling og ekspedering av innsyns-forespørselen, kan organisasjonen benytte WebSak Innsynsbehandling. Denne modulen arkiverer automastisk alle innsynsforespørslene på riktig journalpost og varsler arkivet når nye innsyn er klar til behandling. Dette gir en god oversikt på hver enkelt journalpost over alle innsynsforespørsler med tilhørende status. Arkivet kan selv ekspedere eller videresende innsynforespørslene for intern behandling.

For å få god oversikt har saksbehandlere en egen kurv i arbeidsbordet der alle forespørsler de blir bedt om å vurdere havner. Meldingsflyten som omhandler innsynsforespørsler er adskilt fra meldinger som knytter seg til selve behandlingen av saken.

Det at innsynsforespørsler lagres på hver journalpost gir grunnlag for senere å kunne ta ut statistikk på innsynsforespørsler.