Bergen: 15.mars. 2012
Løsningen gjør det mulig for en saksbehandler å sende brev fra ACOS WebSak raskt, sikkert og enkelt til innbyggeren sin digitale postkasse – Digipost.
Først ut
-Vi er svært glade for å være først ute i markedet med å utvikle integrasjon mot Digipost, sier Daglig leder, Bent-Inge Storheim. Innenfor selvbetjening har mange av våre kunder tatt i bruk digitale skjema som er fullintegrert med sak/arkivsystemet. De sparer store beløp årlig ved at søknadene registerets direkte inn på riktig sak og dermed sparer tid på manuell registrering og tidkrevende skannings arbeid. Paradokset har vært at selv om innbygger søker elektronisk så kommer svarbrevet på papir. Årsaken er at det ikke har vært noen sikker postkasse hvor kommunen kan ekspedere svaret. Med integrasjonen mot Digipost på plass, betyr det at våre kunder kan være digitale både i forhold til å motta og svare elektronisk. Dermed er en ny viktig milepæl nådd i målet om heleelektronisk kommunikasjon, fortsetter Storheim.
Elektronisk svar
Løsningen gir en sikker og effektiv distribusjon av digitale dokumenter mellom kommunen og innbyggerne. ACOS har bygget grensesnitt og funksjonalitet i sak/arkivsystemet som gjør at saksbehandler kan se om mottaker har Digipost adresse og enkelt sende brevet via denne kanalen. Dermed vil innbygger kunne få vedtak og andre brev fra kommunen elektronisk tilsendt. De som ikke har Digipost vil få tilsendt på gamle måten, mens innbyggere som har registrert seg som Digipost brukere vil få brevene i denne sikre kanalen.
Raskere svar
-Vi har lenge kunnet distribuere offentlig informasjon på nett via Innsynsløsningene våre. Digipost åpner imidlertid helt nye muligheter for å digitalisere den personlige dialogen mellom innbygger og kommunen. Når vi er sikre på hvem vi kommuniserer med på nett, kan vi distribuere også graderte dokumenter elektronisk til den rette personen. Løsningen har også store effektiviseringsgevinster i form av sparte kostnader til porto, papir og print. For innbygger vil det bety raskere svar på henvendelser til kommunen og at du endelig kan få en papirløs kommunikasjon, noe vi vet innbygger etterspør. Nå kan innbyggerne også få vedtakene noen sekunder etter de er fattet og ikke vente i dagevis på at posten skal komme frem, sier prosjektleder og forretningsansvarlig for dokumenthåndtering – Per Helge Refvik.
ACOS har jobbet tett sammen med Larvik kommune og Posten AS for å realisere løsningen. ACOS bygger nå inn prosjektresultatet som egen modul som vil bli gjort tilgjengelig for andre kunder som ønsker å koble seg til Digipost.
Samarbeid
- Vi har innovative kunder som ønsker å ligge i front å tilby innbyggertjenester. En av disse kundene er Larvik kommune. Når det ikke finnes en nasjonal postkasse har Larvik valgt å benytte seg av en av de gode og etablerte løsningene som allerede finnes i markedet. Det er alltid inspirerende for oss som leverandør å jobbe sammen med kunder som ønsker å få til nye og forenklede arbeidsmetoder. Larvik har ønsket å komme i gang, gjøre seg erfaringer og teste ut i praksis hvordan elektronisk ekspedering via Digipost kan være med å effektivisere. Fremfor å vente har de vist en stor vilje til å være en aktiv pådriver og resultatet er at de nå er første kommune i landet som kan tilby dette til sine innbyggere, sier Storheim.
Om ACOS AS
ACOS utvikler og implementer programvare for offentlig og privat sektor. Over 350 virksomheter benytter en eller flere av våre løsninger. Vi leverer løsninger innenfor dokumenthåndtering, portal & selvbetjening og levekår. Vår produktportefølje består av standard software løsninger som vedlikeholdes og leveres i nye versjoner til viktige kunder. I tillegg til programvaren leverer ACOS fagkonsulenttjenester knyttet til innføring av løsningene.
Om Digipost - Posten Norge AS
Posten Norge AS er et nordisk post- og logistikkonsern som utvikler og leverer helhetlige løsninger innenfor post, kommunikasjon og logistikk, med Norden som hjemmemarked. Konsernet har over 20000 dyktige og kvalitetsbevisste medarbeidere, som lever for å levere og finne nye veier. I 2010 produserte Posten 36,6 millioner pakker og 2.289 milliarder brev.
Postens nye digitale postkasse – Digipost gjør det enkelt å sende, motta, behandle og arkivere viktig post. Systemet er etablert med tilsvarende sikkerhetsnivå som nettbankene.
Om Larvik kommune
Larvik er den største kommunen i Vestfold og har over 42 000 innbyggere.